Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Internacionales

MACROPROCESO:  JEFATURA DE RELACIONES INTERNACIONALES

APROBADO POR: Richard Salazar

PROCESO: GESTIÓN DE BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES Y-O CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS PARA GENERAR CONVENIOS EN PROGRAMAS DE INTERCAMBIO Y MOVILIDAD

SUBPROCESO: GESTIÓN DE BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES Y-O CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS PARA GENERAR CONVENIOS EN PROGRAMAS DE INTERCAMBIO Y MOVILIDAD

ELABORADOR POR:   Diana Hinojosa, Richard Salazar

POE No.: UASB-JRI-3.1

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Richard Salazar

OBJETIVO: 

Definir las actividades a realizar para la búsqueda de oportunidades y/o canalización de sugerencias para generar convenios en programas de intercambio y movilidad de la UASB-E

ALCANCE:

Desde la solicitud de Rectorado, identificación de necesidad de la Jefatura de Relaciones Internacionales, como requisito del POA o como iniciativa de un docente, de la búsqueda de oportunidades o canalización de sugerencias, hasta el archivo de los convenios generados por la gestión y evaluación posterior

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso puede iniciar por solicitud de Rectorado en la búsqueda de oportunidaddes para convenios en programas de intercambio y movilidad y pasar a la actividad 1 Rectorado   Por demanda
Inicio 2 El proceso puede iniciar mediante la identificación de la necesidad desde la Jefatura y pasar a la actividad 2 Jefatura de Relaciones Internacionales   Por demanda
Inicio 3 El proceso puede iniciar como requisito del Plan Anual y pasar a la actividad 2 Jefatura de Relaciones Internacionales   Por demanda
Inicio 4 El proceso puede iniciar como iniciativa de un docente y pasar a la actividad 2 Docente   Por demanda
1 Recibir delegación para la gestión Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
2 Tiene contraparte?, si es Si, pasar a actividad 3, caso contrario a actividad 4 Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
3 Tomar contacto con contraparte de posible convenio y con la respueta de la contraparte, pasar a actividad 6 Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
4 Gestionar búsqueda de contraparte Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
5 Se encontró contraparte?, si es Si, pasar a actividad 3, caso contrario el proceso finaliza Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
6 Muestra interés?, si es Si, pasar a actividad 7, caso contrario finaliza el proceso Contraparte de Convenio   Por demanda
7 Establecer vínculos de cooperación (esto demora aproximadamente 3 meses) Jefe de Relaciones Internacionales   Aproximadamente 3 meses
8 Recibir respuesta afirmativa y temas acordados de cooperación y solicitar elaborar borrador de convenio Jefe de Relaciones Internacionales Temas de cooperación acordados Por demanda
9 Solicitar revisión de convenio digital Secretaria de Relaciones Internacionales Solicitud de elaboración de convenio digital Por demanda
10 Solicita ajustes o cambios a convenio?, si es Si, pasar a actividad 11, caso contrario a actividad 14 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
11 Gestionar los cambios requeridos en convenio Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
12 Enviar a contraparte Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
13 Recibir los cambios propuestos o ajustes realizados y solicitar revisión a Procuraduría, quien gestiona con Rectorado y pasa luego de ello a la actividad 16 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
14 Recibir notifiicación de aprobación de convenio por correo electrónico y pasar a actividad 15 Secretaria de Relaciones Internacionales Notificación de aprobación de convenio Por demanda
15 Archivar convenio impreso en carpeta de convenios y finaliza el proceso Secretaria de Relaciones Internacionales Archivo convenios Por demanda
16 Recibir notificación de que el convenio recibido ha sido aprobado Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
17 Firma de convenio se realizará en evento protocolario?, si es Si, pasar a actividad 18, caso contrario a actividad 25 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
18 Está invitada la Jefatura de RI?, si es Si, pasar a actividad 19, caso contrario finaliza el proceso Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
19 Recibir correo de rectorado con hora y  fecha de firma de convenio y cuando llega el tiempo para realización del evento se activan al tiempo las actividades 20 y 21 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
20 Participar en el evento de firma de covenio y pasar a actividad 22 Jefe de Relaciones Internacionales   Por demanda
21 Participar en el evento de firma de covenio y pasar a actividad 22 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
22 Solicitar digital de convenio firmado a Procuraduría y pasar a actividad 23 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
23 Recibir archivo digital para base de datos e imprimir convenio para archivo Secretaria de Relaciones Internacionales Informe de convenios gestionados (si gestionó Relaciones Internacionales) Por demanda
24 Gestionar evaluación de planificación y el proceso finaliza Secretaria de Relaciones Internacionales   Semestral y Anual
25 Enviar 4 ejemplares para firmar  Secretaria de Relaciones Internacionales Convenio de cooperación conjunta Por demanda
26 Fuera de Quito?, si es Si, enviar por servicio de Courier y pasar a actividad 27, caso contrario solicitar envío a Jefatura Administrativa (Mensajero) y luego pasar a actividad 27 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
27 Recibir convenios firmados, escanear y archivar una copia en archivo convenios y cuando sea tiempo para evaluación pasar a actividad 24 Secretaria de Relaciones Internacionales Convenios firmados Archivo convenios Por demanda