Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL  

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES  

SUBPROCESO: SOLICITUD PRÓRROGA ENTREGA DE TESIS O TRABAJO FINAL

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.15

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Prórroga" por parte del estudiante, hasta el archivo de la Solicitud sumillada por la Secretaria General en el expediente físico del estudiante.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Prórroga" con estampilla. Estudiante Solicitud de Prórroga Permanente
2 Entregar solicitud en Secretaría General. Estudiante Solicitud de Prórroga Permanente
  Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Prórroga Permanente
4 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
5 Entregar Solicitud de Prórroga a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Prórroga Permanente
6 Sumillar  Solicitud de Prórroga y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General Solicitud de Prórroga Permanente
7 Recibir solicitud de Prórroga, registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico y entregar solicitud a recepcionista de Secretaría General (Martha Calero) para ser archivada. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Prórroga Permanente
8 Enviar correo electrónico de aprobación de prórroga a estudiantes. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Solicitud de Prórroga Permanente
9 Archivar en expediente físico de alumno solicitud  de prórroga. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Solicitud de Prórroga Permanente