Universidad Andina Simón Bolívar

Jefatura de Relaciones Públicas

MACROPROCESO: JEFATURA DE RELACIONES PÚBLICAS

APROBADO POR: Selenia Larenas

PROCESO: GESTIÓN DE PROTOCOLO

SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROTOCOLO EN FIRMA DE CONVENIOS

ELABORADOR POR: Selenia Larenas

POE No.: UASB-JRP-1.3

EQUIPO DE PROCESOS: Eduardo Rosero Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:	Selenia Larenas
OBJETIVO:	Definir las actividades a ser gestionadas para el manejo protocolar en la firma de convenios de la UASB
ALCANCE:	Desde la solicitud de gestión de protocolo en la firma de un convenio, hasta la publicación del Boletín de Prensa del evento en el portal Web de la UASB

1. DIAGRAMA DE PROCESO

2. PROCEDIMIENTO

No.	ACTIVIDAD	RESPONSABLE(S)	DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S)	CUANDO



Inicio	Inicia por solicitud de protocolo para la firma de un convenio de la UASB	Rectorado	Documento de firma de protocolo	Por demanda
1	Recibir y solicitar cobertura, esta deberá contener el nombre del evento, fecha, hora, lugar y las tareas individuales	Jefa de Relaciones Públicas	Email de Solicitud de cobertura	Por demanda
2	Recibir solicitud, realizar Boletín de Prensa y enviar para análisis	Periodista		Por demanda
3	Revisar Boletín de Prensa	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
4	Necesita ajustes?, si es SI, pasar a actividad 5, caso contrario pasar a actividad 6	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
5	Solicitar ajustes y pasar a actividad 2	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
6	Aprobar Boletín de prensa para publicar en el portal Web, tiempo después del evento	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
7	Solicitar publicación de Boletín de prensa en portal Web, adicionar información relevante de ser el caso	Jefa de Relaciones Públicas	Boletín de prensa	Por demanda
8	Publicar Boletín en portal web	Editor del Portal Web		Por demanda
9	Recibir solicitud, agendar y preparar la coordinación logística del evento	Secretaria de Relaciones Públicas		Por demanda
10	Gestionar los aspectos de locación operativa para evento, se junta con actividades 11 y 12 para activar al tiempo las actividades 14, 18, 19 y 20	Secretaria de Relaciones Públicas SUBPROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA		Por demanda
11	Recibir solicitud y agendar cobertura en redes sociales	Responsable de Redes Sociales		Por demanda
12	Recibir solicitud y agendar cobertura de fotografía para memoria institucional	Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)	Memoria institucional	Por demanda
13	Recibir solicitud e información para publicar y pasar a actividad 8	Editor del Portal Web		Por demanda
14	Leer el orden de día (durante el tiempo del evento)	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
15	Realizar el brindis del evento	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
16	Información relevante adicional del evento?, de ser SI, pasar a actividad 17, caso contrario pasar a actividad 6	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
17	Incluir información en Boletín de prensa, luego del evento y pasar a actividad 7	Jefa de Relaciones Públicas		Por demanda
18	Recibir y ubicar a los invitados y finaliza el proceso	Periodista Secretaria de Relaciones Públicas		Por demanda
19	Realizar cobertura y publicación en redes sociales y finaliza el proceso	Responsable de Redes Sociales		Por demanda
20	Realizar cobertura fotográfica y archivo institucional	Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia)	Memoria institucional	Por demanda