Universidad Andina Simón Bolívar

Rectorado

MACROPROCESO:  RECTORADO

APROBADO POR:  Germán Granda

PROCESO:  COMUNICACIÓN INTERNA


SUBPROCESO:  COMUNICACIÓN INTERNA

ELABORADOR POR:  Myriam Guerra

POE No.:  UASB-REC-6.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega    COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaria del Rectorado

OBJETIVO:

Gestionar las solicitudes, pedidos y trámites que llegan al Rectorado de otras áreas de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de documentos internos para el Rectorado y concluye con el envío de documentos al área de la universidad que debe continuar con el trámite.

1.DIAGRAMA DE PROCESO

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2.PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Subproceso "Servicio de mensajería") Recibir documentos para decisiones del Rectorado Secretaria del Rectorado Memorando, oficio, contrato, entre otros Diario
2 Registrar la recepción del documento con fecha y hora en el archivo de despacho  interno rectorado Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
3 Asignar al documento número, fecha, área, persona que envío y descripción en el archivo de despacho  interno rectorado Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
4 Categorizar el documento como urgente, no urgente, espacios, informativo en el archivo de despacho  interno rectorado Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
5 Entregar el documento al Jefe de Despacho (Subproceso "Toma de decisiones del Rectorado") Secretaria del Rectorado Memorando, oficio, contrato, entre otros Diario
6 (Subproceso "Toma de decisiones del Rectorado") Recibir la documentación interna sumillada Secretaria del Rectorado Memorando, oficio, contrato, entre otros Diario
7 Registrar la observación del documento de acuerdo a la sumilla  en el archivo de despacho  interno rectorado Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
8 Opción: Se debe preparar un memorando Realizar memorando Secretaria del Rectorado Memorando   Diario
9 Firmar memorando Jefe de Despacho Memorando   Diario
10 Opción: No se debe preparar un memorando Imprimir la recepción del documento Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
11 Entregar documentación al mensajero (Subproceso "Servicio de mensajería")  Secretaria del Rectorado Memorando, oficio, contrato, entre otros Diario
12 Archivar documentación Secretaria del Rectorado Memorando, oficio, contrato, entre otros Diario