Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO

SUBPROCESO: PROCESO DE ADMISIÓN

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-2.3

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de la comunicación de resolución de oferta académica aprobada en el Comité de Coordinación Académica, hasta la emisión de Cartas de Admisión.  

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir comunicación de resolución de oferta académica aprobada en el Comité de Coordinación Académica por parte de Secretaria General. Personal Secretaría General   Previo al inicio de periodo de admisión
2 Parametrizar en el sistema académico Universitas la admisión de los programas autorizados la convocatoria (Parametrización Admisiones - Secretaría General). Personal Secretaría General Sistema Universitas  Previo al inicio de periodo de admisión
3 Habilitar link de inscripción en línea en la página web de la universidad.  Unidad de Informática Pagina web Universidad Andina Previo al inicio de periodo de admisión
4 Realizar "Inscripción en línea" e imprimir "Formulario de Inscripción en Línea". Postulante Pagina web Universidad Andina Previo al inicio de periodo de admisión
5 Armar y entregar carpeta según documentos establecidos para postulación en Secretaría General. Postulante Carpeta de Postulación Previo a inicio de periodo de admisión
6 Verificar documentación para postulación a programa de posgrado. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Durante periodo de admisión
7 (en caso de documentación incompleta o incorrecta) No se recibe capeta. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Durante periodo de admisión
8 (en caso de documentación completa) Sumillar "Formulario de Inscripción en línea" y solicitar pago de valores en tesorería. Personal Secretaría General Formulario de Inscripción en Línea Durante periodo de admisión
9 Pagar valores en tesorería. Postulante   Durante periodo de admisión
10 Sumillar "Formulario de Inscripción en Línea"  y solicitar entrega de documentos en Secretaría General. Tesorería Formulario de Inscripción en Línea Durante periodo de admisión
11 Entregar en Secretaría General documentos para postulación. Postulante Carpeta de Postulación Durante periodo de admisión
12 Recibir carpetas de postulantes. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Durante periodo de admisión
13 (Una vez concluido el plazo de inscripciones) Separar carpetas por programas y ordenarlas en orden alfabético. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Una vez finalizado el periodo de admisión
14 Generar e imprimir etiquetas para identificación de carpetas. Personal Secretaría General Etiquetas de identificación Una vez finalizado el periodo de admisión
15 Etiquetar carpetas (apellido, nombre, programa y año). Personal Secretaría General Etiquetas de identificación Una vez finalizado el periodo de admisión
16 Obtener reporte de Sistema Universitas XXI donde consta (programa, nombres y pago de inscripción). Personal Secretaría General / Tesorería Reporte de Sistema Universitas XXI Una vez finalizado el periodo de admisión
17 Cuadrar número de carpetas vs inscripciones pagadas. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Una vez finalizado el periodo de admisión
18 (en caso excepcional  de carpetas faltantes) Contactar a postulante y verificar la entrega de carpeta para postulación. Personal Secretaría General Carpeta de Postulación Una vez finalizado el periodo de admisión
19 (una vez cuadrado número de carpetas vs inscripciones pagadas) Imprimir dos listados de inscritos del Sistema Universitas XXI. Personal Secretaría General Listado de Inscritos-Sistema Universitas Una vez finalizado el periodo de admisión
20 Entregar en Área Académica carpetas de postulantes junto con Listado de inscritos. Personal Secretaría General Listado de Inscritos-Sistema Universitas Una vez finalizado el periodo de admisión
21 Solicitar sumilla de recepción en Listado de Inscritos. Personal Secretaría General Listado de Inscritos-Sistema Universitas Una vez finalizado el periodo de admisión
22 Recibir carpetas de postulantes. Secretaría del Área Académica   Una vez finalizado el periodo de admisión
23 Realizar proceso de admisión según los requisitos estipulados por cada programa de posgrado. (subproceso Admisión especialización superior, subproceso Admisión maestría, subproceso Admisión Doctorado). Coordinador de Programa de Posgrado   Una vez finalizado el periodo de admisión
24 Preparar "Informe de Admisión". Coordinador de Programa de Posgrado Informe de Admisión Una vez concluido el Comité de Admisión del Área Académica
25 Convocar al Comité de Admisiones del Programa de Posgrado por Áreas o por programas según sea el caso. Secretaria General   Según lo establecido por el Área Académica
26 Revisar "Informe de Admisión" y Carpetas de postulación y aprobar la admisión. Comité de Admisiones Informe de Admisión  
27 Recibir carpetas de admitidos e informe de Admitidos y Sumillar carpetas solo de postulantes admitidos. Secretaria General Informe de Admisión Una vez concluido el Comité de Admisión del Área Académica
28 Entregar carpetas de admitidos e Informe de Admitidos a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Informe de Admisión Una vez concluido el Comité de Admisión del Área Académica
29 Ingresar admitidos en Sistema Universitas y generar lista de Admitidos. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas  Una vez concluido el Comité de Admisión del Área Académica
30 Enviar Lista de Admitidos a Relaciones Publicas mediante correo electrónico, para su publicación en el portal web. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Una vez emitida la lista de admitidos
31 Recibir corre electrónico y actualizar portal web con lista de admitidos. Relaciones Publicas Correo electrónico Según calendario de admisión
32 Publicar lista de admitidos en la cartelera de Secretaría General firmado por Secretaria General  Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Lista de Admitidos Según calendario de admisión
33 Obtener reporte de Admitidos del Sistema Universitas. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Sistema Universitas  Una vez emitida la lista de admitidos
34 Generar cartas de Admisión con Combinación de Correspondencia. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Carta de Admisión  Una vez emitida la lista de admitidos
35 Imprimir Carta de Admisión y entregar a Recepcionista. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Carta de Admisión  Una vez emitida la lista de admitidos
36 Retirar Cartas según establecido en cronograma de admisión. Estudiante Carta de Admisión  Según calendario de admisión