Universidad Andina Simón Bolívar

Secretaría General 

MACROPROCESO:  SECRETARÍA GENERAL

APROBADO POR: SECRETARIA GENERAL: Virginia Alta 

PROCESO: GESTIÓN DE SOLICITUDES

SUBPROCESO: SOLICITUD CAMBIO O RETIRO DE ASIGNATURA

ELABORADO POR: SECRETARIA: Carla Espinosa 

POE No.: UASB-SG-1.10

EQUIPO PROCESOS:  Nicole Pazmiño    Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Secretaría General

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado por Secretaría General, considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas (estudiantes, docentes, coordinadores, director del área, autoridades de la UASB-E, usuarios en general, etc.)

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la generación y entrega de la "Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura", hasta el archivo de la solicitud en expediente físico del estudiante

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Generar "Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura" con estampilla. Estudiante Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Hasta tercera clase
2 Entregar solicitud en Secretaría General. Estudiante Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Hasta tercera clase
3 Recibir Solicitud. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Hasta tercera clase
4 Registrar Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza)  Excel "Recepción de documento" Una vez recibida la solicitud
5 Entregar Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
6 Sumillar  Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura y enviar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaria General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
7 Recibir Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura y entregar a Coordinador de Programa de Posgrado. Secretaría de Programa Académico (Carla Espinoza) Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
8 Recibir y sumillar solicitud con aprobación o negación de Solicitud. Coordinador de Programa de Posgrado Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
9 Remitir solicitud sumillada a Secretaría General. Coordinador de Programa de Posgrado Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
10 Recibir "Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura" con sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
11 Actualizar solicitud  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Recepcionista Secretaría General (Pamela Vinueza) Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
12 Entregar Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura a Secretaria General para sumilla. Recepcionista Secretaría General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
13 Sumillar Solicitud y entregar a Secretaria de Registro Académico para actualización en el sistema Universitas. Secretaria General Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
14 Recibir y actualizar el expediente digital de estudiante según la solicitud. Secretaria de Registro Académico (María Elena Vargas) Sistema Universitas XXI Una vez recibida la solicitud
15 Sumillar solicitud y registrar el movimiento de la Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura  en Excel "Recepción de documento" (número de trámite asignado por numerador, nombre de trámite, fecha de ingreso, quien ingresa el documento, responsable de trámite). Secretaria de Registro Académico (María Elena Vargas)  Excel "Recepción de documento" Una vez recibida la solicitud
16 Entregar solicitud a recepcionista de Secretaría General para su archivo en el expediente físico del estudiante. Secretaria de Registro Académico (María Elena Vargas) Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud
17 Archivar solicitud en expediente físico del estudiante.   Recepcionista Secretaría General (Martha Calero) Solicitud de Cambio o Retiro de Asignatura Una vez recibida la solicitud