Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR - TITULACIÓN

SUBPROCESO: RECEPCIÓN DE PLAN DE TRABAJO FINAL

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-3.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de memorándum con rectificación de calificación hasta el archivamiento del mismo en el expediente físico del mismo.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar "Solicitud de revisión y Aprobación de Plan de Trabajo Final". Estudiante  Solicitud de revisión y aprobación de Plan de Trabajo Final Según cronograma establecido
2 Entregar "Plan de Trabajo Final" según fecha establecidas por secretaría General junto con "Solicitud de revisión y aprobación de Plan de Trabajo Final" con estampilla. Estudiante  Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
3 Recibir plan de Trabajo Final. Recepcionista Secretaría General Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
4 Revisar registro de opción de graduación de estudiante.  Recepcionista Secretaría General Sistema Universitas Sistema Académico  
5 (en caso de planes de trabajo final atrasados, extensión de matricula o segunda matricula) Registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento (área, docente, alumno) responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Recepción de documento Según cronograma establecido
6 Clasificar según programa de Posgrado y en orden alfabético los Planes de Trabajo Final recibidos. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
7 Ingresan en el expediente del estudiante del Sistema Universitas o Académico la recepción y Tema del Plan de Trabajo Final. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Sistema Universitas Sistema Académico Según cronograma establecido
8 Imprimir del Sistema reporte de Planes entregados donde consta (nombre, tema de plan de trabajo final, área académica y programa de posgrado). Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Sistema Universitas Sistema Académico Según cronograma establecido
9 Realizar memorándum de entrega de Plan de Trabajo Final. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
10 Solicitar a mensajero interno la entrega de "Memorándum" "Reporte de Planes de Trabajo Final" y los Planes de Trabajo Final. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)   Según cronograma establecido
11 Entregar documentación y solicitar firma de recibido en copia de Memorándum  Mensaje Interno  Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
12 Entregar en Secretaría General el memorándum con firma de recepción. Mensaje Interno  Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
13 Recibir memorándum firmado y entregar a Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Recepcionista Secretaría General Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
14 Recibir memorándum con firma de recepción y archivar en "Memos enviados de Secretaría General". Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Memorándum Entrega Plan de Trabajo Final  Según cronograma establecido
15 Recibir plan de Trabajo Final y evaluarlo (Subproceso Trabajo Final - Especialización Superior). Coordinador de Programa Académico Plan de Trabajo Final Aprobado Una vez recibido el Plan de Trabajo Final 
16 (una vez el Plan de Trabajo Final ha sido aprobado y registrado en el sistema Universitas en el Área Académica) Enviar a Secretaría General Plan de Trabajo Final Aprobado junto con Carta de Constancia de Notificación de aprobación a estudiante. Secretaría del Área Académica Plan de Trabajo Final Aprobado Una vez aprobado el Plan de Trabajo Final 
17 Recibir Plan de Trabajo Final Aprobado y archivar en expediente físico del estudiante. Recepcionista Secretaría General Plan de Trabajo Final Aprobado Una vez aprobado el Plan de Trabajo Final