Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Internacionales

MACROPROCESO:  JEFATURA DE RELACIONES INTERNACIONALES

APROBADO POR: Richard Salazar

PROCESO: GESTIÓN DE VISA DIPLOMÁTICA A DOCENTES INTERNACIONALES

SUBPROCESO: GESTIÓN DE VISA DIPLOMÁTICA A DOCENTES INTERNACIONALES

ELABORADOR POR:   Diana Hinojosa, Richard Salazar

POE No.: UASB-JRI-2.1

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Diana Hinojosa

OBJETIVO: 

Definir las actividades para la gestión de visa diplomática a docentes internacionales de la UASB-E

ALCANCE:

Desde la solicitud de información para la renovación de la visa diplomática de un docente internacional, hasta la entrega del pasaporte al docente internacional solicitante de la UASB-E y archivo de la constancia de la gestión 

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso inicia desde la solicitud de información para la renovación de visa diplomática por parte de un docente internacional Docente internacional   Por demanda
1 Comunicar y solicitar requisitos necesarios a Gestión del Docente Secretaria de Relaciones Internacionales Requisitos Por demanda
2 Recibir documentos y revisar de Gestión del Docente Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
3 Requisitos completos?, si es SI, pasar a actividad 4 y 5 al mismo tiempo, caso contrario regresa a Gestión del Docente Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
4 Elaborar y enviar por correo el texto para oficio al Ministro de Relaciones Exteriores solicitando renovación de visa al Rectorado y pasar a actividad 6 conjuntamente con actividad 5 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
5 Elaborar carta impresa con memorando de la Jefatura de RI, poniendo a consideración la solicitud de renovación de visa diplomática al Rectorado y pasar a actividad 6 conjuntamente con actividad 4 Secretaria de Relaciones Internacionales Memorando Carta impresa Por demanda
6 Solicitar envío de documentos a Cancillería Ecuador recibidos del Rectorado a la Jefatura Administrativa (Mensajero) Secretaria de Relaciones Internacionales Oficio de solicitud de renovación de visa Sobre con documentos requeridos para renovación de visa (copia del oficio de rectorado para el recibido) Por demanda
7 Recibir Oficio de recepción de Jefatura Administrativa (Mensajero) y guardar una copia en archivo Visas y enviar original a Rectorado Secretaria de Relaciones Internacionales Oficio firmado de recepción Archivo visas Por demanda
8 Comunicarse con cancillería  para realizar seguimiento Secretaria de Relaciones Internacionales   Después de 7 días del envío
9 Visa lista?, si es SI, pasar a actividad 10, caso contrario a actividad 8 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
10 Solicitar retiro de pasaporte con visa renovada a la Jefatura Administrativa (Mensajero) Secretaria de Relaciones Internacionales Copia de Acta recepción Por demanda
11 Recibir pasaporte de Jefatura Administrativa (Mensajero) y generar memorando de la Jefatura al docente solicitante para la entrega oficial de pasaporte con visa renovada(sacar copia de visa y pasaporte) Secretaria de Relaciones Internacionales Memorando de entrega oficial de pasaporte Pasaporte Por demanda
12 Revisar y firmar memorando de entrega, se activan al tiempo las actividades 13 y 14 Jefe de Relaciones Internacionales Memorando de entrega oficial de pasaporte Por demanda
13 Ingresar en base de datos visa internacional gestionada y guardar copia de visa, pasaporte, memo de entrega y copia de memo del rectorado Secretaria de Relaciones Internacionales Copia de visa Copia de pasaporte Copia de Memorando de Rectorado Base de datos de visas diplomáticas Por demanda
14 Entregar pasaporte con firma de memorando para constancia y archivar memorando Secretaria de Relaciones Internacionales Memorando de entrega oficial de pasaporte Pasaporte Por demanda
15 Recibir Visa renovada Docente internacional   Por demanda