Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Internacionales

MACROPROCESO:  JEFATURA DE RELACIONES INTERNACIONALES

APROBADO POR: Richard Salazar

PROCESO: GESTIÓN DE PROPUESTA DE REALIZACIÓN DE EVENTOS

SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROPUESTA DE REALIZACIÓN DE EVENTOS

ELABORADOR POR:   Diana Hinojosa, Richard Salazar

POE No.: UASB-JRI-4.1

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Richard Salazar

OBJETIVO: 

Definir las actividades a realizar para proponer la gestión de eventos al Rectorado o a las Áreas Académicas de la UASB - E

ALCANCE:

Desde la solicitud del Rectorado, la identificación de la Jefatura de Relaciones Internacionales de un hecho coyuntural de los países el Este de Asia, como parte del POA de dar a conocer a la UASB-E al mundo, como iniciativa de un docente internacional o como iniciativa de un Área Académica, hasta el archivo del informe del evento realizado y su posterior evaluación semestral o anual del POA

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso puede iniciar  como objetivo de la planificación dar a conocer a la UASB en el Mundo Jefe de Relaciones Internacionales    
Inicio 2 El proceso puede iniciar por dentificación de la Jefatura de un hecho coyuntural de los paises del Este de Asia (China, Corea del Sur, Japón) Jefe de Relaciones Internacionales    
Inicio 3 El proceso puede iniciar como Iniciativa de docente internacional Docente Internacional    
Inicio 4 El proceso puede iniciar como solicitud de Rectorado Rectorado    
Inicio 5 El proceso puede iniciar  por Iniciativa de un Área Académica Área Académica    
1 Solicitar reunión de trabajo con la contraparte del evento Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
2 Realizar reunión acordando los términos y condiciones del evento propuesto Jefe de Relaciones Internacionales Contraparte: Rectorado, Área Académica (Conferencista, Panelista, Expositor, Docente Nacional o Internacional)   Por demanda
3 Analizar el Área Académica adecuada para el evento y proponer participación Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
4 Acepta? Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
5 Solicitar reunión con representante de evento en el Área / o demás participantes  Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
6 Definir parámetros del evento Jefe de Relaciones Internacionales Contraparte: Rectorado, Área Académica (Conferencista, Panelista, Expositor, Docente Nacional o Internacional)   Por demanda
7 Solicitar aprobación Jefe de Relaciones Internacionales Memorando de parámetros Presupuesto Por demanda
8 Solicita cambios? Contraparte: Rectorado, Área Académica (Conferencista, Panelista, Expositor, Docente Nacional o Internacional)   Por demanda
9 Ingresar evento en la plataforma de vinculación con la colectividad Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
10 Aprueba? Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
11 Solicitar difusión en carteleras de universidades Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
12 Difundir evento en carteleras de universidades Practicantes   Por demanda
13 Solicitar envío de correo masivo para infomar evento Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
14 Solicitar cambios y ajsutes Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
15 Recibir reporte con estadística de resultado de correo masivo Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
16 Archivar  en carpeta de eventos Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
17 Solicitar listado de inscritos Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
18 Recibir correo de presupuesto aprobado escaneado Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
19 Imprimir presupuesto aprobado y ejecutar logística de acuerdo a presupuesto Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
20 Recibir listado de inscritos y realizar confirmación de asistencia Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
21 Realizar evento Contraparte: Rectorado, Área Académica (Conferencista, Panelista, Expositor, Docente Nacional o Internacional)   Por demanda
22 Realizar informe de evento Secretaria de Relaciones Internacionales Reporte del evento (Relaciones Públicas) Reporte del evento (Unidad de Informática) Por demanda
23 Archivar documento físico en carpetas eventos y digital Secretaria de Relaciones Internacionales Eventos Por demanda
24 Realizar evaluación del plan Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda