Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión de Relaciones Públicas

MACROPROCESO:    GESTIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS  

APROBADO POR:   Selenia Larenas  

PROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO  


SUBPROCESO:   GESTIÓN DE PROTOCOLO EN FIRMA DE CONVENIOS

ELABORADOR POR:   Selenia Larenas  

POE No.:   UASB-10-JPR-1.3

EQUIPO DE PROCESOS:      Eduardo Rosero       Coordinación:      Marcia Almeida        

RESPONSABLE:

Selenia Larenas

OBJETIVO:

Definir las actividades a ser gestionadas para el manejo protocolar en la firma de convenios de la UASB

ALCANCE:

Desde la solicitud de gestión de protocolo en la firma de un convenio, hasta la publicación del Boletín de Prensa del evento en el portal Web de la UASB

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
Inicio Inicia por solicitud de protocolo para la firma de un convenio de la UASB Rectorado

Documento de firma de protocolo


Por demanda
1 Recibir y solicitar cobertura, esta deberá contener el nombre del evento, fecha, hora, lugar y las tareas individuales Jefa de Relaciones Públicas

Email de Solicitud de cobertura

            
Por demanda
2 Recibir solicitud, realizar Boletín de Prensa y enviar para análisis Periodista    Por demanda
3 Revisar Boletín de Prensa Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
4 Necesita ajustes?, si es SI, pasar a actividad 5, caso contrario pasar a actividad 6 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
5 Solicitar ajustes y pasar a actividad 2 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
6 Aprobar Boletín de prensa para publicar en el portal Web, tiempo después del evento Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
7 Solicitar publicación de Boletín de prensa en portal Web, adicionar información relevante de ser el caso Jefa de Relaciones Públicas

Boletín de prensa

              
Por demanda
8 Publicar Boletín en portal web Editor del Portal Web   Por demanda
9 Recibir solicitud, agendar y preparar la coordinación logistica del evento Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
10 Gestionar los aspectos de locación operativa para evento, se junta con actividades 11 y 12 para activar al tiempo las actividades 14, 18, 19 y 20 Secretaria de Relaciones Públicas SUBPROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA   Por demanda
11 Recibir solicitud y agendar cobertura en redes sociales Responsable de Redes Sociales   Por demanda
12 Recibir solicitud y agendar cobertura de fotografía para memoria institucional Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Memoria institucional Por demanda
13 Recibir solicitud e información para publicar y pasar a actividad 8 Editor del Portal Web   Por demanda
14 Leer el orden de día (durante el tiempo del evento) Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
15 Realizar el brindis del evento Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
16 Información relevante adicional del evento?, de ser SI, pasar a actividad 17, caso contrario pasar a actividad 6 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
17 Incluir información en Boletín de prensa, luego del evento y pasar a actividad 7 Jefa de Relaciones Públicas   Por demanda
18 Recibir y ubicar a los invitados y finaliza el proceso Periodista Secretaria de Relaciones Públicas   Por demanda
19 Realizar cobertura y publicación en redes sociales y finaliza el proceso Responsable de Redes Sociales   Por demanda
20 Realizar cobertura fotográfica y archivo institucional Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) Memoria institucional Por demanda