Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: Secretaria General Virginia Alta

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL

SUBPROCESO: TRAMITACIÓN DE BECAS PARA ESTUDIANTES

ELABORADOR POR: Secretaria Bienestar Universitario Ximena Torres

POE No.: UASB-SG-9.9

RESPONSABLE:

Secretaria de Bienestar Universitario

OBJETIVO:

Gestionar la concesión de becas para estudiantes de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción del correo electrónico donde constan los adjudicados con becas completas y de colegiatura y concluye con el envío del contrato y la copia de la garantía a Procuraduría.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Obtener el reporte de los beneficiarios de  las becas ingresadas por Secretaría General en el sistema académico. Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
2 Enviar correo electrónico a los postulantes adjudicados para confirmar la aceptación de la beca. Secretaria de Bienestar Universitario Correo de solicitud de confirmación de aceptación de beca Julio
3 Recibir correo electrónico y responder con aceptación o no de la beca. Estudiantes Correo electrónico Julio
4 Opción: Estudiante no acepta la beca Reenviar correo electrónico a  Secretaria General indicando que el estudiante no aceptó la beca.  Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
5 Opción: Estudiante acepta la beca Enviar correo electrónico al estudiante que debe firmar un contrato y los documentos que debe traer (informativo) (garantía firmada por un tercero, certificado bancario o se entrega el certificado para que abra la cuenta). Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
7  Consultar por correo electrónico si el estudiante hará uso de la residencia Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
6 Opción1 : El estudiante no hará uso de la residencia Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
8 Opción 2: El estudiante hará uso de la residencia Enviar por correo electrónico al Jefe de Residencia la información de los estudiantes que harán uso de la residencia para su reserva. Secretaria de Bienestar Universitario Correo electrónico Julio
9 (Opción 1 y 2) Realizar memorando para el procurador solicitando elaboración de contratos y enviar a Secretaria General para firma. Secretaria de Bienestar Universitario Memorando de solitud de elaboración de contratos Julio
10 Firmar memorando para el procurador solicitando elaboración de contratos. Secretaria General Memorando de solitud de elaboración de contratos Julio
11 Elaborar contratos y enviar a Secretaria de Bienestar Universitario (Proceso Contrato -  Procuraduría)   Procuraduría Contrato Julio
12 Recibir contratos. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Julio
13 Solicitar firma del contrato al estudiante y solicitar entrega de documentos. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Julio
14 Firmar contrato y entregar documentos solicitados. Estudiantes Contrato Julio
15 Sacar copias de garantías para incorporarlas al ejemplar de contrato que se enviara a procuraduría. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Julio
16 Escanear el contrato y guardarlo en los archivos de Bienestar Universitario. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Julio
17 (en caso de beca completa) Realizar solicitud de pago en funciones de los valores del contrato, adjuntando el contrato y la garantía original (Subproceso "Presupuesto"). Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de pago Contrato Garantía Julio
18 (beca completa y beca colegiatura) Enviar un ejemplar del contrato y una copia de la garantía a Procuraduría para su archivo. Secretaria de Bienestar Universitario Contrato Copia de Garantía Julio
19 (beca completa y beca colegiatura) Entregar contratos con garantía original a la Dirección Financiera Administrativa para su archivo.  Secretaria de Bienestar Universitario   Julio

Las grandes historias son para todos, incluso cuando sólo se escribe para una sola persona. Si intenta escribir con una amplia audiencia en mente, su historia sonará falsa y suave. A nadie le va a interesar. Escriba para una persona. Si es genuina para una, es genuina para el resto.