Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Publicaciones

MACROPROCESO: JEFATURA DE PUBLICACIONES

APROBADO POR: Annamari de Piérola  

PROCESO: GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

SUBPROCESO: GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

ELABORADOR POR: Annamari de Piérola  

POE No.: UASB-JP-5.1  

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero       Coordinación: Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

  Annamari de Piérola  

OBJETIVO:

Definir las actividades para solicitar disponibilidad presupuestaria para libros de investigación (sin coedición), de la Serie Magister, prospecto y folletos de los programas de la UASB-E

ALCANCE:

Desde el proceso editorial de los libros de investigación (sin coedición), de la Serie Magister, del prospecto y de folletos de los programas de la UASB-E

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso puede iniciar desde el Subproceso GESTIÓN EDITORIAL DEL PROSPECTO DE LA UASB-E   y pasar a la actividad 1 SUBPROCESO GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DEL PROSPECTO DE LA UASB-E   Por demanda
Inicio 2 El proceso puede iniciar desde el Subproceso GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE LIBROS DE INVESTIGACIÓN (sin Coedición)  y pasar a la actividad 1 SUBPROCESO GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE LIBROS DE INVESTIGACIÓN (sin Coedición)   Por demanda
Inicio 3 El proceso puede iniciar desde el Subproceso GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE LA SERIE MAGISTER y pasar a la actividad 1 SUBPROCESO GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE LA SERIE MAGISTER   Por demanda
Inicio 4 El proceso puede iniciar desde el Subproceso GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE FOLLETOS DE LOS PROGRAMAS DE LA UASB-E y pasar a la actividad 1 SUBPROCESO GESTIÓN DE PROCESO EDITORIAL DE FOLLETOS DE LOS PROGRAMAS DE LA UASB-E   Por demanda
1 Recibir proformas y realizar solicitud de disponibilidad presupuestaria Secretaria de Publicaciones Proforma de impresión Proforma de maqueta Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta
Por demanda
2 Firmar solicitud de disponibilidad presupuestaria Jefe de Publicaciones Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión
Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta
Por demanda
3 Enviar solicitud a la Dirección Administrativa Financiera, en caso que sea para la disponibilidad presupuestaria de impresión se debe adjuntar proforma de impresión y Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión, y en caso de que sea para la disponibilidad presupuestaria para maqueta, se debe adjuntar proforma de maqueta y Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta Secretaria de Publicaciones DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA Proforma de impresión Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión
Proforma de maqueta Memorando de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta
Por demanda
4 Recibir disponibilidad presupuestaria de impresión o maqueta sellado, luego de una semana de su solicitud Secretaria de Publicaciones Proforma de impresión Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión Proforma de maqueta Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta 1 semana
5 Elaborar orden de compra y enviar a revisión (DAF), luego de la revisión, la DAF envía documentación de la disponibilidad presupuestaria más orden de compra firmada, en caso de ser para pagar impresión de folletos, maqueta de folletos y maqueta de libros sin coedición, pasa a la actividad 6, en caso de ser para pago de publicaciones impresas de libros de investigación, prospecto y serie magister, pasa a actividad 7 Secretaria de Publicaciones Proforma de impresión Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión Proforma de maqueta Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta
Orden de compra firmada (impresión o maqueta)
Por demanda
6 Recibir documentación con orden de compra firmada y pasar al subproceso GESTIÓN DE PRUEBA DE COLOR E IMPRENTA Y SOLICITUD DE PAGO, de forma conjunta a la llegada de la factura, de impresión y maqueta solo de folletos, y para pago solo de maqueta de libros sin coedición Secretaria de Publicaciones Proforma de impresión (solo folletos)
Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión (solo folletos)
Proforma de maqueta (folletos y libros sin coedición) Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria de diseño de maqueta (folletos y libros sin coedición
Orden de compra firmada (impresión o maqueta)
24 horas
7 Recibir documentación y enviar para gestión de pago de la impresión de publicaciones impresas (con o sin coedición dependiendo de los términos del convenio) y enviar al subproceso GESTIÓN DE RECEPCIÓN Y NOTIFICACIÓN DE PUBLICACIONES IMPRESAS Secretaria de Publicaciones Proforma de impresión (libros con o sin coedición dependiendo términos del convenio)
Memorando sellado de solicitud de disponibilidad presupuestaria para impresión Orden de compra firmada (impresión)
Hasta llegada de factura del proveedor