Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO

SUBPROCESO: CIERRE DE ASISTENCIAS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Margarita Fernández 

POE No.: UASB-SG-2.13

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño   

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la revisión y comprobación del número de clases planificadas vs el número de clases dictadas en el Sistema Gestión de Aulas, hasta el cierre de asistencias y la solicitud a la Unidad de Informática para que suba esta información al Sistema Universitas.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Una vez actualizadas las asistencias individuales y justificadas las asistencias con lista física de asistencia - subproceso Reporte Asistencias Individuales , subproceso Reporte Asistencias Listas físicas de Asistencia) Revisar que el número de clases planificadas sea el mismo que clases dictadas. Secretaría de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
2 (En caso de inconsistencias, menor número de clases dictadas que planificadas) Comunicarse con secretaría del Área Académica para verificar si existió un error en el ingreso de la planificación o no se han entregado listas físicas de asistencias. Secretaría de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
3 (caso 1) Actualizar planificación ingresada en Sistema Gestión de Aulas con número de clases planificadas e informar a Secretaria de Apoyo Académico para cierre de asistencias. Secretaria del Área Académica Sistema Gestión de Aulas Permanente
4 (caso 2) Entregar listas físicas de asistencias inmediatamente después de culminada la asignatura a Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández). Secretaria del Área Académica Listas físicas de asistencias  Permanente
5 (en caso de inconsistencias, mayor número de clases dictadas que planificadas) Verificar con la Secretaría del Área Académica sobre planificación de asignatura. Secretaría de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
6 (en caso de clase adicional dictada) Comunicar a secretaria de Apoyo académica sobre clase adicional dictada.  Secretaria del Área Académica    
7 (en caso de mal registro de planificación) Solicitar arreglo de falla a Unidad de Informática. Secretaria del Área Académica    
8 Solucionar inconsistencia en número de clases dictadas e informar a Secretaria de Apoyo Académico para cierre de asistencias.  Unidad de Informática. Sistema Gestión de Aulas Permanente
9 (una vez solucionada las inconsistencias) Cerrar asistencias para asignatura en sistema gestión de aulas. Secretaría de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
10 Enviar correo electrónico a Unidad de Informática solicitando la carga de la información de asistencias al Sistema Universitas XXI. Secretaría de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Correo electrónico Permanente