Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta   

PROCESO: GESTIÓN TITULACIÓN GENERAL  


SUBPROCESO: EMISIÓN TITULO

ELABORADO POR: SECRETARIA: Citlalli Andrango

POE No.: UASB-5-SG-6.2  

EQUIPO DE PROCESOS:Nicole Pazmiño

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el registro en el Sistema Académico o Universitas la fecha de pago y entrega de "Guía del graduado" a estudiante hasta la entrega del titulo

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Registrar en el Sistema Académico o Universitas la fecha de pago y entregar "Guía del graduado" y solicitar firma de recepción (Proceso Pago Derecho de Titulación). Recepcionista de Secretaría General  Autorización para Pago de Derecho de Titulación  
2 (caso 1 - Especialización Superior) Generar documentación necesaria para tramite de titulación de estudiante de especialización (1 copias de cédula,  1 formularios de inscripción,  historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014). Recepcionista Secretaría General  Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
3 (caso 1- Especialización Superior ) Entregar documentación a Secretaria de Secretaría General Citlalli Andrango.  Recepcionista de Secretaría General    Mensual (1 semana antes de fin de mes)
4 Recibir documentación y obtener certificado de notas y formulario de matricula del sistema Universitas o Académico.  Secretaría de Secretaria General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
5 (caso 2 - Maestría profesional) Generar documentación necesaria para tramite de titulación de estudiante de maestría profesionales   (1 copias de cédula, 1 formulario de inscripción,  historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, dictamen de aprobación de tesis, solicitud de validación de créditos, copia de carta de admisión).   Recepcionista Secretaría General  Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
6 (caso 2 - Maestría profesional) Entregar documentación a Secretaria de Secretaría General Citlalli Andrango.  Recepcionista de Secretaría General    Mensual (1 semana antes de fin de mes)
7 Recibir documentación y obtener certificado de notas y formulario de matricula del sistema Universitas o Académico.  Secretaría de Secretaria General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
8 (caso 3 - Maestría Investigación) Generar documentación necesaria para tramite de titulación de estudiante de maestría investigación   (1 copias de cédula, 1 formularios de inscripción, historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, dictamen de aprobación de tesis). Recepcionista Secretaría General  Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
9 (caso 3 - Maestría investigación) Entregar documentación a Secretaria de Secretaría General Citlalli Andrango.  Recepcionista de Secretaría General    Mensual (1 semana antes de fin de mes)
10 Recibir documentación y obtener certificado de notas y formulario de matricula del sistema Universitas o Académico.  Secretaría de Secretaria General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
11 (caso 4 - Doctorado) Generar documentación necesaria para tramite de titulación de estudiante de doctorado   (1 copias de cédula,1 copia de formularios de inscripción,  copia de historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, copia de acta de aprobación de tesis). Recepcionista Secretaría General  Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
12 (caso 4- Doctorado) Entregar documentación a Secretaria de Secretaría General Citlalli Andrango.  Recepcionista de Secretaría General    Mensual (1 semana antes de fin de mes)
13 Recibir documentación y obtener certificado de notas y formulario de matricula del sistema Universitas o Académico.  Secretaría de Secretaria General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Mensual (1 semana antes de fin de mes)
Sistema Académico
14 Elabora "Informe de Cumplimiento de Requisitos" y entregar a Secretaria General para su revisión y aprobación Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Informe de Cumplimiento de Requisitos Mensual (1 semana antes de fin de mes)
15 Recibir el informe y emitir observaciones para cambios, aprobar cuando cumpla con los requisitos.  Secretaria General  Informe de Cumplimiento de Requisitos Mensual (1 semana antes de fin de mes)
16 Archivar informe aprobado.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Informe de Cumplimiento de Requisitos Mensual (1 semana antes de fin de mes)
17 Ordenar documentos de estudiantes y asignar número de resolución.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Documentos para Titulación Permanente
18 Ingresar número de resolución y fecha al Sistema Universitas o Académico por estudiante. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Permanente
Sistema Académico
19 Imprimir (2 copias)  de la resolución generada por el Sistema Universitas o Sistema Académico.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Resolución Permanente
20 Generar "Reporte de titulados" en Sistema Universitas o Sistema Académico (área, programa, cédula, nombre, nacionalidad, sexo, fecha de inicio programa, fecha de finalización programa, procedencia pregrado  posgrado , carrera posgrado / pregrado, número de especie, número de resolución, fecha de resolución, fecha y número de registro, número de registro de SENESCYT, titulo a obtener, año, mail). Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Sistema Universitas  Permanente
Sistema Académico
21 Asignar número de especie y registro en "Reporte de Titulados". Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Reporte de Titulados Permanente
22 Imprimir títulos. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango) Títulos Permanente
23 Enviar títulos y resoluciones a rectorado para la firma. Secretaria de Secretaría General  (Citlalli Andrango)  Títulos Permanente
Resoluciones
Expediente de grado
24 Recibir titulo, resolución y expediente de grado, firmar (2) resoluciones y titulo y remitir a Secretaria General. Rector Títulos Permanente
Resoluciones
Expediente de grado
25 Firmar títulos y entregar a Secretaria de Secretaria General (Citlalli Andrango). Secretaria General  Títulos Permanente
26 Recibir títulos y resoluciones de titulación. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Títulos Permanente
27 Firmar títulos y asignar sello seco, sello trasero y sello de seguridad  de Universidad. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Títulos Permanente
28 Escanear titulo y sacar copias. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Títulos Permanente
29 Generar "Reporte digital de titulados" para SNIESSE en Sistema Universitas o Sistema Académico (cédula, nombre, país de residencia, ciudad y provincia, genero, fecha de inicio de programa, fecha de finalización de programa, tipo de duración y duración de programa de posgrado, proyecto de titulación, calificación proyecto final, calificación programa, nombre de rector, código de programa). Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
30 Unir "Reporte digital de titulados" obtenidos de los sistemas académicos y Universitas y completar la información. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Reporte digital de titulados  
31 Enviar Reporte digital de titulados SNIESSE a Secretaria General para la revisión de codificación. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
32 Recibir y revisar información ingresada en SNIESSE. Secretaria General  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
33 Remitir a secretaría de secretaría general "Reporte digital de titulados SNIESSE" (en caso de ser necesario corregir codificación en campos necesarios). Secretaria General  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
34 Recibir "Reporte de Titulados SNIESSE" y subir información a la pagina web SNIESSE para registro de titulo (según el código del programa). Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
35 Generar comprobante de carga en la pagina web SNIESSE para archivo y constancia.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Reporte digital de titulados SNIESSE Permanente
36 (para el caso de doctorados)  Enviar correo electrónico pidiendo incluir leyenda, una vez realizado el registro en la pagina SNIESSE. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Correo electrónico Permanente
37 (estudiantes internacionales y doctores en jurisprudencia) (en caso de error en página SNIESSE por no existir titulo de tercer nivel registrado) Preparar carta para SNIESSE y copias de expedientes (copia de resolución, copia de titulo, copia del dictamen en maestría, acta de grado en doctorado, copia de documento de identificación) de los estudiantes y solicita firma a Secretaria General.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Carta SNIESSE Permanente
Copia expediente estudiante
38 Firmar en documentos de la Universidad y entregar a Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango). Secretaria General  Copia expediente estudiante Permanente
39 Recibir documentos firmados y digitalizarlos.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Carta SNIESSE Permanente
Copia expediente estudiante Permanente
40 Armar un CD con expedientes digitales y bases de carga de SNIESSE por estudiante.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Carta SNIESSE Permanente
Copia expediente estudiante Permanente
41 Enviar a SNIESSE carta, documentación en físico y digital para su procesamiento.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Carta SNIESSE Permanente
Copia expediente estudiante Permanente
42 Realizar seguimiento periódicamente de carga de información por parte de SNIESSE. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)    Permanente
43 Generar libro de registro de títulos. Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Libro de registro de títulos  Permanente
44 Firmar en "Libro de registro de titulo" y recibir titulo.  Estudiante Libro de registro de títulos  Permanente
45 (Caso 1- Especialización Superior) Digitalizar expedientes de graduados (titulo, registro de titulo SENESCYT, 1 copias de cédula,  1 formularios de inscripción,  historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014,  certificado de notas y formulario de matricula)  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Expediente de grado Permanente
46 (Caso 2- Maestría profesional) Digitalizar expedientes de graduados (titulo, registro de titulo SENESCYT,1 copias de cédula, 1 formulario de inscripción,  historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, dictamen de aprobación de tesis, solicitud de validación de créditos, copia de carta de admisión,  certificado de notas y formulario de matricula)  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Expediente de grado Permanente
47 (Caso 3- Maestría investigación) Digitalizar expedientes de graduados (titulo, registro de titulo SENESCYT,1 copias de cédula, 1 formularios de inscripción, historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, dictamen de aprobación de tesis,  certificado de notas y formulario de matricula)  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Expediente de grado Permanente
48 (Caso 4- Doctorado) Digitalizar expedientes de graduados (titulo, registro de titulo SENESCYT,(1 copias de cédula,1 copias de formularios de inscripción,  copia de historial de extensión de matricula para estudiantes anteriores a 2014, copia de acta de aprobación de tesis,  certificado de notas y formulario de matricula)  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Expediente de grado Permanente
49 Entregar documentación digitalizada a responsable de Archivo (expedientes divididos por niveles académicos y títulos originales separados por nivel académicos) (Subproceso Digitalización - Archivo General). Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Expediente de grado Permanente
50 Enviar notificación de retiro de titulo mediante correo electrónico a estudiantes.  Secretaria de Secretaría General (Citlalli Andrango)  Correo electrónico Permanente