Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Publicaciones

MACROPROCESO: JEFATURA DE PUBLICACIONES

APROBADO POR: Annamari de Piérola  

PROCESO: PUBLICACIÓN DEL PROSPECTO DE LA UASB-E

SUBPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROSPECTO DE LA UASB-E

ELABORADOR POR: Annamari de Piérola  

POE No.: UASB-JP-7.1  

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero       Coordinación: Marcia Almeida   

RESPONSABLE:

Annamari de Piérola  

OBJETIVO:

Definir las actividades para gestionar la información del prospecto de la UASB-E

ALCANCE:

Desde el requerimiento de realizar proceso editorial del prospecto de la UASB en su POA, hasta el diseño solicitado que pasa al Subproceso Gestión Editorial del Prospecto de la UASB -E

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio El proceso inicia con el requerimiento del POA de realizar el proceso editorial del prospecto de la UASB-E  JEFATURA DE PUBLICACIONES   12 de marzo de cada año
1 Solicitar actualización de la información a las Áreas Académicas y Áreas Administrativas Jefa de Publicaciones   Por demanda
2 Preparar información para envío a las unidades administrativas y académicas para su actualización Secretaria de Publicaciones   hasta el 15 de marzo
3 Enviar solicitud de actualización solicitando uso de control de cambios Secretaria de Publicaciones Memorando y correo (solicitud física y electrónica) Por demanda
4 Recibir solicitud de actualización de información INSTANCIAS VARIAS (Áreas Académicas, Comité de Investigaciones, Casa Andina,  Jefatura de Relaciones Públicas, Unidad de Gestión de Educación Virtual, Centro de Información y Biblioteca, Dirección de Informática, Dirección General Académica (DGA), Dirección Administrativa Financiera (DAF), Bienestar Universitario, Centros UISA, Residencia, Jefatura de Relaciones Internacionales, Colegio de América, Secretaría General (SG), Rectorado) Memorando y correo (solicitud física y electrónica) 1 semana a 15 días plazo
5 Enviar actualización o corrección  (de ser el caso) INSTANCIAS VARIAS (Áreas Académicas, Comité de Investigaciones, Casa Andina,  Jefatura de Relaciones Públicas, Unidad de Gestión de Educación Virtual, Centro de Información y Biblioteca, Dirección de Informática, Dirección General Académica (DGA), Dirección Administrativa Financiera (DAF), Bienestar Universitario, Centros UISA, Residencia, Jefatura de Relaciones Internacionales, Colegio de América, Secretaría General (SG), Rectorado)   Por demanda
6 Recibir y revisar los cambios y actualizaciones  Secretaria de Publicaciones   Por demanda
7 Se usó control de cambios?, si es SI, pasar a actividad 9, caso contrario pasar a actividad 8 Secretaria de Publicaciones   Por demanda
8 Devolver a la instancia correspondiente Secretaria de Publicaciones   Por demanda
9 Recibir y revisar cambios o actualizaciones Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
10 Existen problemas o imprecisiones?, si es Si, pasar a actividad 11, caso contrario pasar a actividad 29 Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
11 El problema o imprecisión recae en DGA, SG o Rectorado?, si es SI, pasar a actividad 12, caso contrario pasar a actividad 25 Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
12 Gestionar problemas con instancias relacionadas (SG, RECTORADO, DGA) Jefa de Publicaciones   Por demanda
13 Recibir respuesta a dudas y problemas y solicitar realizar correcciones según tipo de trabajo / Revisión de Información no validada Jefa de Publicaciones   Por demanda
14 Existen errores?, si es SI, y son errores de edición pasar a actividad 15, en caso de ser inconsistencias que persisten pasar a actividad 19 o 22 y si no existen errores pasar a actividad 24 Jefa de Publicaciones   Por demanda
15 Corregir errores de edición Jefa de Publicaciones   Por demanda
16 Solicitar validación de información a DGA y SG (Subprocesos DGA y SECRETARÍA GENERAL), si valida la información pasar a actividad 17, caso contrario pasar a actividad 13 Jefa de Publicaciones   Por demanda
17 Recibir documento de información validada por las instancias DGA y SG y solicitar envío Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
18 Enviar información con cambios y/o actualizaciones validadas, finaliza al pasar el diseño solicitado al Subproceso  GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DEL PROSPECTO DE LA UASB-E  Secretaria de Publicaciones   Por demanda
19 Gestionar correcciones finales con la instancia correspondiente según tarea asignada  y pasar a actividad 20 Secretaria de Publicaciones Solicitud por correo electrónico o vía telefónica Por demanda
20 Solventar inconsistencias y pasar a actividad 21 o 23 según corresponda INSTANCIAS VARIAS (Áreas Académicas, Comité de Investigaciones, Casa Andina,  Jefatura de Relaciones Públicas, Unidad de Gestión de Educación Virtual, Centro de Información y Biblioteca, Dirección de Informática, Dirección General Académica (DGA), Dirección Administrativa Financiera (DAF), Bienestar Universitario, Centros UISA, Residencia, Jefatura de Relaciones Internacionales, Colegio de América, Secretaría General (SG), Rectorado)   Por demanda
21 Recibir contestación , resolver duda y corregir texto y solicitar revisión, pasar a actividad 13 Secretaria de Publicaciones   Por demanda
22 Gestionar correcciones finales con la instancia correspondiente según tarea asignada, pasar a actividad 20 Asistente de la Jefatura de Publicaciones Solicitud por correo electrónico o vía telefónica Por demanda
23 Recibir contestación , resolver duda y corregir texto y solicitar revisión, pasar a actividad 13 Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
24 Revisión editorial y  de lo que se pidió corregir (de ser el caso) y solicitar validación Jefa de Publicaciones   Por demanda
25 Solicitar gestión de errores con las instancias académicas o administrativas que correspondan Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
26 Recibir y gestionar con la instancia que corresponda Secretaria de Publicaciones   Por demanda
27 Recibir solicitud y solventar dudas y problemas INSTANCIAS VARIAS (Áreas Académicas, Comité de Investigaciones, Casa Andina,  Jefatura de Relaciones Públicas, Unidad de Gestión de Educación Virtual, Centro de Información y Biblioteca, Dirección de Informática, Dirección General Académica (DGA), Dirección Administrativa Financiera (DAF), Bienestar Universitario, Centros UISA, Residencia, Jefatura de Relaciones Internacionales, Colegio de América, Secretaría General (SG), Rectorado)   Por demanda
28 Recibir dudas solventadas y pasar a actividad 13 Secretaria de Publicaciones   Por demanda
29 Aceptar cambios y solicitar revisión Asistente de la Jefatura de Publicaciones   Por demanda
30 Revisar cambios o actualizaciones y pasar a actividad 14 Jefa de Publicaciones   Por demanda