Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección de Tecnología de la Información y                                     Comunicaciones

MACROPROCESO: DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES    

APROBADO POR: Christian Peñaherrera    

PROCESO: GESTIÓN DE APLICACIONES Y BUSSINESS INTELLIGENCE


SUBPROCESO: APLICACIONES Y BUSSINESS INTELLIGENCE

ELABORADOR POR: Christian Peñaherrera    

POE No.: UASB-8-DI-2.1    

EQUIPO DE PROCESOS: Sofia Vega     Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Responsable de BI

OBJETIVO:

Diseñar soluciones tecnológicas que optimicen los procesos de la universidad mediante automatizaciones y mejoras informáticas.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con el levantamiento de requisitos y concluye con la documentación del trabajo realizado.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Analizar la necesidad Responsable de BI FDE-001-A Matriz Inicio Proyecto


Bajo demanda/Mensual/Semestral
FDE-001-Acta de Inicio Proyecto


2 Levantar requerimientos  Responsable de BI FDE-002-Levantamiento Proceso


Bajo demanda/Mensual/Semestral
REQUERIMIENTOS _FUNCIONALES-v.0.9.4


3 Opción: Se realizará adquisición de aplicaciones Solicitar proforma de compras a proveedores Responsable de BI Proformas Mensual
4 Realizar cuadro comparativo de proveedores Responsable de BI Cuadro comparativo de proveedores Mensual
5 Realizar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Responsable de BI Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Mensual
6 Firmar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Director de Informática Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Mensual
7 Enviar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria con el cuadro comparativo de proveedores a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Secretaria de la Dirección de Informática Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores
Mensual
8 (Subproceso "Presupuesto") Recibir  el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria con disponibilidad presupuestaria Secretaria de la Dirección de Informática Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Disponibilidad presupuestaria Mensual
9 Realizar memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero Responsable de BI Memorando sobre selección y comparación de proveedores Mensual
10 Enviar memorando de solicitud de compra al Director Administrativo Financiero con los documentos habilitantes Responsable de BI Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Mensual
11 Recibir el memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero con los documentos habilitantes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Mensual
12 Opcion: Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero - Categoría mímina -Compra hasta $5.000 Autorizar la compra en el mismo memorando Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero Mensual
13 Enviar el memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero Mensual
14 Opcion: Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes o para el Rector Realizar el memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes o para el Rector Director Administrativo Financiero o el Oficial de control de bienes (de ser el caso) Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes o el Memorando de solicitud de compra para el Rector  (según corresponda) Mensual
15 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo al órgano responsable de aprobación Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Mensual
16 Opción: Memorando de solicitud de compra para el Rector - Categoría menor - Compra hasta $30.000 Autorizar la compra en el mismo memorando Rector Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Mensual
17 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo al Director Administrativo Financiero Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Mensual
18 Recibir  el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo al Director Administrativo Financiero Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Mensual
19 Sumillar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo al Director Administrativo Financiero Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo de proveedores Disponibilidad presupuestaria
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes Memorando de solicitud de compra para el Rector 
Mensual
20 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo a la Dirección de Informática Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de compras de suministros  estimadas solicitando  disponibilidad presupuestaria Disponibilidad presupuestaria Invitación a proveedores
Cotizaciones de proveedores Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para el Rector
Mensual
21 Opción: Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes - Categoría media - Compra mayor a $30.000 hasta $150.000 Subproceso ("Sesión de Comités y Comisiones") Secretaria General Memorando de compras de suministros  estimadas solicitando  disponibilidad presupuestaria Disponibilidad presupuestaria Invitación a proveedores
Cotizaciones de proveedores Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero
Cuadro comparativo para valorar las contrataciones
Memorando de solicitud de compra para la Comisión de Bienes
Mensual
22 Subproceso ("Sesión de Comités y Comisiones") Enviar el acta de reunión a Procuraduría Secretaria General Acta de reunión Mensual
23 Opción: Compra menor o igual a $10.000 Realizar la orden de compra - provisión de servicio Responsable de BI Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
24 Entregar  la orden de compra - provisión de servicio a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Responsable de BI Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
25 Firmar  la orden de compra - provisión de servicio Director Administrativo Financiero Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
26 Enviar la orden de compra - provisión de servicio al Oficial de control de bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
27 Recibir orden de compra - provisión de servicio Responsable de BI Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
28 Contactar al proveedor por correo electrónico o teléfono para que se acerque a retirar la orden de compra al proveedor Responsable de BI Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
29 Entregar orden de compra - provisión de servicio al proveedor Responsable de BI Orden de compra - Provisión de servicio Mensual
30 Opción: Compra mayor a $10.000 Elaborar memorando de solicitud de elaboración de contrato Responsable de BI Memorando de solicitud de elaboración de contrato Mensual
31 Recibir el memorando de solicitud de elaboración de contrato Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de elaboración de contrato Mensual
32 Revisar y firmar el memorando de solicitud de elaboración de contrato Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de elaboración de contrato Mensual
33 Enviar el memorando de solicitud de elaboración de contrato a Procuraduría Subproceso ("Elaboración de contratos") Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de elaboración de contrato Mensual
34  Subproceso ("Elaboración de contratos") Recibir el contrato (3 originales) de Procuraduría Secretaria del Rectorado Contrato Mensual
35 Firmar el contrato  (3 originales)  Rector Contrato Mensual
36 Enviar el contrato  (3 originales) al Director Administrativo Financiero Secretaria del Rectorado Contrato Mensual
37 Sumillar el contrato (3 originales)  para el Oficial de Control de Bienes Director Administrativo Financiero Contrato Mensual
38 Hacer firmar el contrato (3 originales) al proveedor y entregar una original Responsable de BI Contrato Mensual
39 Sacar una copia del contrato y archivarlo Responsable de BI Contrato Mensual
40 Enviar un original del contrato a Procuraduría  Subproceso ("Elaboración de contratos") Responsable de BI Contrato Mensual
41 Enviar un original del contrato al Director Administrativo Financiero Responsable de BI Contrato Mensual
42 Recibir un original del contrato al Director Administrativo Financiero Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contrato Mensual
43 Sumillar el original del contrato  Director Administrativo Financiero Contrato Mensual
44 Archivar el original del contrato Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contrato Mensual
45 Opción: Se debe pagar anticipo al proveedor Solicitar la garantía al proveedor Responsable de BI Garantía Mensual
46 Recibir la garantía del proveedor Responsable de BI Garantía Mensual
47 Realizar memorando de entega de garantías Responsable de BI Memorando de entrega de garantía Mensual
48 Enviar memorando de entega de garantías a Tesorería (Subproceso "Custodia de Garantías") Responsable de BI Memorando de entrega de garantía Garantía Mensual
49 Opción: El proveedor no está registrado en la base de datos de la universidad Solicitar el RUC, formulario de autorización para transferencias y certificado bancario al proveedor Responsable de BI Correo electrónico Mensual
50 Recibir el RUC, formulario de autorización para transferencias y certificado bancario al proveedor Responsable de BI RUC
Formulario de autorización para transferencias
Certificado bancario
Mensual
51 Enviar el RUC, formulario de autorización para transferencias y certificado bancario a Contabilidad para el registro  (Subproceso "Contabilidad") Responsable de BI RUC
Formulario de autorización para transferencias
Certificado bancario
Mensual
52 Opción: El proveedor está registrado en la base de datos de la universidad Solicitar factura al proveedor Responsable de BI Factura Mensual
53 Realizar solicitud de pago Responsable de BI Solicitud de pago Mensual
54 Enviar solicitud de pago adjuntando los documentos habilitantes al Director Administrativo Financiero (Subproceso "Presupuesto") Responsable de BI Solicitud de pago
Factura
Copia del contrato
Memorando de compras de suministros  estimadas solicitando  disponibilidad presupuestaria Disponibilidad presupuestaria
Mensual
55 Opción: No se debe pagar anticipo al proveedor Recibir producto de acuerdo a lo adjudicado en cantidades, especificaciones y marcas emitidas en la orden de compra. Pasar a la actividad 58. Responsable de BI   Mensual
56 Opción: No se realizará adquisición de aplicaciones Levantar requerimientos de desarrollo Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos FDE-002-Levantamiento Proceso


Bajo demanda/Mensual/Semestral
REQUERIMIENTOS _FUNCIONALES-v.0.9.4


57 Desarrollar la solución Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos Herramienta de mesa de ayuda Bajo demanda/Mensual/Semestral
58 Realizar las pruebas de funcionamiento de la solución Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos Herramienta de mesa de ayuda Bajo demanda/Mensual/Semestral
59 Realizar el control de calidad de la solución Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos FDE-005-Solicitud de paso a Producción


Bajo demanda/Mensual/Semestral
FDE-006- Plan de Pruebas


AAU_### 


FDES-001-Plantilla Manual de Usuario


S0_SCA###


SO-CDC_###


60 Poner en producción la solución Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos FDE-004-Acta de Entrega-Recepción


Bajo demanda/Mensual/Semestral
FTIC-001-InventariodeActivos TIC


61 Realizar mantenimiento de la solución Responsable de BI/Programador Senior/Oficial de Desarrollo de Sistemas/Administrador de Base de Datos FDE-003 RequerimientoMantenimiento


Bajo demanda/Mensual/Semestral