Universidad Andina Simón Bolívar

Rectorado

MACROPROCESO: RECTORADO

APROBADO POR:  Germán Granda

PROCESO:  EMISIÓN DE PASAJES PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE

SUBPROCESO:  EMISIÓN DE PASAJES PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE

ELABORADO POR:  María Clara Mejía

POE No.:  UASB-REC-4.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega    COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Asistente del Rectorado

OBJETIVO:

Gestionar la adquisición de pasajes aéreos para personal administrativo y docente de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de los documentos de solicitud de pasajes y concluye con el envío de la solicitud de pago de pasajes, viáticos y subsistencias a la Dirección Administrativa Financiera.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Subproceso "Comunicación interna") Recibir el formulario de participación de actividades externas, la solicitud de contrato de docencia o la solicitud de movilización del área solicitante Asistente del Rectorado
Formulario de participación de actividades externas 


Solicitud de contrato de docencia 
Formulario de movilización


Cada vez que sea necesario
2 Solicitar a la agencia de viajes pasajes para las fechas de viaje y destinos necesarios por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
3 Recibir de la agencia de viajes las opciones de vuelos por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
4 Enviar a la secretaria de área las opciones de vuelos por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
5 Enviar al funcionario que viaja las opciones de vuelos por correo electrónico Secretaria de área Correo electrónico Cada vez que sea necesario
6 Elegir el vuelo a tomar y comunicar a la secretaria del área por correo electrónico Personal administrativo/Personal docente Correo electrónico Cada vez que sea necesario
7 Informar por correo electrónico a la Asistente del Rectorado el vuelo seleccionado por el funcionario que viaja Secretaria de área Correo electrónico Cada vez que sea necesario
8 Solicitar la emisión del pasaje a la agencia de viajes por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
9 Recibir de la agencia de viajes el pasaje por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
10 Enviar a la secretaria de área el pasaje por correo electrónico Asistente del Rectorado Correo electrónico Cada vez que sea necesario
11 Enviar al funcionario el pasaje por correo electrónico Secretaria de área Correo electrónico Cada vez que sea necesario
12 Recibir la factura del pasaje por parte de la agencia de viajes Asistente del Rectorado Factura Cada vez que sea necesario
13 Realizar y firmar la solicitud de pago de pasajes, viáticos y subsistencias Asistente del Rectorado
Solicitud de pago





Cada vez que sea necesario
14 Enviar la solicitud de pago, la factura, el formulario de participación de actividades externas, la solicitud de contrato de docencia o la solicitud de movilización a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Pagos de gastos") Asistente del Rectorado
Solicitud de pago 



Factura 
Formulario de participación de actividades externas 


Solicitud de contrato de docencia 
Formulario de movilización

Cada vez que sea necesario