Universidad Andina Simón Bolívar
Gestión de Relaciones Públicas
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MACROPROCESO: GESTIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS |
APROBADO POR: Selenia Larenas
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PROCESO: GESTIÓN DE PROTOCOLO
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SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROTOCOLO EN FIRMA DE CONVENIOS
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ELABORADOR POR: Selenia Larenas
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POE No.:
UASB-10-JPR-1.3
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EQUIPO DE PROCESOS: Eduardo Rosero Coordinación: Marcia Almeida |
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RESPONSABLE: |
Selenia Larenas |
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OBJETIVO: |
Definir las actividades a ser gestionadas para el manejo protocolar en la firma de convenios de la UASB |
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ALCANCE: |
Desde la solicitud de gestión de protocolo en la firma de un convenio, hasta la publicación del Boletín de Prensa del evento en el portal Web de la UASB |
1. DIAGRAMA DE PROCESO
2. PROCEDIMIENTO
| No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE(S) | DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) | CUANDO |
| Inicio | Inicia por solicitud de protocolo para la firma de un convenio de la UASB | Rectorado | Documento de firma de protocolo | Por demanda |
| 1 | Recibir y solicitar cobertura, esta deberá contener el nombre del evento, fecha, hora, lugar y las tareas individuales | Jefa de Relaciones Públicas | Email de Solicitud de cobertura | Por demanda |
| 2 | Recibir solicitud, realizar Boletín de Prensa y enviar para análisis | Periodista | Por demanda | |
| 3 | Revisar Boletín de Prensa | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 4 | Necesita ajustes?, si es SI, pasar a actividad 5, caso contrario pasar a actividad 6 | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 5 | Solicitar ajustes y pasar a actividad 2 | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 6 | Aprobar Boletín de prensa para publicar en el portal Web, tiempo después del evento | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 7 | Solicitar publicación de Boletín de prensa en portal Web, adicionar información relevante de ser el caso | Jefa de Relaciones Públicas | Boletín de prensa | Por demanda |
| 8 | Publicar Boletín en portal web | Editor del Portal Web | Por demanda | |
| 9 | Recibir solicitud, agendar y preparar la coordinación logistica del evento | Secretaria de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 10 | Gestionar los aspectos de locación operativa para evento, se junta con actividades 11 y 12 para activar al tiempo las actividades 14, 18, 19 y 20 | Secretaria de Relaciones Públicas SUBPROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA | Por demanda | |
| 11 | Recibir solicitud y agendar cobertura en redes sociales | Responsable de Redes Sociales | Por demanda | |
| 12 | Recibir solicitud y agendar cobertura de fotografía para memoria institucional | Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) | Memoria institucional | Por demanda |
| 13 | Recibir solicitud e información para publicar y pasar a actividad 8 | Editor del Portal Web | Por demanda | |
| 14 | Leer el orden de día (durante el tiempo del evento) | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 15 | Realizar el brindis del evento | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 16 | Información relevante adicional del evento?, de ser SI, pasar a actividad 17, caso contrario pasar a actividad 6 | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 17 | Incluir información en Boletín de prensa, luego del evento y pasar a actividad 7 | Jefa de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 18 | Recibir y ubicar a los invitados y finaliza el proceso | Periodista Secretaria de Relaciones Públicas | Por demanda | |
| 19 | Realizar cobertura y publicación en redes sociales y finaliza el proceso | Responsable de Redes Sociales | Por demanda | |
| 20 | Realizar cobertura fotográfica y archivo institucional | Auxiliar de Relaciones Públicas (Responsable Multimedia) | Memoria institucional | Por demanda |