Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO: SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN PROGRAMAS DE POSGRADO

SUBPROCESO: CREAR GRAFOS Y CABECERAS DE PROGRAMAS PARA ADMISIONES

ELABORADO POR: SECRETARIA: Zamira Mantilla

POE No.: UASB-SG-2.1

EQUIPO PROCESOS: Nicole Pazmiño  

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la recepción de la copia sobre la resolución de aprobación del programa de posgrado, hasta la realización de cambios solicitados y aprobados en grafo de programas de posgrado. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir copia de la resolución de aprobación del programa de posgrado ante el CES por parte de Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla)   Permanente
2 Ingresar a Sistemas Universitas XXI- Planes Estudio. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistemas Universitas XXI- Planes Estudio Permanente
3 Asignar código para programa de posgrado (números secuenciales según registro) adicionalmente ingresar información de tipo de titulo, rama a la que pertenece, área a la que pertenece. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Tipos de Estudios  Permanente
4 Asignar código para registrar la denominación exacta del titulo del programa ( HITO) considerando el número secuencial del archivo de Excel "Hitos" Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Hoja de Excel "Hitos" Permanente
5 Ingresar  la denominación exacta del titulo del programa (HITO) del programa de posgrado en sistema Universitas XXI. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Mantenimiento de tipo de estudios  Permanente
6 Crear cabecera de programa de posgrado donde consta (periodo, créditos, tipo de grado, fecha de aprobación, código de aprobación, tipo de matricula, tipo de ciclo, coordinador y secretaria académica (comisión académica), ciclos y cursos).  Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Apertura del Plan de Estudios  Permanente
7 Crear asignaturas y asignar codificación según la nomenclatura establecida para el programa de posgrado, donde consta (nombre, tipos de créditos, tipo de calificación, tipo de duración, área, subtipo de estudio, centro). Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Mantenimiento de asignaturas  Permanente
8 Diseñar manualmente el grafo que contiene fases del programa (nodos) y pasos para cumplir con el plan de estudios (arcos) según los requisitos establecidos por el CES. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla)   Permanente
9 (Una vez desarrollado manualmente el grafo) Ingresar el código preestablecido del programa de posgrado y crear las fases del programa (nodos) según el gráfico desarrollado. (en el nodo de fin, se vincula el hito previamente establecido). Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Nodos Permanente
10 (en caso de especialización) Ingresar nodos (fases del programa) de "inicio", "fase docencia y fin.  Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Nodos Permanente
11 (en caso de maestría) Ingresar nodos (fases del programa) de "Inicio- validación", "primer año", "Fase de docencia" y "Fin" . Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Nodos Permanente
12 (en el caso de doctorado) Ingresar nodos (fases del programa) de "inicio", "fase de docencia" y "Fin" . Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Nodos Permanente
13 (Una vez ingresados los nodos) Ingresar el código del programa de posgrado y crear los arcos (pasos para cumplir con el plan de estudios) según el gráfico desarrollado anteriormente (para cada arco se coloca el nodo de origen y nodo de destino y el bloque según características de arco). Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Grafos Permanente
14 (especialización) Ingresar los arcos (pasos para cumplir con el plan de estudios) correspondientes a "Asignaturas obligatorias generales" y "Trabajo de Titulación". Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Grafos Permanente
15 ( en caso de maestría) Ingresar los arcos (pasos para cumplir con el plan de estudios) correspondiente a "Asignaturas de Validación", "Obligatorias generales", " Obligatorias de Mención(de ser el caso)" y "Optativas" (de ser el caso)" y "Trabajo de Titulación". Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Grafos Permanente
16 ( en caso de Doctorado) Ingresar los arcos (pasos para cumplir con el plan de estudios) correspondiente a "Obligatorias generales" y "Trabajo de Titulación". Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas- Mantenimiento de Grafos Permanente
17 Ingresar a la pestaña de "Mantenimiento vigencia asignaturas por año y periodo" dentro del Sistema Universitas. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Mantenimiento vigencia. Asignatura por año y periodo  Permanente
18 Colocar códigos de asignaturas y colocar estado "Vigente" para que se puedan desarrollar en las áreas académicas. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Mantenimiento vigencia. Asignatura por año y periodo  Permanente
19 Solicitar a secretaría de secretaria general la creación del grafo de admisiones (Subproceso Paramatrización de Admisiones ). Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla)   Permanente
20 Importar grafo e imprimir. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Cierre de Plan de Estudios Permanente
21 Ingresar código de programa y cerrar plan de estudios en Sistema Universitas. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Cierre de Plan de Estudios Permanente
22 (En caso de emisión de alerta de errores por parte del programa Universitas ) Identificar y corregir errores.  Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Cierre de Plan de Estudios Permanente
23 (Una vez el grafo esta sin errores) Cerrar plan de estudio. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas - Cierre de Plan de Estudios Permanente
24 (En caso de necesidad de cambios una vez cerrado el grafo) Realizar solicitud dirigida a la Dirección Genera Académica sobre justificación de cambios. Coordinador de Programa de Posgrado   Permanente
25 Recibir solicitud y aprobar o denegar cambios. Dirección General Académica   Permanente
26 (En caso de aprobación) Enviar aprobación de cambios a Secretaria General. Dirección General Académica   Permanente
27 Recibir justificación de cambios y enviar a secretaria de secretaría General (Zamira Mantilla). Secretaria General   Permanente
28 Realizar cambios solicitados en grafo de programas de posgrado.  Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla)   Permanente