Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Recursos Humanos

MACROPROCESO: JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

APROBADO POR: José Dávila

PROCESO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


SUBPROCESO: PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

ELABORADOR POR: José Dávila

POE No.: UASB-JRH-1.6

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

 COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Recurso Humanos

OBJETIVO:

Gestionar la selección y contratación de estudiantes de otras universidades nacionales para que realicen prácticas pre profesionales en la Universidad Andina Simón Bolívar.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con el memorando de solicitud de contratación de pre profesional y culmina con el envío del convenio de prácticas pre profesionales al Procurador para su revisión

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1
Opción: La necesidad surge en la UASB 
Elaborar y firmar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional al Rectorado
Director de Área Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
2 Enviar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional al Rectorado Secretaria de Área   Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
3 Recibir el memorando de solicitud de contratación de pre profesional del área requirente Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
4 Entregar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional al Jefe de Despacho Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
5 Realizar el análisis del memorando de solicitud de contratación de pre profesional  para decisión del Rector Jefe de Despacho Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
6 Sumillar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Rector Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
7
Opción: No se aprueba la contratación 
Enviar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional con sumilla de negación al área requirente. Fin.
Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
8
Opción: Se aprueba la contratación 
Enviar el memorando de solicitud de contratación de pre profesional con sumilla de aprobación a la Jefatura de Recursos Humanos
Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de contratación de pre profesional  Cada vez que sea necesario
9 Revisar los convenios vigentes que permitan cubrir la necesidad de contratación Técnico en Recursos Humanos   Cada vez que sea necesario
10 Enviar correo electrónico a las universidades para que envíen hojas de vida Jefe de Recursos Humanos Correo electrónico Cada vez que sea necesario
11 Recibir correros electrónicos con hojas de vida de las universidades Jefe de Recursos Humanos
Correo electrónico 
Hojas de vida
Cada vez que sea necesario
12 Seleccionar las hojas de vida que más se ajusten al requerimiento Jefe de Recursos Humanos Hojas de vida Cada vez que sea necesario
13 Realizar entrevistas a los candidatos Jefe de Recursos Humanos Hojas de vida Cada vez que sea necesario
14 Enviar por correo electrónico las hojas de vida seleccionadas al Director de Área Jefe de Recursos Humanos
Correo electrónico 
Hojas de vida
Cada vez que sea necesario
15 Realizar entrevista a los candidatos Director de Área Hojas de vida Cada vez que sea necesario
16 Seleccionar al candidato  Director de Área Hojas de vida Cada vez que sea necesario
17 Comunicar por correo electrónico al Jefe de Recursos Humanos la selección del candidato  Director de Área Correo electrónico Cada vez que sea necesario
18 Realizar reunión de información de prácticas pre profesionales y acordar fecha de ingreso Jefe de Recursos Humanos   Cada vez que sea necesario
19 Solicitar a la Unidad de Informática la asignación de un equipo informático para el practicante (Subproceso "Mesa de ayuda") Jefe de Recursos Humanos Ticket de mesa de ayuda

Cada vez que sea necesario
20 Realizar el formulario de contratación Director de Área Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
21 Firmar el formulario de contratación Jefe de Recursos Humanos Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
22 Enviar el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Técnico en Recursos Humanos Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
23 Recibir el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Asistente de la Dirección Administrativa Financiera Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
24 Sumillar el formulario de contratación a la Dirección Administrativa Financiera Director Administrativo Financiero Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
25 Enviar el formulario de contratación al Rectorado Asistente de la Dirección Administrativa Financiera Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
26 Recibir el formulario de contratación Secretaria del Rectorado Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
27 Sumillar el formulario de contratación Rector Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
28 Enviar el formulario de contratación a Procuraduría (Subproceso "Misceláneos") Secretaria del Rectorado Formulario de contratación Cada vez que sea necesario
29
(Subproceso "Misceláneos") 
Recibir el contrato de prácticas pre profesionales
Secretaria del Rectorado Contrato de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
30 Firmar el contrato de prácticas pre profesionales Rector Contrato de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
31 Enviar el contrato de prácticas pre profesionales a la Jefatura de Recursos Humanos  Secretaria del Rectorado Contrato de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
32 Recibir el contrato de prácticas pre profesionales Técnico en Recursos Humanos Contrato de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
33 Hacer firmar el contrato de prácticas pre profesionales y entregarlo Técnico en Recursos Humanos Contrato de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
34 Archivar el contrato de prácticas pre profesionales Técnico en Recursos Humanos
Contrato de prácticas pre profesionales 
Acción de personal

Cada vez que sea necesario
35 Realizar solicitud de pago de movilización Secretaria de Área   Solicitud de pago




Cada vez que sea necesario
36 Firmar solicitud de pago de movilización Director de Área   Solicitud de pago




Cada vez que sea necesario
37 Enviar la solicitud de pago, la factura y un original del contrato de servicios profesionales a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Secretaria de Área   Solicitud de pago



Cada vez que sea necesario
38 Generar el certificado de práctica pre profesional y entregarlo al  practicante Tutor Certificado de práctica pre profesional Cada vez que sea necesario
39 Solicitar a la Unidad de Informática el retiro del equipo informático que se le asignó al practicante (Subproceso "Mesa de ayuda") Jefe de Recursos Humanos Ticket de mesa de ayuda

Cada vez que sea necesario
40 Opción: La necesidad surge de otras universidades Recibir la solicitud de prácticas pre profesionales Jefe de Recursos Humanos/Recepcionista/Rectorado/Áreas académicas/Unidades administrativas Solicitud de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
41 Enviar la solicitud de prácticas pre profesionales a la Jefatura de Recursos Humanos Recepcionista/Rectorado/Áreas académicas/Unidades administrativas Solicitud de prácticas pre profesionales Cada vez que sea necesario
42 Realizar reunión de información de prácticas pre profesionales y acordar fecha de ingreso Jefe de Recursos Humanos   Cada vez que sea necesario
43 Realizar ajustes al convenio de prácticas pre profesionales Jefe de Recursos Humanos Convenio de prácticas pre profesionales

Cada vez que sea necesario
44 Enviar por correo electrónico el convenio de prácticas pre profesionales al practicante para que gestione la revisión del mismo en su universidad Jefe de Recursos Humanos
Correo electrónico
Convenio de prácticas pre profesionales

Cada vez que sea necesario
45 Recibir por correo electrónico el convenio de prácticas pre profesionales con las observaciones de la universidad Jefe de Recursos Humanos
Correo electrónico 
Convenio de prácticas pre profesionales

 
46 Enviar el convenio de prácticas pre profesionales al Procurador para su revisión (Subproceso "Convenios"). Pasar a la actividad 19. Jefe de Recursos Humanos
Correo electrónico 
Convenio de prácticas pre profesionales

Cada vez que sea necesario