Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección General Académica

MACROPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

APROBADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

PROCESO: PLANIFICACIÓN

SUBPROCESO: PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 2015 - 2020

ELABORADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

POE No.: UASB-DGA-2.4

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño 

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Técnica de planificación

OBJETIVO:

Describir de manera detalla el procedimiento realizado para la elaboración del Plan de Fortalecimiento Institucional (PFI) considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas.

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración de matrices, hasta la entrega del PFI impreso a las instancias y personal correspondiente.

1. DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Inicio) Identificar oportunidades de mejora y fortalecimiento a partir de procesos internos o externos de evaluación  Equipo DGA   Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
2 Diseñar matrices que contemplen actividades, tareas y responsable para los proyectos donde se establecen los objetivos de los proyectos a realizarse basada en la debilidad  Responsable Planificación  Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
3 Definir responsable (s) para cada proyecto pertenecientes al Comité de Evaluación Interna  Responsable Planificación  Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
4 Realizar reuniones para levantamiento de información, revisión y proyección de los proyectos  Responsable Planificación Responsables de proyecto Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
5 Enviar información base para aprobación a los responsables de la ejecución de los proyectos Responsable Planificación Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
6 (en caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios a responsable de planificación.  Responsables de proyecto Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
7 Realizar cambios y remitir para revisión y aprobación.  Responsable Planificación  Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
8 Aprobar información  Responsables de proyecto Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
9 (una vez aprobado por los responsables) Enviar a Comité de Evaluación Interna para aprobación  Responsable Planificación  Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
10 Revisar proyectos generados. Comité de evaluación interna Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
11 (en caso de necesidad de cambios) Solicitar cambios a responsable de planificación.  Comité de evaluación interna Matrices de proyectos Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
12 Elaborar borrador de Plan de Fortalecimiento Institucional. Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
13 Enviar borrador de Plan de Fortalecimiento Institucional a Comité de Evaluación Interna para aprobación o solicitud de cambios.  Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
14 Aprobar o solicitar cambios. Comité de evaluación interna Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
15 (en caso de necesidad de cambios) Realizar cambios y enviar a Comité de Evaluación Interna para aprobación.  Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
16 (una vez aprobado por CEI) Enviar a rector para aprobación  Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
17 Aprobar o solicitar cambios. Rector Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
18 (en caso de necesidad de cambios) Realizar cambios y enviar a Comité de Evaluación Interna para aprobación.  Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
19 (Una vez aprobado por Rectorado) Enviar borrador del plan para aprobación para entidad gubernamental o instancia acreditadora (CAEA)  que será la encargada de acreditar a la universidad Responsable Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
20 (En caso de que se proponga por la entidad gubernamental) Realizar reuniones de trabajo para mejorar el borrador del plan. Responsable Planificación Entidad gubernamental Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
21 (Una vez se ha aprobado el PFI) Solicitar disponibilidad presupuestaria para impresión y diseño de portada de  ejemplares a ser impresos (Subproceso Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes- Macroproceso Control de Bienes ) Responsable de Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
22 Solicitar generación de código ISBN a publicaciones.  Responsable de Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
23 Solicitar impresión de ejemplares a editorial.  Responsable de Planificación  Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
24 Entregar ejemplares del Plan de Fortalecimiento Institucional impresas.  Editorial Plan de Fortalecimiento institucional Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
25 Generar lista de distribución de PFI para solicitud de firma de entrega.  Responsable de Planificación  Listado de distribución  Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento 
26 Distribución de los planes de fortalecimiento institucional con memorando  Responsable de Planificación  Listado de distribución  Una vez identificado oportunidades de mejora y fortalecimiento