Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Recursos Humanos

MACROPROCESO: JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

APROBADO POR: José Dávila

PROCESO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


SUBPROCESO: VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

ELABORADOR POR: José Dávila, Johanna Guarderas, Fernanda Ramírez

POE No.: UASB-JRH-1.7

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega   

COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Recursos Humanos

OBJETIVO:

Acompañar a los colaboradores que trabajan bajo relación de dependencia en la vinculación y desvinculación de la universidad

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de la solicitud de  contrato de trabajo de la persona seleccionada y concluye con el envío del expediente de personal al archivo pasivo.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1
Opción: Ingreso de personal 
Recibir y revisar la solicitud de contrato de cada área o dependencia con la hoja de vida, documentos de respaldo, copia de cédula y papeleta de votación, documentos familiares y el formulario 107
Técnico en Recursos Humanos
Solicitud de contrato 
Documentos  de respaldo 
Copia de cédula  y papeleta de votación 
Documentos familiares 
Formulario 107
Cada vez que se requiera
2 Abrir el expediente de personal con los documentos recibidos Técnico en Recursos Humanos Expediente de personal Cada vez que se requiera
3 Realizar el formulario de contratación Jefe de Recursos Humanos / Director de Área Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
4 Firmar el formulario de contratación Jefe de Recursos Humanos Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
5 Enviar el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Técnico en Recursos Humanos Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
6 Recibir el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
7 Sumillar el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Director Administrativo Financiero Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
8 Enviar el formulario de contratación al Rectorado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
9 Recibir el formulario de contratación de la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
10 Sumillar el formulario de contratación Rector Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
11 Enviar el formulario de contratación a Procuraduría (Subproceso "Contrato de Servicios Docente por Contrato") (Subproceso "Contrato de Servicios Docente Escalafonado") (Subproceso "Contrato de servicios administrativos por contrato") (Subproceso "Contrato de servicios administrativos escalafonados") (Subproceso "Contrato civil de colaboración para realizar actividades de docencia jubilados") Secretaria del Rectorado Formulario de contratación

Cada vez que se requiera
12
(Subproceso "Contrato de Servicios Docente por Contrato") 
(Subproceso "Contrato de Servicios Docente Escalafonado")
(Subproceso "Contrato de servicios administrativos por contrato") 
(Subproceso "Contrato de servicios administrativos escalafonados") 
(Subproceso "Contrato civil de colaboración para realizar actividades de docencia jubilados") 
Recibir contrato de trabajo
Secretaria del Rectorado Contrato de trabajo Cada vez que se requiera
13 Firmar el contrato de trabajo Rector Contrato de trabajo Cada vez que se requiera
14 Enviar el contrato de trabajo a la Jefatura de Recursos Humanos  Secretaria del Rectorado Contrato de trabajo Cada vez que se requiera
15 Recibir el contrato de trabajo Técnico en Recursos Humanos Contrato de trabajo Cada vez que se requiera
16 Elaborar acción de personal Técnico en Recursos Humanos Acción de personal

Cada vez que se requiera
17 Firmar acción de personal Jefe de Recursos Humanos Acción de personal

Cada vez que se requiera
18 Hacer firmar el contrato de trabajo y acción de personal al nuevo empleado Técnico en Recursos Humanos
Contrato de trabajo 
Acción de personal

Cada vez que se requiera
19 Archivar el contrato de trabajo y acción de personal  Técnico en Recursos Humanos
Contrato de trabajo 
Acción de personal

Cada vez que se requiera
20 Entregar el manual de Inducción impreso al nuevo empleado Técnico en Recursos Humanos Manual de inducción Cada vez que se requiera
21 Enviar por correo electrónico la lista procesos de ingreso de personal a las áreas pertinentes. Fin. Técnico en Recursos Humanos
Correo electrónico 
Lista de ingreso de procesos de personal

Cada vez que se requiera
22
Opción: Salida de personal 
Opción: Renuncia 
Recibir renuncia de personal
Secretaria del Rectorado Renuncia Cada vez que se requiera
23 Sumillar renuncia Rector Renuncia Cada vez que se requiera
24 Enviar renuncia a la Jefatura de Talento Humano Secretaria del Rectorado Renuncia Cada vez que se requiera
25 Recibir renuncia. Pasar a la actividad 31. Técnico en Recursos Humanos Renuncia Cada vez que se requiera
26
Opción: Despido 
Recibir memorando con disposición de despido de personal
Técnico en Recursos Humanos Memorando con disposición de despido de personal Cada vez que se requiera
27 Revisar memorando con disposición de despido de personal Jefe de Recursos Humanos Memorando con disposición de despido de personal Cada vez que se requiera
28 Redactar memorando de desvinculación de personal Jefe de Recursos Humanos Memorando de desvinculación de personal Cada vez que se requiera
29 Notificar al empleado de su desvinculación y entregar un original del memorando de desvinculación de personal Jefe de Recursos Humanos Memorando de desvinculación de personal Cada vez que se requiera
30 Archivar un original del memorando de desvinculación de personal Técnico en Recursos Humanos Memorando de desvinculación de personal Cada vez que se requiera
31 Enviar por correo electrónico el formulario de entrega del puesto de trabajo al empleado que se va a desvincular Técnico en Recursos Humanos
Correo electrónico 
Formulario de entrega de puesto de trabajo

Cada vez que se requiera
32 Gestionar el formulario de entrega de puesto de trabajo, en cada área o instancia correspondiente Empleado / Áreas Formulario de entrega de puesto de trabajo


Cada vez que se requiera
33 Recibir formulario de entrega de puesto de trabajo y enviarlo dentro del expediente al Oficial de Nómina Técnico en Recursos Humanos Formulario de entrega de puesto de trabajo

Cada vez que se requiera
34 Recibir expediente del funcionario, y gestionar salida contractual  Oficial de Nómina Expediente de personal Cada vez que se requiera
35 Realizar el cálculo de la liquidación  Oficial de Nómina Formato de cálculo de liquidación


Cada vez que se requiera
36 Enviar el cálculo de la liquidación al Jefe de Recursos Humanos Oficial de Nómina Formato de cálculo de liquidación


Cada vez que se requiera
37 Aprobar el cálculo de la liquidación Jefe de Recursos Humanos Formato de cálculo de liquidación


Cada vez que se requiera
38 Revisar el cálculo de la liquidación Jefe de Recursos Humanos Formato de cálculo de liquidación


Cada vez que se requiera
39
Opción: No se aprueba el cálculo de la liquidación. 
Realizar actividad 35.
     
40
Opción: Se aprueba el cálculo de la liquidación 
Realizar el memorando de solicitud de liquidación
Técnico en Recursos Humanos Memorando de solicitud de liquidación Cada vez que se requiera
41 Firmar el memorando de solicitud de liquidación Jefe de Recursos Humanos Memorando de solicitud de liquidación Cada vez que se requiera
42 Enviar el memorando de solicitud de liquidación a  la  y el cálculo de liquidación a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Nómina
Memorando de solicitud de liquidación 
Formato de cálculo de liquidación

Cada vez que se requiera
43 Enviar por correo electrónico la lista de salida de personal a las áreas pertinentes Técnico en Recursos Humanos
Correo electrónico 
Lista de procesos de salida de personal

Cada vez que se requiera
44
(Subproceso "Pagos y transferencias") 
Recibir cheque y comprobante de pago de la Dirección Administrativa Financiera 
Técnico en Recursos Humanos Cheque Cada vez que se requiera
45 Realizar el memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito Oficial de Nómina Memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito Cada vez que se requiera
46 Firmar el memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito Jefe de Recursos Humanos Memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito Cada vez que se requiera
47 Enviar el memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito a Procuraduría (Subproceso "Acta de finiquito y liquidación de haberes") Técnico en Recursos Humanos Memorado de solicitud de elaboración de acta de finiquito  Cada vez que se requiera
48
(Subproceso "Acta de finiquito y liquidación de haberes") 
Recibir el acta de finiquito
Técnico en Recursos Humanos Acta de finiquito Cada vez que se requiera
49 Hacer firmar el acta de finiquito al ex empleado y entregarle una copia y el cheque Oficial de Nómina Acta de finiquito
Cheque
Cada vez que se requiera
50 Entregar una copia del acta de finiquito a Procuraduría, otra a la Dirección Administrativa Financiera y otra al Técnico de Recursos Humanos Oficial de Nómina Acta de finiquito Cada vez que se requiera
51 Cerrar el expediente y enviarlo al archivo pasivo. Fin. Técnico en Recursos Humanos Expediente de personal Cada vez que se requiera