Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Internacionales

MACROPROCESO:  JEFATURA DE RELACIONES INTERNACIONALES

APROBADO POR: Richard Salazar

PROCESO: GESTIÓN DE ASESORAMIENTO EN TRÁMITES DE VISAS DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS

SUBPROCESO: GESTIÓN DE ASESORAMIENTO EN TRÁMITES DE VISAS DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS

ELABORADOR POR:   Diana Hinojosa, Richard Salazar

POE No.: UASB-JRI-1.1

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero    Coordinación: Marcia Almeida    

RESPONSABLE:

Diana Hinojosa

OBJETIVO: 

Definir las actividades para el asesoramiento en trámites de visas de estudiantes extranjeros de la UASB - E

ALCANCE:

Desde el requerimiento de la planificación o por solicitud personal, escrita o telefónica estudiantes extranjeros, hasta la obtención y archivo del 100% de la copia de visa y pasaporte de los estudiantes extranjeros que cumplen su período académico en la UASB-E

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso inicia POA como requerimiento de la Planificación de actividades del Área, y en la fecha en la que se confirma el total de estudiantes admitidos y pasar a la actividad 1      
Inicio 2 El proceso puede iniciar también por los requerimientos de información de la visa de estudiante por llamada, correo electrónico o en persona y pasar a la actividad 18      
1 Solicitar  por memorando el listado de estudiantes internacionales nuevos Jefe de Relaciones Internacionales Memorando de solicitud Al inicio del período académico
2 Recibir listado solicitado Secretaria de Relaciones Internacionales Proceso de visa de estudiantes Por demanda
3 Comunicar reunión de bienvenida a los estudiantes extranjeros del listado Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
4 Dar bienvenida a los estudiantes internacionales e informar sobre la entrega de visa y pasaporte (copias) Participes de bienvenida: - Jefatura de Relaciones Internacionales - Bienestar Universitario - Secretaria de Relaciones Internnacionales - Estudiantes extranjeros   Por demanda
5 Solicitar copia del pasaporte y la visa ecuatoriana Participes de bienvenida: - Jefatura de Relaciones Internacionales - Bienestar Universitario - Secretaria de Relaciones Internnacionales - Estudiantes extranjeros   Por demanda
6 Tiene visa?, si es SI, pasar a actividad 7, caso contrario a actividad 13 Estudiantes extranjeros   Por demanda
7 Entregar copia de pasaporte y visa solicitada o enviar por correo electrónico Estudiantes extranjeros Copia de pasaporte Copia de visa Por demanda
8 Recibir copia de pasaporte y visa solicitada en forma física o por corero electrónico Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
9 Registrar en el cuadro de entrega de visas (base de datos) con la alerta de acuerdo a la caducidad Secretaria de Relaciones Internacionales Base de datos (excel) Por demanda
10 Entregaron todos los estudiantes extranjeros nuevos el requisito?, si es SI, pasar a actividad 11, caso contrario a actividad 17 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
11 Determinar estudiantes cuya visa esta por caducar Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
12 Contactar estudiantes y recordar vencimiento de visa para su gestión (de ser el caso) y la entrega de la visa gestionada a la actividad 7 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
13 Comunicar que no cuenta con visa y solicitar asesoramiento presencial Estudiantes extranjeros   Por demanda
14 Recibir información y / o solicitud de asesoramiento Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
15 Verificar  estado del alumno en base de datos Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
16 Gestionar asesoramiento en trámite de visas  y envío/entrega de instructivo y llenar Matriz de consultas getionadas y pasar a la Gestión de Visa por parte del estudiante extranjero y posteriormente a la actividad 7 Secretaria de Relaciones Internacionales Matriz de consultas (para seguimiento) Por demanda
17 Gestionar seguimiento a estudiantes que no han entregado copia de visa y pasaporte  y pasar a la Gestión de Visa por parte del estudiante extranjero y posteriormente a la actividad 7 Secretaria de Relaciones Internacionales   Por demanda
18 Solicitar información en persona o por correo y pasar a la actividad 14 Estudiantes extranjeros   Por demanda