Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES

SUBPROCESO: SOLICITUD APOYO FINANCIERO PARA ELABORACIÓN DE TESIS DOCTORADO Y MAESTRÍA DE INVESTIGACIÓN 

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.14

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación de la convocatoria para presentación de solicitudes hasta la solicitud de pago de valores según contrato a la D.A.F

1. DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar convocatoria para presentación de solicitudes. Secretaria de Bienestar Universitario  Oficio de Convocatoria  Mayo 
2 Entregar y solicitar firma a Secretaria General.  Secretaria de Bienestar Universitario Oficio de Convocatoria  Mayo 
3 Firmar convocatoria para presentación de solicitudes.  Secretaria General  Oficio de Convocatoria  Junio 
4 Recibir convocatoria con firma de Secretaria General. Secretaria de Bienestar Universitario Convocatoria  Junio 
5 Obtener reporte de alumnos del Sistema Universitas o Sistema Académico. Secretaria de Bienestar Universitario Sistema Universitas  Junio 
Sistema Académico
6 Enviar convocatoria a estudiantes de maestrías de investigación a Tiempo Completo y Doctorado adjuntando "Formato de Solicitud de Apoyo Financiero" y "Normas de Apoyo Financiero". Secretaria de Bienestar Universitario Formato de Solicitud  Junio
Norma de Apoyo Financiero
Convocatoria 
7 Recibir convocatoria. Estudiante  Convocatoria  Junio
8 Generar Solicitud de Apoyo Financiero y comprar estampilla en Tesorería. Estudiante  Solicitud de Apoyo Financiero Junio
9 Entrega la solicitud con estampilla, copia del Plan de Tesis Aprobado, Copia de Dictamen de Aprobación de Plan, Solicitud de necesidad de apoyo financiero en Secretaría General.  Estudiante  Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
10 Recibir solicitud y demás documentación. Recepcionista Secretaría General  Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
11 Notificar a Secretaria de Bienestar estudiantil para retiro de solicitudes al finalizar el plazo establecido. Recepcionista Secretaría General  Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
12 Recoger solicitudes y documentación de estudiantes. Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
13 Obtener el reporte de notas del sistema Universitas y Sistema Académico. Secretaria de Bienestar Universitario Reporte Académico Según calendario establecido
14 Revisar cumplimiento de requisitos (notas, solicitudes, promedio mínimo 8.5, etc.). Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
15 Ordenar solicitudes por programas y mención.  Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
16 Entregar solicitudes a Secretaria General para revisión y establecer observaciones. Secretaria de Bienestar Universitario Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
17 Entregar solicitudes revisadas a Secretaria de Bienestar Universitario. Secretaria General  Solicitud de Apoyo Financiero Según calendario establecido
18 Elaborar memorándum para Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaria de Bienestar Universitario Memorándum Según calendario establecido
19 Sacar copias de documentos de solicitante (solicitud, etc.). Secretaria de Bienestar Universitario   Según calendario establecido
20 Enviar memorándum y solicitudes a Coordinador. Secretaria de Bienestar Universitario Memorándum Según calendario establecido
21 Recibir solicitudes y elaborar informe de aprobación o negación de apoyo financiero. Coordinador de Programa de Posgrado Informe  Según calendario establecido
22 Convocar a Comité Especial de Ayudas Financieras (Rector, Directora Financiera, Coordinadores, Secretaria General, Dirección General Académica). Secretaria General    Según calendario establecido
23 Elaborara Acta de "Comité Especial de Ayuda Financiera". Secretaria de Bienestar Universitario  Acta Comité Especial de Ayuda Financiera Según calendario establecido
24 Comunicar mediante carta a estudiantes aprobados o negados solicitud de apoyo financiero. Secretaria de Bienestar Universitario  Carta de aprobación de Apoyo Financiero Según calendario establecido
25 Recibir carta sobre solicitud Apoyo Financiero.  Estudiante Carta de aprobación de Apoyo Financiero Según calendario establecido
26 (en caso de aprobación de apoyo financiero) Escoger alternativa 1 o alternativa 2 (con residencia o sin residencia) y enviar elección mediante Correo electrónico a Secretaría de Bienestar Universitario. Estudiante Carta de aprobación de Apoyo Financiero Según calendario establecido
27 Enviar Solicitud de Contrato a Rectorado para aprobación. Secretaria de Bienestar Universitario  Solicitud Contrato Apoyo Financiero Según calendario establecido
28 Aprobar solicitud de contrato (en caso de ser necesario solicitar cambios) y enviar a Secretaría de Bienestar Universitario. Rectorado  Contrato Apoyo Financiero Según calendario establecido
29 Recibir Solicitud de contrato aprobado y enviar a Procuraduría. Secretaria de Bienestar Universitario  Contrato Apoyo Financiero Según calendario establecido
30 Elaborar 4 ejemplares de contrato y enviar a Secretaria de Bienestar Universitario. Procuraduría  Contrato Apoyo Financiero Según calendario establecido
31 Solicitar firmas de estudiantes en contratos.  Secretaria de Bienestar Universitario  Contrato Apoyo Financiero Según calendario establecido
32 Solicitar informe de avance de Tesis al Tutor o Director de Tesis. Estudiante  Informe de avance de Tesis Según calendario establecido
33 Elaborar Informe de Avances y entregar a estudiante. Tutor / Director de Tesis   Informe de avance de Tesis Según calendario establecido
34 Presentar el Informe de Avance de Tesis a Secretaria de Bienestar Universitario para tramitación de pago de apoyo financiero. Estudiante  Informe de avance de Tesis Según calendario establecido
35 Recibir Informe de Avance de Tesis. Secretaria de Bienestar Universitario   Informe de avance de Tesis Según calendario establecido
36 Solicitar pagos a D.A.F adjuntando "Informe de Avance de Tesis" de acuerdo a lo establecido en contrato. Secretaria de Bienestar Universitario   Informe de avance de Tesis Según calendario establecido
37 (en caso de incumplimiento de plazos de entrega de Tesis) Solicitar devolución de apoyo financiero a estudiante. Secretaria de Bienestar Universitario    Según calendario establecido