Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:   SECRETARÍA GENERAL  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta  

PROCESOS: GESTIÓN DE SOLICITUDES  

SUBPROCESO: SOLICITUD TRANSFERENCIA DE VALORES  

ELABORADO POR: SECRETARIA:  Carla Espinosa

POE No.: UASB-SG-1.2

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE :

  Secretaría General  

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)  

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Transferencia de Valores", hasta la realización de la matricula adjuntando "Oficio de autorización de transferencia de valores" por parte del estudiante. 

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Transferencia de Valores". Estudiante Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General con estampilla. Estudiante Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
3 Recibir Solicitud. Recepcionistas Secretaría General Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar "Solicitud de Transferencia de Valores" a Secretaria General para sumilla. Recepcionistas Secretaría General Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
6 Sumillar "Solicitud de Transferencia de Valores"  y enviar a Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández). Secretaria General Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
7 Recibir solicitud y verificar fechas de asistencia a clases en Sistema Gestión de Aulas.  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández) Sistema Gestión de Aulas. Permanente
8 Sumillar en "Solicitud de Transferencia de Valores"  con última fecha de asistencia y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinosa).  Secretaria de Apoyo Académico (Margarita Fernández) Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
9 Recibir solicitud y enviar a Tesorería para generación de Informe de Pago.   Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
10 Recibir solicitud, adjuntar desglose de pago y enviar a rectorado para su aprobación. Tesorería  Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
11 Aprobar  o negar "Solicitud de Transferencia de Valores" . Rector Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
12 (una vez aprobado) Enviar a Secretaria de Secretaría General la "Solicitud de Transferencia de Valores"  original aprobada y a Tesorería copia de solicitud aprobada. Secretaría de Rectorado Solicitud de Transferencia de Valores Permanente
13 Recibir "Solicitud de Transferencia de Valores"  original aprobada y realizar "Oficio de autorización de Transferencia de Valores". Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio de autorización de Transferencia de Valores  Permanente
Solicitud de Transferencia de Valores
14 Enviar "Solicitud de Transferencia de Valores" y "Oficio de autorización de Transferencia de Valores " a Secretaria de Registro Académico (Marielena Vargas). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio de autorización de Transferencia de Valores  Permanente
Solicitud de Transferencia de Valores
15 Recibir "Solicitud de Transferencia de Valores" y "Oficio de autorización de Transferencia de Valores " y bloquear expediente de estudiante en el sistema Universitas. Secretaria de Registro Académico (Marielena Vargas) Sistema Universitas Permanente
16 Enviar "Oficio de autorización de Transferencia de Valores " a estudiante mediante correo electrónico y actualizar expediente digital del estudiante (sistema Universitas). Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Correo electrónico Permanente
17 Enviar copia de  "Oficio de autorización de Transferencia de Valores" al Área Académica y a Tesorería. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Oficio de autorización de Transferencia de Valores  Permanente
18 Archivar Solicitud de Transferencia de Valores" y "Oficio de autorización de Transferencia de Valores " en el expediente físico del estudiante . Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Oficio de autorización de Transferencia de Valores  Permanente
Solicitud de Transferencia de Valores
19 Realizar matricula para programa de posgrado adjuntando "Oficio de autorización de Transferencia de Valores ".  Estudiante Oficio de autorización de Transferencia de Valores  Permanente