Universidad Andina Simón Bolívar

Rectorado

MACROPROCESO:  RECTORADO

APROBADO POR:  Germán Granda

PROCESO:  SOLICITUD DE INFORMACIÓN EXTERNA

SUBPROCESO:  SOLICITUD DE INFORMACIÓN EXTERNA

ELABORADOR POR:  María Elena Izurieta, Adriana Sánchez

POE No.:  UASB-REC-5.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega    COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Secretaria del Rectorado

OBJETIVO:

Gestionar las solicitudes, pedidos y trámites que llegan al Rectorado de otras instituciones públicas, privadas e internacionales.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de documentos externos y culmina con el envío de oficios de respuesta a instituciones externas.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Subproceso "Servicio de mensajería") Recibir documentos para decisiones del Rectorado Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Diario
2 Descargar los oficios que han ingresado por Quipux Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Sistema Quipux Diario
3 Recibir documentos por correo electrónico Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Correo electrónico Diario
4 Registrar la recepción del documento con fecha y hora en el archivo de despacho  externo rectorado Secretaria del Rectorado Despacho externo Rectorado Diario
5 Asignar al documento número, fecha, área, institución que envío y descripción en el archivo de despacho  externo rectorado Secretaria del Rectorado Despacho externo Rectorado Diario
6 Categorizar el documento como urgente, no urgente, espacios, informativo en el archivo de despacho  externo rectorado Secretaria del Rectorado Despacho externo Rectorado Diario
7 Entregar el documento al Jefe de Despacho (Subproceso "Toma de decisiones del Rectorado") Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Diario
8 (Subproceso "Toma de decisiones del Rectorado") Recibir la documentación sumillada Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Diario
9 Registrar la observación del documento de acuerdo a la sumilla  en el archivo de despacho  externo rectorado Secretaria del Rectorado Despacho externo Rectorado Diario
10 Opcion: Espacios Opción: Se autoriza el uso del espacio Realizar la reserva del aula Secretaria del Rectorado Sistema de gestión de aulas Diario
11 Opción: No se autoriza el uso del espacio Realizar la carta de confirmación o negación de espacio Secretaria del Rectorado Carta de confirmación o negación de espacio Diario
12 Firmar la carta de confirmación o negación de espacio Jefe de Despacho Carta de confirmación o negación de espacio Diario
13 Enviar la carta de confirmación o negación de espacio por correo electrónico al solicitante y al responsable del salón y a Tesorería (Subproceso "Facturación de servicios universitarios") Secretaria del Rectorado Carta de confirmación o negación de espacio Diario
14 Archivar  la carta de confirmación o negación de espacio. Fin. Secretaria del Rectorado Carta de confirmación o negación de espacio Diario
15 Opción: Se debe remitir el documento a otra área Opción: Se debe preparar un memorando Realizar el memorando Secretaria del Rectorado Memorando   Diario
16 Firmar el memorando Jefe de Despacho Memorando   Diario
17 Opción: No se debe preparar un memorando Imprimir la recepción del documento Secretaria del Rectorado Despacho interno Rectorado Diario
18 Entregar documentación al mensajero (Subproceso "Servicio de mensajería")  Secretaria del Rectorado Oficios, solicitudes, revistas, libros Memorando Despacho interno Rectorado Diario
19 Opción: El Rectorado debe responder a la institución externa Realizar el oficio Secretaria del Rectorado Oficio Diario
20 Firmar el oficio Jefe de Despacho Oficio Diario
21 Imprimir la recepción del documento Secretaria del Rectorado Despacho externo Rectorado Diario
22 Entregar documentación al mensajero  (Subproceso "Servicio de mensajería")  Secretaria del Rectorado Oficio Despacho externo Rectorado Diario