Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO

SUBPROCESO: NOTAS ASIGNATURAS O MÓDULOS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-2.10

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción "Acta Final de Calificaciones" con firma de docente hasta su verificación en el sistema y cierre de actas de asignaturas

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir "Acta Definitiva de Calificaciones" con firma de docente generada por el Sistema Universitas.  Recepcionista Secretaría General  Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
2 Registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
3 Entregar "Acta Definitiva de Calificaciones" a Secretaría de Registro Académico. Recepcionista Secretaría General  Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
4 Recibir "Acta Definitiva de Calificaciones".  Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
5 Revisar en Sistema Universitas notas y asistencias de estudiantes. (Proceso Cierre de Asistencias) Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
6 Cerrar acta de asignatura en Sistema Universitas XXI cuando constan notas y asistencias. Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
7 (en caso de no visualizar asistencias) Solicitar mediante correo electrónico la revisión a secretaria de secretaría general (Margarita Fernández) Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
8 Registrar movimiento en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo 
9 Archivar "Acta Definitiva de Calificaciones" en carpetas físicas de programas académicos. Secretaría de Registro Académico Acta Definitiva de Calificaciones  Una vez concluido asignatura o módulo