Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR - TITULACIÓN

SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE TRABAJO FINAL

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-3.4

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración y entrega de la Solicitud de Cambio de Plan de Trabajo Final hasta el archivo del nuevo Plan de Trabajo Final en el expediente físico del estudiante. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar "Solicitud de revisión" para Trabajo Final. Estudiante  Solicitud de revisión de Trabajo Final  Según calendario establecido
2 Entregar 2 ejemplares de Trabajo Final, versión digital (CD) de Trabajo Final  según fecha establecidas de acuerdo a normas de cada programa  junto con "Solicitud de revisión" con estampilla. Estudiante   Trabajo Final  Según calendario establecido
Versión digital Trabajo Final 
Solicitud de revisión de Trabajo Final 
3 Recibir 2 ejemplares de Trabajo Final, versión digital de Trabajo Final y Solicitud de revisión. Recepcionista Secretaría General  Trabajo Final  Según calendario establecido
Versión digital Trabajo Final 
Solicitud de revisión de Trabajo Final 
4 Verificar el cumplimiento de requisitos de fase presencial (notas, asistencias, certificado mínimo de 4to nivel de ingles, no existencia de mora con tesorería) y cumplimiento de plazo de entrega. Recepcionista Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico Según calendario establecido
5 Verificar Tema de Trabajo Final según registrado en Sistema Universitas o Sistema Académico. Recepcionista Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico Según calendario establecido
6 (en caso no cumplir con algún requisito) Negar recepción de Trabajo Final  Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
7 Guardar 1 ejemplar de Trabajo Final con CD para envió a Biblioteca una vez aprobado el Trabajo Final. Recepcionista Secretaría General   Según calendario establecido
8 Entregar 1 ejemplar de  Trabajo Final  a Secretaría de Secretaría General. Recepcionista Secretaría General Plan de Trabajo Final  Según calendario establecido
9 Ingresar en el expediente del estudiante del Sistema Universitas o Académico la recepción de Trabajo Final. Secretaria de  Secretaría General (Margarita Fernández) Sistema Universitas Sistema Académico Según calendario establecido
10 Solicitar a mensajero interno la entrega  de "Trabajo Final" a Coordinador de programa de posgrado y firma de recibido en Solicitud de Revisión del estudiante. Secretaria de  Secretaría General (Margarita Fernández)   Según calendario establecido
11 Entregar documentación y solicitar firma de recibido en "Solicitud de revisión". Mensaje Interno  Solicitud de revisión de Trabajo Final  Según calendario establecido
12 Entregar en Secretaría General la "Solicitud de Revisión de Trabajo Final" con firma de recepción. Mensaje Interno  Solicitud de revisión de Trabajo Final  Según calendario establecido
13 Recibir  "Solicitud de Revisión de Trabajo Final" con firma de recepción y almacenar hasta entrega de nota de trabajo final. Secretaria de  Secretaría General (Margarita Fernández) Solicitud de revisión de Trabajo Final  Según calendario establecido
14 Recibir y evaluar Trabajo Final (subproceso Trabajo Final - Especialización Superior)   Coordinador de Programa de Posgrado Trabajo Final  Según calendario establecido
15 (una vez se ha evaluado el Trabajo final en el área académica) Remitir a Secretaría General Informe de Calificación de docente lector con calificación de Trabajo final. Secretaría del Área Académica Informe de calificación docente lector  Según calendario establecido
16 Recibir Informe de Calificación del Docente Lector, ingresar calificación en sistema Universitas o académico y archivar en expediente físico de estudiante. Secretaria de  Secretaría General (Margarita Fernández) Informe de calificación docente lector  Inmediatamente recibido el informe
17 Enviar versión aprobada de Trabajo Final a Biblioteca (subproceso Acondicionamiento Físico monografías - Centro de Información y Biblioteca) Recepcionista Secretaría General Trabajo Final