Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR - TITULACIÓN

SUBPROCESO: FORMULARIO ALTERNATIVA DE GRADUACIÓN ESPECIALIZACIÓN SUPERIOR

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa

POE No.: UASB-SG-3.1

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el seguimiento a los programas de especialización superior para el envío de la circular de opción de graduación hasta el archivo del formulario de opción de graduación en el expediente físico del estudiante

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar seguimiento de inicio de clases a los cursos de especialización superior. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Listado de programas Excel Permanente
2 Elaborar circular para elección de opción de graduación en especialización superior (indicaciones, fechas de entrega de formulario, formulario de Opción de graduación, fecha de entrega de plan de trabajo final ). Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Formulario Opción Graduación Inicio de segundo trimestre 
Circular Opción graduación
3 Obtener correos electrónicos de cursos de especialización superior vía reporte de Sistema Universitas. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas Inicio de segundo trimestre 
4 Enviar mediante correo electrónico la circular y formulario de opción de graduación a estudiantes, secretaría de programa y coordinador de programa. Secretaría de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Inicio de segundo trimestre 
5 Recibir correo electrónico de Opción de graduación y elegir opción en formulario. Estudiante Formulario Opción Graduación 15 días a partir de recibido el correo 
6 Entregar "Formulario de Opción de graduación" con estampilla a recepcionista de Secretaría General.  Estudiante Formulario Opción Graduación 15 días a partir de recibido el correo 
7 Recibir y clasificar según especialización y en orden de lista los Formularios de Opción de Graduación entregados.  Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario Opción Graduación Inmediatamente después de recibido 
8 Ingresar en expediente académico del estudiante en sistema Universitas la opción escogida. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Sistema Universitas Inmediatamente después de recibido 
9 Enviar a coordinador de programa de especialización listado de alumnos con opción de graduación escogida (sistema Universitas)  junto con memorándum.  Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Listado de alumnos  Inmediatamente después de procesada la información  
Memorándum 
10 Archivar "Formulario de Opción de Graduación" en expediente de alumno. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Formulario Opción Graduación Inmediatamente después de procesada la información