Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN MAESTRÍA - TITULACIÓN


SUBPROCESO: DENUNCIA TEMA DE TESIS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-5-SG-5.4.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el seguimiento a los programas de maestría de investigación y profesionales para el envío de la circular de denuncia de Tema de Tesis hasta el archivo del formulario en el expediente físico del estudiante

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (En caso de Doctorado) Recibir correo electrónico emitido por Director de programa  con la Circular Denuncia de Tema de Tesis (fechas para elaboración de tesis, carta de denuncia de tema de tesis y formulario de denuncia de tema de tesis y plazo para cumplimiento de requisitos complementarios (examen comprensivo y ensayo teórico) (Subproceso Denuncia de Tema de Tesis Doctorado - Académico - Docente). Secretaria General Correo electrónico Según establecido por Director de Programa
2 (En caso de Maestrías) Realizar seguimiento de inicio de clases a los cursos de maestría profesionales y de investigación. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Listado de programas Excel Permanente
3 Elaborar circular para denuncia de Tema de Tesis y entrega de Plan de Tesis para los programas de maestría profesionales y de investigación (indicaciones, fechas de entrega de denuncia de tema de tesis, fecha de entrega de plan de tesis ). Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Circular Denuncia Tema de Tesis Inicio de primer trimestre
Formulario de Denuncia de Tema 
Calendario fechas 
4 Obtener correos electrónicos de estudiantes de maestrías profesionales y de investigación vía reporte de Sistema Universitas. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Inicio de primer trimestre
5 Enviar mediante correo electrónico la circular para denuncia de Tema de Tesis y entrega de Plan de Tesis para los programas de maestrías profesionales y de investigación. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Inicio de primer trimestre
6 Recibir mail de Denuncia de Tema de Tesis. Estudiante Formulario de Denuncia de Tema  15 días a partir de recibido el correo 
7 Llenar "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis". Estudiante Formulario de Denuncia de Tema   
8 Comprar estampilla en tesorería. Estudiante Formulario de Denuncia de Tema  15 días a partir de recibido el correo 
9 Entregar "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis" con estampilla a recepcionista de Secretaría General. Estudiante Formulario de Denuncia de Tema  15 días a partir de recibido el correo 
10 Clasificar según maestría o doctorado y en orden de lista los Formularios de Denuncia de Tema de Tesis. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario de Denuncia de Tema  Inmediatamente después de recibido 
11 Ingresar en expediente académico del estudiante en sistema Universitas el Tema de tesis denunciado. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Sistema Universitas Inmediatamente después de recibido 
12 Enviar a Coordinador de Programa de Maestría o Director de Programa de Doctorado "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis"  junto con memorándum. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario de Denuncia de Tema  Inmediatamente después de procesada la información  
Memorándum 
13 Recibir Formulario de Denuncia de Tema de Tesis . Secretaría de Área Académica Formulario de Denuncia de Tema  Una vez recibido formulario de denuncia de Tema de Tesis
14 Analizar Formulario de Denuncia de Tema de Tesis y aprobar o solicitar cambios (Subproceso Denuncia Tema de Tesis Maestría - Académico Docente) (Subproceso Denuncia Tema de Tesis Doctorado -Académico Docente)  Coordinador de programa de Posgrado Formulario de Denuncia de Tema  Una vez recibido formulario de denuncia de Tema de Tesis
15 (una vez aprobado el Tema) Recibir formulario de Denuncia de Tema de Tesis con aprobación respectiva (en caso de existir cambios de tema recibir formulario anterior y nuevo) (Subproceso Denuncia Tema de Tesis Maestría - Académico Docente) (Subproceso Denuncia Tema de Tesis Doctorado -Académico Docente). Secretaría de Área Académica Formulario de Denuncia de Tema  Una vez recibido formulario aprobado
16 Registrar nuevo tema en el Sistema Universitas o Sistema Académico. Secretaría de Área Académica Formulario de Denuncia de Tema  Una vez recibido formulario aprobado
17 Remitir formulario de denuncia de tema de tesis a Secretaría General (con estampilla y en caso de ser necesario el nuevo formulario de denuncia de tema de tesis) Secretaría de Área Académica Formulario de Denuncia de Tema  Una vez recibido formulario aprobado
18 Archivar "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis" en expediente de estudiante (aprobado y en caso de existir formulario anterior). Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario de Denuncia de Tema  Inmediatamente después de procesada la información