Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Publicaciones

MACROPROCESO: JEFATURA DE PUBLICACIONES

APROBADO POR: Annamari de Piérola

PROCESO: GESTIÓN DE RECEPCIÓN Y NOTIFICACIÓN DE PUBLICACIONES IMPRESAS

SUBPROCESO: GESTIÓN DE RECEPCIÓN Y NOTIFICACIÓN DE PUBLICACIONES IMPRESAS

ELABORADOR POR: Annamari de Piérola

POE No.: UASB-JP-12.1

EQUIPO DE PROCESOS:    Eduardo Rosero          Coordinación: Marcia Almeida      

RESPONSABLE:

Annamari de Piérola

OBJETIVO:

Definir las actividades en la recepción y notificación de publicaciones impresas de la UASB-E

ALCANCE:

Desde la desde la recepción de notificación de llegada de publicaciones impresas (libros de investigación, prospecto, serie magister), hasta el archivo del listado de entrega de prospectos y la solicitud de publicaciones impresas a Control de Bienes en caso de requerir libros para el fondo editorial

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 El proceso inicia desde el requerimiento del Subproceso GESTIÓN REVISIÓN DE PROPUESTAS DE LIBROS DE INVESTIGACIÓN, AUSPICIO Y/O COEDICIÓN y pasa a la GESTIÓN DE IMPRENTA, sin embargo desde CONTROL DE BIENES parten las actividades 1 y 2 GESTIÓN REVISIÓN DE PROPUESTAS DE LIBROS DE INVESTIGACIÓN, AUSPICIO Y/O COEDICIÓN   Por demanda
Inicio 2 El proceso inicia desde el requerimiento del Subproceso GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA  y pasa a la GESTIÓN DE IMPRENTA, sin embargo desde CONTROL DE BIENES parten las actividades 1 y 2 GESTIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA   Por demanda
1 Recibir notificación de llegada de publicaciones impresas, se da inicio a las actividades 3 y 4 con la activación de las actividades 1 y 2 Secretaria de Publicaciones Notificación de llegada de notificaciones impresas (Libros de Investigación, Prospectos, Serie Magister) Por demanda
2 Recibir 30 publicaciones impresas, se da inicio a las actividades 3 y 4 con la activación de las actividades 1 y 2 Secretaria de Publicaciones Publicaciones impresas (Libros de Investigación, Prospectos, Serie Magister) Por demanda
3 Notificar llegada de publicaciones impresas a las instancias de la UASB-E que correspondan (Rectorado, Dirección General Académica, Centro de Información y Biblioteca, Comité de Investigaciones, Directores de Área, Secretarias de Área, Relaciones Públicas), en caso del prospecto pasar a actividad 7 y en caso de las demás publicaciones impresas pasar a actividad 5 Secretaria de Publicaciones   1 semana después de la llegada
4 Enviar 10 publicaciones impresas al rectorado, 3 al Centro de Información y Biblioteca y 17 a la bodega de Publicaciones y finaliza el proceso Secretaria de Publicaciones   Por demanda
5 Requiere publicaciones impresas (libros de investigaciones, Serie Magister)?, si es SI, pasar a actividad 6, caso contrario finaliza el proceso Secretaria de Publicaciones   Por demanda
6 Solicitar publicaciones impresas en función de la necesidad al Subproceso CONTROL DE BIENES y finaliza el proceso Secretaria de Publicaciones   Por demanda
7 Entregar prospectos a todo el personal de las oficinas de la UASB-E 1 semana después de la llegada de prospectos impresos Secretaria de Publicaciones Listado (acta entrega - recepción)
Memorando de entrega de prospecto (para informar la entrega)
1 semana tiempo de entrega
8 Archivar listado firmado en carpeta memorandos y finaliza el proceso Secretaria de Publicaciones   Por demanda