Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN TITULACIÓN GENERAL


SUBPROCESO: PAGO DERECHO DE TITULACIÓN

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa

POE No.: UASB-5-SG-6.1

EQUIPO DE PROCESOS:Nicole Pazmiño

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de reporte de calificación de examen final, trabajo final o dictamen de tesis para maestría y acta para doctorado hasta el registro del pago para la emisión de titulo

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1 - Inicio Especialización Superior) Recibir reporte de calificación de examen final, trabajo final para especialización.  Recepcionista de Secretaría General  Reporte de calificaciones  Según calendario establecido 
2 (Caso 2 - Inicio Maestría) Recibir dictamen de tesis para maestría. Recepcionista de Secretaría General  Dictamen de Tesis Maestría Según calendario establecido 
3 (Caso 3 - Inicio Doctorado) Recibir acta de tesis para doctorado. Recepcionista de Secretaría General  Acta de Tesis Doctorado Según calendario establecido 
4 (Caso 1, Caso 2 y Caso 3) Registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento (área, docente, estudiante) responsable de trámite). Recepcionista de Secretaría General  Recepción de documento Permanente
5 Entregar reporte de calificaciones o dictamen / acta de tesis a Secretaria de Secretaría General. Recepcionista de Secretaría General  Reporte de calificaciones  Permanente
Dictamen de Tesis Maestría
Acta de Tesis Doctorado
6 (caso 1  especialización superior  examen final o trabajo final) Ingresar calificaciones en el sistema Universitas o sistema académico. Secretaria de Secretaría General  (Margarita Fernández)  Reporte de calificaciones  Permanente
7 (caso 2 Tesis maestría y tesis doctorado) Registrar dictamen / acta de tesis en el sistema Universitas o sistema académico. Secretaria de Secretaría General  (Margarita Fernández)  Dictamen de Tesis Maestría Permanente
Acta de Tesis Doctorado
8 (caso 1 y caso 2) Enviar correo electrónico a estudiantes que han cumplido con requisitos de aprobación de programa sobre pago de rubros para titulación . Secretaria de Secretaría General  (Margarita Fernández)  Correo electrónico Permanente
9 (maestría y doctorado) Solicitar entrega de 1 ejemplar definitivo de Tesis y CD.  Secretaria de Secretaría General  (Margarita Fernández)  Correo electrónico Permanente
10 Entregar ejemplar de Tesis en versión física como digital. Estudiante Tesis Permanente
11 Verificar formato aplicado en Tesis y requisitos de recepción. Recepcionista de Secretaría General  Tesis Permanente
12 (CASO 1 - Maestría y Doctorado: solo cuando la tesis cumple con los requisitos de recepción y formato ) (Caso 2 - Especialización Superior: solo cuando se cumple con calificación mínima de trabajo o examen final y asistencia) Generar "Autorización para Pago de Derecho de Titulación" en sistema Universitas o Sistema Académico (doctorado, maestría y especialización superior). Recepcionista de Secretaría General  Sistema Universitas  Permanente
Sistema Académico
13 Entregar autorización a estudiante y solicitar sello de biblioteca para verificar que no existan multas. Recepcionista de Secretaría General  Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente
14 Solicitar en biblioteca sello de validación. Estudiante Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente
15 Sellar autorización cuando el estudiante no tenga valores pendientes en Sistema de Prestamos. Centro de Información y Biblioteca Sistema de Prestamos Permanente
16 Entregar en tesorería autorización con sello de biblioteca y proceder a pago de valor de derecho de titulación. Estudiante  Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente
17 Sellar autorización una vez realizado el pago. Tesorería  Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente
18 Registrar pago de derecho de titulación en sistema.  Tesorería    Permanente
19 Entregar en Secretaría General la autorización con sello de tesorería y biblioteca. Estudiante  Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente
20 Registrar en el Sistema Académico o Universitas la fecha de pago y entregar "Guía del graduado" y solicitar firma de recepción (subproceso emisión titulo) - (Subproceso ceremonia de graduación). Recepcionista de Secretaría General  Autorización para Pago de Derecho de Titulación Permanente