Universidad Andina Simón Bolívar

Sistema de Gestión de Calidad

MACROPROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

APROBADO POR:Rector: Dr. Cesar Montaño

PROCESO: CONTROL DE DOCUMENTOS 

SUBPROCESO: CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS - LEVANTAMIENTO PROCESOS

ELABORADOR POR: Nicole Pazmiño en coordinación con Marcia Almeida

POE No.: UASB-SGC-1.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Nicole Pazmiño   Coordinación:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Responsable de proceso

OBJETIVO:

Definir de manera sistemática el procedimiento establecido para la elaboración, revisión, aprobación, distribución, control y modificación de documentos internos de la Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la identificación de la necesidad de levantar o actualizar los procedimientos para un macroproceso, hasta su subida en el intranet (mesa de ayuda).

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Solicitar al equipo de procesos el desarrollo de los procesos asociados a su Macroproceso. Responsable de Macroproceso   Permanente
2 (Caso 1 - Levantamiento) Desarrollar conjuntamente con el responsable del proceso el procedimientos , según las especificaciones establecidas.  (Anexo 1. Formato de los Documentos) . Adicionalmente el encabezado de los procesos consta de: el logo de la UASB, Macroproceso, Proceso, Subproceso, POE (Anexo No. 2. Codificación Documentos), Aprobado por, Elaborado por, Equipo de procesos, Coordinación y fecha, en otro cuadro consta Responsable, Objetivo y Alcance del procedimiento, en la parte inferior de este cuadro se coloca el Diagrama del proceso, a continuación se encuentra el cuadro del procedimiento en el que consta No., Actividad, Responsable, Documento(s) Asociado (s), Cuando y Cuando "Fechas Académicas", finalmente en la parte inferior se encuentra el control de cambios (Anexo 3. Control de Cambios)  y control de distribución (Anexo 4. Control de Distribución). Equipo de procesos Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente
Anexo 1 Formato de Documento
Anexo 2. Codificación de Macroproceso





Anexo 3. Control de Cambios

Anexo 4. Control de Distribución 

4 Revisar los procedimientos generados conforme el cumplimiento de requisitos establecidos por el responsable de proceso. Responsable de Proceso/ Responsable de Macroproceso  Formato Levantamiento procesos  Permanente
5 (En caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios en procedimiento. Responsable de Proceso/ Responsable de Macroproceso  Formato Levantamiento procesos  Según necesidad
6 Realizar cambios en procedimiento y remitir a responsable de Macroproceso para aprobación.  Equipo de proceso Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Según necesidad
7 Controlar la ejecución de las actividades descritas en el documentos y el manejo que este incluya. Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente
8 (Caso 2 - Actualización) Solicitar a equipo de procesos la actualización de los procesos y diagramas.  Responsable de Proceso   Permanente
9 Desarrollar cambios en el procedimiento y diagramas y solicitar aprobación de responsable de Macroproceso. Equipo de proceso Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente
10 Anotar en el adjunto "Control de cambios" cualquier acción realizada en el documento.  Equipo de proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente
11 (Una vez que  los procedimientos estén desactualizados) Marcar con la palabra "Obsoletos" y retirar los procedimiento físicos para su archivo durante 6 años y posterior destrucción.  En el caso de los documentos digitales retirarlos del intranet. Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente
12 Revisar los procedimientos generados conforme el cumplimiento de requisitos establecidos por el responsable de proceso. Responsable de Proceso/ Responsable de Macroproceso  Formato Levantamiento procesos  Permanente
13 (En caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios en procedimiento. Equipo de proceso Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Según necesidad
14 Realizar cambios en procedimiento y remitir a responsable de Macroproceso para aprobación.  Equipo de proceso Responsable de Proceso Formato Levantamiento procesos  Según necesidad
15 (Para documentos Actualizados) Indicar a las partes interesadas sobre cambio y aprobación del nuevo documento. Responsable Macroproceso   Permanente
16 (una vez aprobado el procedimiento) Conservar procedimiento aprobados en su formato original con protección de cambios    (cuya contraseña será de propiedad única del Administrador de Procesos y Responsable de Proceso) Responsable de Proceso Intranet Permanente
17 Distribuir en caso de ser necesario copias controladas del documento ( impresión con sello original) a las partes interesadas. Responsable de Macroproceso   Permanente
18 (Caso 1 y Caso 2) Subir documentos aprobado a plataforma de intranet "Procesos" en la que estarán disponibles la ultima versión aprobada para las partes interesadas. Equipo de proceso Formato Levantamiento procesos  Permanente