Universidad Andina Simón Bolívar

Procuraduría

MACROPROCESO:  PROCURADURIA

APROBADO POR: Álvaro Renato Mejía Salazar

PROCESO: GESTIÓN CONTRATOS

SUBPROCESO: CONTRATO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ELABORADOR POR: Verónica Cordero

POE No.:  

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño  COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Asistente Administrativa Procuraduría

OBJETIVO:

Brindar información y los lineamientos necesarios para la solicitud, revisión, aprobación y elaboración de los contratos servicio administrativo (apoyo administrativo e instancias de la universidad, investigadores externos y asistentes de investigación, médico ocupacional y técnico ocupacional, entre otros)

ALCANCE:

El procesos abarca las actividades desde el envío de la solicitud de contrato por parte de las áreas académicas/ unidades administrativas a rectorado (actividades comprendidas en el subproceso Selección personal bajo servicios profesionales - macroproceso Recursos Humanos) hasta el archivo del ejemplar del contrato firmado junto con la solicitud inicial en procuraduría.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO


No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subproceso Selección personal bajo servicios profesionales - macroproceso Recursos Humanos Recursos Humanos Solicitud de Contrato de Prestación de Servicio Personal sin Relación de Dependencia Permanente
2 Recibir solicitudes y revisar información que este completa y que constan firmas de revisado y autorizado Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato de Prestación de Servicio Personal sin Relación de Dependencia Permanente
3 (en caso de inconsistencias) Devolver solicitud a la instancia solicitante. Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato de Prestación de Servicio Personal sin Relación de Dependencia Permanente
4 Registrar solicitud en Excel "Numeración de Contratos" (instancia solicitante, número de trámite DAF, N° de trámite (memorando o solicitud), nombre de beneficiario, fecha de elaboración, detalle) Asistente Administrativa Procuraduría Solicitud de Contrato de Prestación de Servicio Personal sin Relación de Dependencia Permanente
5 Asignar número de contrato en Excel "Numeración de Contratos". Asistente Administrativa Procuraduría Excel "Numeración de Contratos"  Permanente
6 Elaborar contrato manualmente Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio administrativo  Permanente
7 Enviar los 4 ejemplares impresos para revisión y rubrica del Procurador Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio administrativo  Permanente
8 (en caso de solicitud de cambios) Solicitar cambios a asistente administrativa Procuraduría Procurador Contrato Servicio administrativo  Permanente
9 Imprimir hoja de ruta (formato en excel) Asistente Administrativa Procuraduría Hoja de ruta Permanente
10 Enviar los 4 ejemplares con hoja de ruta para firma a Rectorado Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio administrativo  Permanente
Hoja de ruta
11 Firmar 4 ejemplares y devolverlos a procuraduría. Rectorado Contrato Servicio administrativo  Permanente
12 (cuando sea necesario) Elaborar e imprimir "Memo de Administrador de Contrato" y adjuntarlo a los 4 ejemplares impresos del contrato Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio Administrativos Permanente
13 Enviar a la instancias solicitantes los 4 ejemplares junto con la hoja de ruta y "memo de Administrador de Contrato" cuando fuese necesario Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio Administrativos Permanente
Hoja de ruta
14 Solicitar firma en contrato a contratado. Instancia solicitante Contrato Servicio Administrativos Permanente
15 Enviar ejemplar "Procuraduría" a procuraduría para archivo Instancia solicitante Contrato Servicio Administrativos Permanente
16 Recibir ejemplar de procuraduría y archivarlo con solicitud inicial y si fuera el caso con "memo de Administrador de contrato" Asistente Administrativa Procuraduría Contrato Servicio Administrativos Permanente