Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES

SUBPROCESO: SOLICITUD DE CAMBIO DE TEMA DE TESIS

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.12

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida  

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Cambio de Tema de Tesis" por parte del estudiante hasta la entrega del nuevo Plan de Tesis con tema aprobado.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Cambio de Tema de Tesis " con estampilla junto Formulario de Denuncia de Tema de Tesis. Estudiante Solicitud de Cambio de Tema de Tesis Permanente
Formulario de Denuncia de Tema de Tesis 
2 Recibir Solicitud y Formulario de Denuncia de Tema de Tesis . Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio de Tema de Tesis Permanente
Formulario de Denuncia de Tema de Tesis 
3 Registrar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Permanente
4 Enviar a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)   Permanente
5 Sumillar "Coordinador" en solicitud y entregar a secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza). Secretaria General   Permanente
6 Recibir "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis" con sumilla para aprobación  y enviar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaria de Secretaría General (Carla Espinoza) Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
7 Recibir "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis" y aprobarlo o solicitar cambios. Coordinador de Programa de Posgrado Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
8 (Una vez aprobado) Enviar "Formulario de Denuncia de Tema de Tesis" con Tema aprobado a Secretaría General.  Secretaría del Área Académica Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
9 Recibir y actualizar solicitud en   Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaria General (Pamela Vinueza)   Excel "Recepción de documento" Permanente
10 Entregar formulario aprobado a recepcionista de Secretaría General (Martha Calero) . Recepcionista Secretaria General (Pamela Vinueza)  Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
11 Recibir, registrar y cambiar estado de nuevo Tema de Tesis en Sistema Universitas o sistema Académico. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)  Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
12 Archivar en expediente físico de alumno oficio y Tema de Tesis aprobado. Recepcionista Secretaría General (Martha Calero)  Formulario de Denuncia de Tema de Tesis  Permanente
13 Enviar correo electrónico de aprobación de nuevo Tema de Tesis y solicitar presentación de nuevo Plan de Tesis. Secretaría del Área Académica Correo electrónico Permanente