Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO


SUBPROCESO: APROBACIÓN Y DESIGNACIÓN DE AULAS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-5-SG-2.9

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño  Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde el ingreso de la solicitud en el Sistema Gestión de Aulas hasta la asignación de aulas considerando las especificaciones establecidas por los solicitantes.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1 de inicio - Actividades Académicas regulares) Ingresar en el sistema Universitas la planificación de la asignatura. (subproceso gestión programa especialización superior, subproceso gestión programa maestría, subproceso gestión programa doctorado - Académico Docente). Secretaria del Área Académica Sistema Universitas Permanente
2 (Caso 1) Crear solicitud de asignación de aulas en el Sistema de Gestión de Aulas, en la que se especifica: Ciclo, Área, Plan, Asignatura (código y nombre), Nombre del Docente/s, Definir o importar la franja de Horario (fechas y horas), Número de estudiantes, Tipo de Instalaciones. Secretaria del Área Académica Sistema Gestión de Aulas Permanente
3 (Caso 1) (Una vez ingresada toda la información) Grabar solicitud de designación de aula en Sistema Gestión de Aulas, para el envío de notificación mediante correo electrónico a Secretaria de Apoyo Académico.  Secretaria del Área Académica Sistema Gestión de Aulas Permanente
4 (Caso 2 - Eventos Internos (cursos, talleres permanentes, eventos académicos) Ingresar al Sistema Gestión de Aulas . Secretaria del Área Académica Asistente Académico Sistema Gestión de Aulas Permanente
5 (Caso 2) Crear solicitud de asignación de aulas en el Sistema de Gestión de Aulas, en la que se especifica: Nombre del evento interno, Tipo de Instalación, Nombre de la persona que elabora el pedido de instalaciones, Nombre del Docente/s, Fecha y hora de Evento, Número de participantes. Secretaria del Área Académica Asistente Académico Sistema Gestión de Aulas Permanente
6 (Caso 2) (Una vez ingresada toda la información) Grabar solicitud de designación de aula en Sistema Gestión de Aulas, para el envío de notificación mediante correo electrónico a Secretaria de Apoyo Académico.  Secretaria del Área Académica Asistente Académico Sistema Gestión de Aulas Permanente
7 (Caso 3 - Eventos Externos) Ingresar al Sistema Gestión de Aulas. Rectorado Sistema Gestión de Aulas Permanente
8 (Caso 3) Crear solicitud de asignación de aulas en el Sistema de Gestión de Aulas, en la que se especifica: Nombre de la institución que requiere de la instalación , Fecha y hora de Evento, Número de participantes. Rectorado Sistema Gestión de Aulas Permanente
9 (Caso 3) (Una vez ingresada toda la información) Grabar solicitud de designación de aula en Sistema Gestión de Aulas, para el envío de notificación mediante correo electrónico a Secretaria de Apoyo Académico.  Rectorado Sistema Gestión de Aulas Permanente
10 (Caso 1, Caso 2 y Caso 3) Recibir solicitud y verificar que la solicitud este completa.  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Permanente
11 (en caso de solicitud incompleta)Anular solicitud y solicitar mediante correo electrónico a secretaria del Área Académica/ Asistente Académico / Rectorado completar información faltante para continuar con proceso.  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Correo electrónico Permanente
12 Recibir comunicación y corregir errores o completar información de solicitud. Secretaria del Área Académica Rectorado Asistente Académico Sistema Gestión de Aulas Permanente
13 (Una vez la solicitud esta correcta y completa) Procesar solicitud mediante el análisis y asignación de aula según necesidades, en Sistema de Gestión de Aulas.  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
14 Aprobar la solicitud de asignación de aula considerando los requerimientos establecidos. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
15 (En caso de no existir disponibilidad de aulas) Anular solicitud y envío automático de correo electrónico de notificación. Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández)  Sistema Gestión de Aulas Permanente
16 (en caso de anulación de solicitud) Recibir comunicación y gestionar internamente en el área académico o con instituciones externas para cambio de fechas.  Secretaria del Área Académica Rectorado Asistente Académico Correo electrónico Permanente
17 (Una vez aprobada la solicitud)Recibir correo de confirmación de asignación de aula. Secretaría área académica Secretaría de Apoyo Académico Secretaria General  Correo electrónico Permanente
18 (en caso de eventos externos) Autorizar uso del aula estableciendo condiciones y enviar carta a Secretaria de Apoyo Académico y en caso de que sea pagado remitir carta a Tesorería.  Rectorado Carta de asignación de aula Permanente
19 (cuando sea establecido por rectorado) Pagar valores en tesorería con carta enviada desde  rectorado. Solicitante externo   Permanente
20 (para aperturas de aulas) Verificar en el calendario del Sistema Gestión de Aulas. Jefatura Administrativa Sistema Gestión de Aulas Permanente
21 (En caso de evento externo pagado) Solicitar carta y abrir aula. Jefatura Administrativa   Permanente
22 (En caso de evento externo pagado) Solicitar recibo de pago y abrir aula. Jefatura Administrativa   Permanente