Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES

SUBPROCESO: SOLICITUD CAMBIO TUTOR O DIRECTOR DE TESIS  

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.13

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la entrega de la solicitud de cambio de Tutor o Director de tesis hasta la comunicación al estudiante del nuevo Tutor o Director asignado.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Caso 1) Realizar Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis. Estudiante Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
2 Entregar Solicitud con estampilla en Secretaría General. Estudiante Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
3 (Caso 2) (en caso de doctorado) Realizar Solicitud de Cambio de Director de Tesis y entregar en Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
4 (caso 1 y caso 2) Recibir solicitud y registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Excel "Recepción de documento" Permanente 
5 Entregar a Secretaria General para revisión. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
6 Identificar solicitudes y separarlas de acuerdo a solicitud de estudiante de cambio de Tutor o Director de Tesis o Solicitud de Coordinador de Doctorado. Secretaria General Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
7 (CASO 1) (en caso de solicitud de Estudiante) Enviar solicitud a Coordinador de Programa de Posgrado  Secretaria General Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
8 (en caso de maestría) Recibir solicitud y designar nuevo Tutor de Tesis para estudiante. Coordinador de Programa de Posgrado (Maestría)  Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
9 (en caso de maestría) Solicitar cambio de Tutor en Sistema Universitas o Sistema Académico a Secretaría del Área Académica. Coordinador de Programa de Posgrado (Maestría)   Sistema Universitas o Sistema Académico Permanente 
10 (en caso de maestría) Cambiar Tutor de Tesis según establecido por el Coordinador de Programa de Posgrado en el Sistema Universitas o Sistema Académico. Secretaría de Área Académica  Sistema Universitas o Sistema Académico Permanente 
11 (en caso de maestría) Elaborar Resolución de Cambio de Tutor de Tesis y solicitar firma a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaría de Área Académica Resolución Cambio de Tutor de Tesis Permanente 
12 Firmar Resolución. Coordinador de Programa de Posgrado (Maestría)  Resolución Cambio de Tutor de Tesis Permanente 
13 Entregar resolución con firma de Coordinador y solicitud de estudiante, en Secretaría General. Secretaría de Área Académica Resolución Cambio de Tutor de Tesis Permanente 
14 Recibir documentación y archivar en expediente físico de estudiante solicitud y resolución. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Resolución Cambio de Tutor de Tesis Permanente 
Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis
15 (en caso de Doctorado) Recibir solicitud y designar nuevo Director de Tesis. Coordinador de Programa de Doctorado Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
16 Entregar Solicitud con designación de nuevo Director de Tesis en Secretaría General. Secretaría del Área Académica Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
17 Recibir documentación y registrar en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
18 Entregar Solicitud con designación de nuevo Director de Tesis a Secretaria General. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
19 Recibir, Sumillar y solicitar elaboración de Resolución a Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla). Secretaria General Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis Permanente 
20 Recibir Solicitud sumillada y elaborar "Resolución de designación de Director de Tesis". Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
21 Registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico el nuevo Director de Tesis Asignado. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas o Sistema Académico Permanente 
22 Imprimir 3 ejemplares de Resolución de Cambio de Director de Tesis" y enviar a Secretaría de Rectorado adjuntando Solicitud. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
23 Firmar Resoluciones y enviar a Secretaria General. Rector Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
24 Recibir solicitud y resoluciones firmadas por Rector y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Recepcionista Secretaría General Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
Solicitud de Cambio de Tutor o Director de Tesis
25 Enviar 1 resolución al Área Académica, archivar 1 resolución en numérico de Secretaría General y archivar en expediente físico de alumno 1 resolución. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
26 Recibir Resolución y comunicar a estudiante sobre nuevo Director designado. Secretaría del Área Académica Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
27 (CASO 2) (Solicitudes elaboradas por Coordinador de Doctorado) Recibir, Sumillar y solicitar elaboración de Resolución a Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla). Secretaria General Solicitud de Cambio de  Director de Tesis Permanente 
28 Recibir Solicitud sumillada y elaborar "Resolución de designación de Director de Tesis". Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Solicitud de Cambio de  Director de Tesis Permanente 
29 Registrar en Sistema Universitas o Sistema Académico el nuevo Director de Tesis Asignado.  Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Sistema Universitas o Sistema Académico  Permanente 
30 Imprimir 3 ejemplares de Resolución de Cambio de Director de Tesis" y enviar a Secretaría de Rectorado adjuntando Solicitud. Secretaria de Secretaría General (Zamira Mantilla) Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
31 Recibir y entregar a rector para firma de resoluciones.  Secretaría de Rectorado Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
32 Firmar Resoluciones y enviar a Secretaria General. Rector Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
33 Recibir solicitud y resoluciones firmadas por Rector y entregar a Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Recepcionista Secretaría General Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
34 Enviar 1 resolución al Área Académica, archivar 1 resolución en numérico de Secretaría General y solicitar archivar en expediente físico de alumno a recepcionista de Secretaría General. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente 
35 Recibir Resolución y comunicar a estudiante sobre nuevo Director designado.  Secretaría del Área Académica Resolución Cambio de Director de Tesis Permanente