Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO

SUBPROCESO: MATRICULACIÓN

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-2.4

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la solicitud de habilitación del link de "Legalización de matricula" en el portal web de la U.A.S.B-E por parte de informática a Relaciones Publicas, hasta el proceso de Carnetización y huellas. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO 
1 Solicitar a Relaciones Publicas mediante correo electrónico, la habilitación del link de matricula en linea considerando el rengo de fechas establecidos. Unidad de Informática Correo electrónico Antes de inicio de periodo de matriculación
2 Habilitar "Matricula en Línea" en la pagina web de la UASB-E. Relaciones Publicas Sistema Universitas Antes de inicio de periodo de matriculación
3 Establecer usuario y contraseña para postulantes admitidos. Unidad de Informática   Antes de inicio de periodo de matriculación
4 Enviar correo electrónico con usuario y contraseña para el procesos de matriculación en linea a los postulantes admitidos. Unidad de Informática Correo electrónico Antes de inicio de periodo de matriculación
5 Proceder a legalización de matricula en línea con usuario y contraseña. Estudiante Pagina web Universidad - Admisiones Dentro de periodo establecido para  matriculación
6 Definir forma de pago (crédito educativo, contado, tarjeta de crédito, auspicio institucional). Estudiante Pagina web Universidad - Admisiones Dentro de periodo establecido para  matriculación
7 Imprimir "Formulario de Legalización de Matricula" (una vez seleccionada la modalidad de forma de pago no se puede cambiar de opción). Estudiante Formulario de Legalización de matricula Dentro de periodo establecido para  matriculación
8 (Caso 1, pago en tesorería) Pagar rubros en tesorería, de matricula y colegiatura  de acuerdo a modalidad elegida. Estudiante Documento de legalización de matricula  Dentro de periodo establecido para  matriculación
Carta de admisión  Dentro de periodo establecido para  matriculación
9 (en caso de haber seleccionado la opción de parqueadero) Pagar rubros de parqueadero (legalización de matricula). Estudiante Documento de legalización de matricula  Dentro de periodo establecido para  matriculación
10 (caso 2, pago en instituciones externas) Entregar en Tesorería recibo de forma de pago de matricula y colegiatura. Estudiante Comprobante de pago Dentro de periodo establecido para  matriculación
11 Registrar pago de rubros de matriculación de alumno en el Sistema Olympo. Tesorería Sistema Olympo Dentro de periodo establecido para  matriculación
12 Generar comprobante de pago y entregar a alumno. Tesorería Comprobante de pago Dentro de periodo establecido para  matriculación
13 Acercase a secretaria general para registro de huellas y carnetización Estudiante Constancia de pago  Dentro de periodo establecido para  matriculación
14 Realizar toma de huella y carnetización (subproceso huellas y carnetización - Secretaría General).  Secretaría General     Dentro de periodo establecido para  matriculación