Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 


MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES


SUBPROCESO: SOLICITUD PARA REPETIR ASIGNATURA 

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa  

POE No.: UASB-5-SG-1.7

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración y entrega por parte del estudiante la "Solicitud para repetir Asignaturas" hasta la notificación por parte de la secretaría de Secretaría General al estudiante sobre inscripción en asignatura y el archivo del formulario en el expediente físico del alumno.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud para repetir Asignatura". Estudiante Solicitud para repetir Asignatura Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla. Estudiante Solicitud para repetir Asignatura Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar "Solicitud para repetir Asignatura" a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
6 Sumillar  "Solicitud para repetir Asignatura"  y enviar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
7 Recibir solicitud y enviar Solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado para su autorización .  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud para repetir Asignatura Permanente
8 Recibir solicitud, Sumillar autorizado o negado y enviar a Secretaría General. Coordinador Programa de Posgrado Solicitud para repetir Asignatura Permanente
9 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
10 Actualizar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
11 Entregar "Solicitud para repetir Asignatura" a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
12 Sumillar  "Solicitud para repetir Asignatura"  y enviar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud para repetir Asignatura Permanente
13 Recibir solicitud.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud para repetir Asignatura Permanente
14 (en caso de solicitud aprobada) Realizar Oficio de comunicación para el estudiante adjuntando Formulario de Inscripción en Asignaturas y enviar mediante correo electrónico, donde constan instrucciones adicionales para repetir asignatura.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio de comunicación Permanente
Formulario de inscripción de asignaturas
15 Recibir Oficio de comunicación y completar información de Formulario de Inscripción en Asignaturas. Estudiante Oficio de comunicación Permanente
Formulario de inscripción de asignaturas
16 Registrar en expediente digital de alumno en el sistema Universitas o Sistema Académico la aprobación o negación de la solicitud.  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Sistema Académico Permanente
17 Archivar en expediente físico de estudiante Solicitud para repetir Asignatura. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Permanente
18 (en caso de solicitud aprobada) Pagar rubros en Tesorería para repetir asignaturas. Estudiante   Permanente
19 Sumillar "Formulario de Inscripción de Asignaturas" con número de factura y entregar a estudiante. Tesorería  Formulario de inscripción de asignaturas Permanente
20 Entregar en Secretaría General "Formulario de Inscripción en Asignaturas". Estudiante Formulario de inscripción de asignaturas Permanente
21 Recibir "Formulario de Inscripción de Asignaturas". Recepcionista Secretaría General Formulario de inscripción de asignaturas Permanente
22 Entregar "Formulario de Inscripción de Asignaturas"  a Secretaria de Registro Académico (Marielena Vargas). Recepcionista Secretaría General Formulario de inscripción de asignaturas Permanente
23 Registrar en historial digital de estudiante e inscribir en asignatura en sistema Universitas o sistema Académico. Secretaria de Registro Académico  (María Elena Vargas) Sistema Universitas Sistema Académico Permanente
24 Notificar mediante correo electrónico el registro de la asignatura al estudiante y a secretaría del Área Académica  Secretaria de Registro Académico  (María Elena Vargas) Correo electrónico Permanente
25 Archivar en expediente físico de estudiante Formulario de Inscripción en Asignatura en expediente físico del estudiante Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario de inscripción de asignaturas Permanente