Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Recursos Humanos

MACROPROCESO: JEFATURA DE RECURSOS HUMANOS

APROBADO POR: Virginia Alta, José Dávila

PROCESO: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


SUBPROCESO:SELECCIÓN DE PERSONAL DOCENTE DE PLANTA ESCALAFONADO

ELABORADOR POR: Virginia Alta, José Dávila

POE No.: UASB-JRH-1.2

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

 COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Rector/Secretaria General/Director de Área

OBJETIVO:

Gestionar la selección personal docente bajo la modalidad de planta por concurso.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la exposición de la necesidad de contratación de personal docente por parte del director de área al Rector y concluye con la negación de la contratación por parte del Rector debido a que los concursantes obtuvieron bajas calificaciones.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Exponer al Rector la necesidad de que se contrate un docente de acuerdo a la planificación de los programas de posgrado y actividades académicas del área Director de área   Primero o cuarto trimestre
2 Decidir la procedencia de la contratación solicitada Rector   Primero o cuarto trimestre
3 Opción: No se realizará la contratación del docente. Fin. Director de área   Primero o cuarto trimestre
4 Opción: Se realizará la contratación del docente Elaborar y firmar la solicitud para convocatoria a la contratación Director de área Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
5 Enviar al Rectorado la solicitud para convocatoria a la contratación Secretaria de área Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
6 Recibir la solicitud para convocatoria a la contratación Secretaria del Rectorado Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
7 Entregar la solicitud para convocatoria a la contratación al Jefe de Despacho Secretaria del Rectorado Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
8 Revisar la solicitud para convocatoria a la contratación para decisión del Rector Jefe de Despacho  Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
9 Sumillar la solicitud para convocatoria a la contratación Rector Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
10 Elaborar el memorando de solicitud de emisión de informe de pertinencia académica  por parte de la  la Dirección General Académica y el memorando de solicitud de emisión de informe de disponibilidad presupuestaria por parte de la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de emisión de informe de pertinencia académica Memorando de solicitud de emisión de informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
11 Firmar el memorando de solicitud de emisión de informe de pertinencia académica para la Dirección General Académica y el memorando de solicitud de emisión de informe de disponibilidad presupuestaria para la Dirección Administrativa Financiera Rector Memorando de solicitud de emisión de informe de pertinencia académica Memorando de solicitud de emisión de informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
12 Enviar el memorando de solicitud de informe de pertinencia académica  a la Dirección General Académica y el memorando de solicitud  de informe de disponibilidad presupuestaria a la Dirección Administrativa Financiera, adjuntando copia de la solicitud para convocatoria a la contratación  (Subproceso "DGA") (Subproceso "Presupuesto") Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de emisión de informe de pertinencia académica Memorando de solicitud de emisión de informe de disponibilidad presupuestaria Solicitud para convocatoria a la contratación Primero o cuarto trimestre
13 (Subproceso "DGA") Recibir el informe de pertinencia académica  Secretaria del Rectorado Informe de pertinencia académica  Primero o cuarto trimestre
14 (Subproceso "Presupuesto") Recibir el informe de disponibilidad presupuestaria  Secretaria del Rectorado Informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
15 Entregar el informe de pertinencia académica y el informe de disponibilidad presupuestaria al Jefe de Despacho Secretaria del Rectorado Informe de pertinencia académica Informe de disponibilidad presupuestaria Primero o cuarto trimestre
16 Revisar el informe de pertinencia académica  y el informe de disponibilidad presupuestaria, antes de pasar a análisis del Rector Jefe de Despacho  Informe de pertinencia académica Informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
17 Sumillar el informe de pertinencia académica para y el informe de disponibilidad presupuestaria aprobando el proceso de contratación Rector Informe de pertinencia académica Informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
18 Enviar a la Secretaría General el informe de pertinencia académica y el informe de disponibilidad presupuestaria para que se proceda con la preparación de las bases del concurso. Secretaria del Rectorado Informe de pertinencia académica Informe de disponibilidad presupuestaria  Primero o cuarto trimestre
19 Preparar las bases de contratación para la convocatoria pública Secretaria General Bases de contratación de personal docente escalafonado Primero o cuarto trimestre
20 Enviar por correo electrónico al Director de Área solicitante las bases para la convocatoria  pública  Secretaria General Bases de contratación de personal docente escalafonado Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
21 Recibir por correo electrónico  del director de área solicitante  las observaciones a las bases de contratación de personal docente escalafonado  Secretaria General Bases de contratación de personal docente escalafonado Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
22 Ajustar las bases para la convocatoria pública para la contratación de un docente escalafonado de acuerdo a las observaciones  del director de área solicitante Secretaria General Bases de contratación de personal docente escalafonado  Primero o cuarto trimestre
23 Enviar el correo electrónico de solicitud de activación de la casilla "Concursos" en la página web a la Unidad de Informática (Subproceso "Mesa de ayuda") Secretaria General Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
24 Realizar y firmar el memorando de solicitud de aprobación de las bases para la convocatoria pública y presentarlo al Rector Secretaria General Memorando de solicitud de aprobación de base  las bases de contratación de personal docente escalafonado Primero o cuarto trimestre
25 Revisar  el memorando de solicitud de aprobación de las bases para la convocatoria pública para la selección y contratación de un docente de planta  e insertar sumilla Rector Memorando de solicitud de aprobación de base  las bases de contratación de personal docente escalafonado Bases de contratación de personal docente escalafonado  Primero o cuarto trimestre
26 Opción: No se aprobaron las bases de contratación de personal docente escalafonado Pasar a la actividad 22. Secretaria General   Primero o cuarto trimestre
27 Opción: Se aprobaron las bases de contratación de personal docente escalafonado Realizar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para el proceso de contratación de personal docente escalafonado Secretaria General Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Primero o cuarto trimestre
28 Enviar el memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para el proceso de contratación de personal docente escalafonado a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Secretaria de Secretaría General Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria Primero o cuarto trimestre
29 (Subproceso "Presupuesto") Recibir la disponibilidad presupuestaria para el proceso de contratación de personal docente escalafonado Secretaria de Secretaría General Disponibilidad presupuestaria Primero o cuarto trimestre
30 Solicitar por correo electrónico la publicación en la prensa escrita  la convocatoria a concurso público para la selección y contratación de un docente de planta escalafonado a la Jefatura de Relaciones Públicas (Subproceso "Gestión de difusión de actividades académicas") Secretaria de Secretaría General Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
31 Enviar por correo electrónico a la Jefatura de Publicaciones las bases del concurso para su publicación en un lugar destacado del portal web de la Universidad Secretaria de Secretaría General Correo electrónico Bases de contratación de personal docente escalafonado  Primero o cuarto trimestre
32 Enviar al director de área con copia a la Secretaria las bases del concurso para su apoyo en la difusión Secretaria de Secretaría General Correo electrónico Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
33 Definir a los docentes: 3 internos y 2 externos  que serán miembros del Tribunal del concurso Rector/Director de área   Primero o cuarto trimestre
34 Realizar la resolución de designación de miembros del Tribunal Secretaria General Resolución de designación de miembros del Tribunal Primero o cuarto trimestre
35 Firmar la resolución de designación de miembros del Tribunal Rector Resolución de designación de miembros del Tribunal Primero o cuarto trimestre
36 Realizar las cartas de designación de miembros del  Tribunal del concurso Secretaria de Secretaría General Cartas de designación de miembros para conformación del Tribunal Primero o cuarto trimestre
37 Firmar las cartas de designación de miembros del Tribunal del concurso Secretaria General Cartas de designación de miembros para conformación del Tribunal Primero o cuarto trimestre
38 Entregar las cartas de  designación de miembros del Tribunal a cada miembro interno, a los miembros externos la entrega lo realizará la secretaria del área respectiva Secretaria de Secretaría General Cartas de designación de miembros para conformación del Tribunal Primero o cuarto trimestre
39 Recibir las consultas y pedidos de aclaraciones de los postulantes a través de la casilla  "Concursos" de la página web Secretaria General/Secretaria de Secretaría General Página web Primero o cuarto trimestre
40 Revisar las consultas y pedidos de aclaraciones de los interesados en el concurso Secretaria General/Presidente del Tribunal/Secretaria de Secretaría General   Primero o cuarto trimestre
41 Preparar la respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones Secretaria General/Presidente del Tribunal/Secretaria de Secretaría General Informe de respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones Primero o cuarto trimestre
42 Enviar por correo electrónico a todos los postulantes el informe de respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones Secretaria de Secretaría General Informe de respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
43 Enviar por correo electrónico el Informe de respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones a la Jefatura de Relaciones Públicas para que lo publiquen en la parte correspondiente  en la página web (Subproceso "Gestión de difusión de actividades académicas") Secretaria General Informe de respuesta a las consultas y pedidos de aclaraciones Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
44 Recibir la documentación de los postulantes físicamente y en un CD Secretaria de Secretaría General Documentación de postulantes física y en CD Primero o cuarto trimestre
45 Sacar copias de la documentación de los postulantes Secretaria de Secretaría General Copias de la documentación de postulantes Primero o cuarto trimestre
46 Entregar la documentación original y copia  de los postulantes a la secretaria del área requirente Secretaria de Secretaría General Copias de la documentación de postulantes Primero o cuarto trimestre
47 Entrega a los miembros del Tribunal la información de los postulantes Secretaria del área requirente Copias de la documentación de postulantes  
48 Realizar el memorando de delegación para actuar como secretario/a del Tribunal Secretaria de Secretaría General Memorando de designación para actuar como secretario/a del Tribunal Primero o cuarto trimestre
49 Firmar el memorando de designación para actuar como secretario/a del Tribunal Secretaria General Memorando de designación para actuar como secretario/a del Tribunal Primero o cuarto trimestre
50 Enviar al designado (con copia al Presidente del Tribunal)  el memorando de designación para actuar como secretario/a del Tribunal Secretaria de Secretaría General Memorando de designación para actuar como secretario/a del Tribunal Primero o cuarto trimestre
51 Revisar la documentación de los postulantes Tribunal Copias de la documentación de postulantes Primero o cuarto trimestre
52 Sistematizar las calificaciones de méritos de los postulantes para revisión y firma de los miembros del Tribunal Secretario  del Tribunal   Primero o cuarto trimestre
53 Calificar los méritos de los postulantes Tribunal Formatos de calificación Primero o cuarto trimestre
54 Realizar las cartas de notificación de calificaciones Secretario del Tribunal Cartas de notificación de calificaciones Primero o cuarto trimestre
55 Firmar las cartas de notificación de calificaciones en la fase de méritos Presidente del Tribunal Cartas de notificación de calificaciones Primero o cuarto trimestre
56 Enviar las cartas de notificación de calificaciones en la fase de méritos a los postulantes  por correo electrónico  Secretario del Tribunal Cartas de notificación de calificaciones Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
57 Recibir las observaciones a las calificaciones de la fase de méritos por correo electrónico Secretario del Tribunal Observaciones a las calificaciones Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
58 Revisar las observaciones a las calificaciones a la fase de méritos Tribunal Observaciones a las calificaciones Primero o cuarto trimestre
59 Responder las observaciones a las calificaciones por correo electrónico Tribunal Respuesta a las observaciones a las calificaciones Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
60 Establecer las fechas de cumplimiento de la fase de oposición Tribunal   Primero o cuarto trimestre
61 Enviar por correo electrónico las fechas de cumplimiento de la fase de oposición a los postulantes Secretario del Tribunal Correo electrónico Primero o cuarto trimestre
62 Calificar la clase demostrativa o charla del postulante Tribunal Formato de calificación Primero o cuarto trimestre
63 Calificar el proyecto de investigación en el ámbito del  concurso presentado por el postulante Tribunal Formato de calificación Primero o cuarto trimestre
64 Realizar la entrevista al postulante Tribunal Formato de calificación Primero o cuarto trimestre
65 Calificar el sílabo presentado por el postulante Tribunal Formato de calificación Primero o cuarto trimestre
66 Sistematizar las calificaciones de la fase de méritos y entregar a los miembros del Tribunal para su revisión Secretario  del Tribunal   Primero o cuarto trimestre
67 Revisar los resultados consolidados  y elaborar el acta de calificaciones con orden de precedencia Tribunal Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
68 Realizar la carta  de entrega de acta de calificaciones del proceso Secretario del Tribunal Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Primero o cuarto trimestre
69 Firmar la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Presidente del Tribunal Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Primero o cuarto trimestre
70 Entregar la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso y el acta de calificaciones a la Secretaria del Rectorado Presidente del Tribunal Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
71 Entregar  la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso  y el acta de calificaciones al Rector Secretaria del Rectorado Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
72 Revisar  la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso  y el acta de calificaciones previo a la decisión del Rector Jefe de Despacho  Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
73 Sumillar  la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso  y el acta de calificaciones con la decisión de contratación del concursante que mejor puntaje haya obtenido Rector Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
74 Enviar  la carta de entrega de acta de calificaciones del proceso  y el acta de calificaciones con la decisión de contratación a la Secretaría General Secretaria del Rectorado Carta de entrega de acta de calificaciones del proceso Acta de calificaciones Primero o cuarto trimestre
75 Elaborar las cartas de notificación de resultados del concurso Secretaria de Secretaría General Cartas de notificación de resultados del concurso Primero o cuarto trimestre
76 Firmar las cartas de notificación de resultados del concurso Secretaria General Cartas de notificación de resultados del concurso Primero o cuarto trimestre
77 Enviar las cartas de notificación de resultados del concurso a los postulantes Secretaria de Secretaría General Cartas de notificación de resultados del concurso Primero o cuarto trimestre
78 Generar una carpeta con toda la documentación del concurso Secretaria General/Secretaria de Secretaría General Acta de calificaciones, Copias de Cartas de notificación de resultados del concurso y carpeta del ganador Primero o cuarto trimestre
79 Elaborar el memorando de entrega de documentación del concurso Secretaria de Secretaría General Memorando de entrega de documentación del concurso Primero o cuarto trimestre
80 Firmar el memorando de entrega de documentación del concurso Secretaria General Memorando de entrega de documentación del concurso Primero o cuarto trimestre
81 Enviar el memorando de entrega de documentación del concurso y la carpeta de documentación del concurso a la Jefatura de Recursos Humanos Secretaria de Secretaría General Memorando de entrega de documentación del concurso Carpeta de documentación del concurso Primero o cuarto trimestre
82 Entregar la documentación de todo el proceso: bases del concurso, documentación de participantes y demás documentación generada en el proceso al Archivo Central para incorporar a la serie documental correspondiente Secretaria de Secretaría General Documentación de todo el proceso Primero o cuarto trimestre
83 Opción: El Rector autorizó la contratación (Subproceso "Vinculación y desvinculación de personal") Secretaria de Secretaría General   Primero o cuarto trimestre
84 Opción: El Rector no autorizó la contratación porque  los concursantes obtuvieron muy bajas calificaciones. Fin. Secretaria de Secretaría General   Primero o cuarto trimestre