Universidad Andina Simón Bolívar

Comité de Investigaciones

MACROPROCESO: COMITÉ DE INVESTIGACIONES

APROBADO POR:     Pablo Ospina      

PROCESO: FONDO DE PROYECTOS INTERINSTITUCIONALES


SUBPROCESO: GESTIÓN DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS INTERINSTITUCIONALES

ELABORADOR POR:     Paulina Nieto    

POE No.: UASB-2-INV-3.1

EQUIPO PROCESOS:       Eduardo Rosero          Coordinación:    Marcia Almeida     

RESPONSABLE:

Administrativo: Paulina Nieto - Secretaria del Área     

Estratégico: Pablo Ospína - Presidente del CI    

OBJETIVO:

Definir las actividades a realizar para la Gestión del Seguimiento de Proyectos Interinstitucionales y solicitud de información de estos

ALCANCE:

Desde la convocatoria de un proyecto interinstitucional o solicitud de información de Áreas internas de la UASB o Instituciones de Estado, hasta gestionar el soporte a los proyectos o envío de información requerida según corresponda

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio 1 Inicia con la solicitud de información de la DGA (Dirección General Académica) para los casos de Actualización de Información, Auto-evaluación, Evaluación Externa y Pedido de información de Organismos de Estado-varios y pasa a la actividad 1 DGA (Dirección General Académica)   Por demanda
Inicio 2 Inicia con la solicitud de información o seguimiento del Rectorado respecto a un proyecto en el que la Universidad se encuentra participando o desea participar, pasa a la actividad 18 Rectorado   Por demanda
Inicio 3 Inicia con la convocatoria a participar en un proyecto por parte de Instituciones Externas, pasa a la actividad 14 Instituciones externas   Por demanda
Inicio 4 Inicia con la solicitud de seguimiento de un proyecto interinstitucional desde el Subproceso de Gestión de las Áreas (por parte de los Docentes de planta, Directores de Área, Centros y Observatorios) y pasa a la actividad 18 para definir sus requerimientos en función de la etapa en la que se encuentre, que podría ser: notificar proyecto, solicitar apoyo o solicitar seguimiento Docentes de planta, Directores de Área, Centros y Observatorios   Por demanda
Inicio 5 El proceso puede iniciar por solicitud de información y seguimiento de un proyecto interinstitucional por parte de la DAF y pasa a la actividad 20 DAF (Dirección Administrativa Financiera)   Por demanda
1 Solicitar informacion de un proyecto dependiendo la etapa en la que este se encuentre, con el fin de cubrir: Actualización de información, Auto-evaluación, Evaluación externa o Pedido de información de organismo de estado-varios DGA (Dirección General Académica)   Por demanda
2 Recibir solicitud de información  Oficial de Proyectos   Por demanda
3 Solicitar información para actualizar base de datos de proyectos interinstitucionales Oficial de Proyectos   Por demanda
4 Recibir solicitud de información y enviar información requerida Docentes de planta, Directores de Área, Centros y Observatorios   Por demanda
5 Recibir y analizar la Información Oficial de Proyectos   Por demanda
6 Información completa?, si es SI pasar a actividad 7 caso contario pasar a actividad 13 Oficial de Proyectos   Por demanda
7 Ingresar datos en  base de datos de proyectos interinstitucionales (actualizar), una vez actualizados si es proyecto anterior se envía la información solicitada a DGA, y si es un proyecto nuevo se activan las actividades 8, 9 y 11 al mismo tiempo Oficial de Proyectos Base de datos de proyectos interinstitucionales actualizada Por demanda
8 Enviar información requerida a DGA Oficial de Proyectos   Por demanda
9 Realizar seguimiento, solicitar o enviar información requerida del proyecto de ser el caso, hacia el Subproceso de Gestión de las Áreas, y cuando éstas requieran soporte o apoyo realizan el requerimiento y pasa a actividad 10 Oficial de Proyectos Solicitud de pago

Por demanda
Contratos de trabajo

Formatos de presupuesto

Formato de la residencia
10 Solventar dudas administrativas - financieras, actualización de información presupuestaria y cierre de proyectos hacia el Subproceso de Gestión de la Áreas Oficial de Proyectos   Por demanda
11 Proyecto registrado en la DAF?, si es SI pasar a actividad 9, caso contario pasar a actividad 12 Oficial de Proyectos   Por demanda
12 Notificar vía memorando el inicio de un proyecto, hacia el Subproceso DAF Oficial de Proyectos Memorando Convenio Por demanda
Ficha de información

Presupuesto

13 Realizar requerimiento vía telefónica o en persona y pasar a actividad 4 Oficial de Proyectos   Por demanda
14 Recibir Información  Oficial de Proyectos   Por demanda
15 Comunicar a las Áreas la participación de un proyecto para su análisis Oficial de Proyectos   Por demanda
16 Recibir y analizar la convocatoria Docentes de planta, Directores de Área, Centros y Observatorios   Por demanda
17 El docente está interesado?, si es SI pasar a actividad 18, caso contrario finaliza el proceso Docentes de planta, Directores de Área, Centros y Observatorios   Por demanda
18 Recibir solicitud de seguimiento a proyecto o contestación de interés en participar y proceder conforme la etapa del proyecto: aplicación a convocatoria, proceso de aprobación de proyecto o convenio firmado y pasar a actividad 19 Oficial de Proyectos   Por demanda
19 Verificar documentación inherente, correspondiente al proyecto, su etapa y la información de base de datos y pasar a actividad 7 Oficial de Proyectos Convenio Formatos de aplicación externos Comunicaciones Por demanda
20 Recibir requerimiento y solicitar elaboración de ficha, convenio y presupuesto y pasa al Subproceso de Gestión de las Áreas que gestionan los requerimientos y pasa a la actividad 21  Oficial de Proyectos   Por demanda
21 Está la ficha realizada?, si es SI pasar a actividad 22, caso contrario pasar a actividad 23 Oficial de Proyectos   Por demanda
22 Recibir convenio, ficha y presupuesto, enviar al solicitante (DAF) y proceder al seguimiento, pasar al Subproceso DAF y a la actividad 18 Oficial de Proyectos Memorando Convenio Por demanda
Ficha de información

Presupuesto

23 Realizar ficha de información y pasar a actividad 22 Oficial de Proyectos   Por demanda