Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección General Académica

MACROPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

APROBADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

PROCESO: PLANIFICACIÓN

SUBPROCESO: EVALUACIÓN SEMESTRAL - PLAN OPERATIVO ANUAL 

ELABORADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

POE No.: UASB-DGA-2.2 

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño 

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Responsable de Archivo General

OBJETIVO:

Describir de manera detallada el procedimiento realizado para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas.

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración de matrices de evaluación semestral, hasta la distribución del informe de evaluación semestral del POA a las instancias y personal correspondiente.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Actualizar con tabla de evaluación semestral las matrices que serán enviadas a los respectivos responsables de las áreas o instancias académicas y también a unidades administrativas.   Técnica de planificación.  Matriz inicial consolidada Marzo
2 Enviar a Responsable de Planificación para revisión y aprobación de matrices. Técnica de planificación.  Matriz inicial consolidada Marzo
3 Revisar matrices.  Responsable de Planificación Matriz inicial consolidada Marzo
4 (en caso de observaciones) Solicitar cambios a Técnica de planificación.  Responsable de Planificación Matriz inicial consolidada Marzo
5 Definir responsables que van a ser los encargados de brindar la información base en las matrices de evaluación semestral: -Docencia (programas académicos): Gabriela Huertas - Investigación (proyectos de programa): Gabriela Huertas -Investigación (proyectos de fondo de investigación): Paulina Nieto - Investigación (proyectos de investigadores asociados): Paulina Nieto - Investigación (proyectos de investigación institucionales e interinstitucionales): Sonia Ortega -Vinculación con la Colectividad: Secretaría de Vinculación -Proyectos de vinculación con la colectividad (institucionales e interinstitucionales): Sonia Ortega, -Gestión de las Áreas Académicas, Jefatura de planificación - Gestión académica , gestión administrativa y gestión financiera: Responsable de Planificación . Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Marzo
6 Enviar a responsables de la matriz de evaluación semestral correspondiente a su línea estratégica con el fin de que completen la información base para la  evaluación. Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Marzo 
7 Enviar recordatorio mediante correo electrónico y llamadas a personal para la entrega de la información conforme a los tiempos (15 días a partir de enviada la información). Técnica de planificación Matriz inicial consolidada 7 días antes de cumplido el plazo 
8 Enviar a  Responsable de planificación la matriz con la información completa. Responsable de llenar información base para la evaluación Matriz inicial consolidada Una vez culminado el plazo 
9 Revisar matriz con la información base ingresada por responsables. Técnica de planificación Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
10 (en caso de información incorrecta) Remitir matriz para corrección de información.  Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Una vez culminado el plazo 
11 (Una vez la matriz este correcta) Elaborar un memorando y separar las matrices para que se encuentren diferenciadas. Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para áreas académicas Mayo 
Matriz diferenciada para instancias académicas
Matriz diferenciada para unidades administrativas
12 (CASO 1- PROGRAMAS ACADÉMICOS / INSTANCIAS ACADÉMICAS) Elaborar matriz diferenciadas para áreas académicas e instancias académicas con varias pestañas: - Pestaña 1 docencia: contiene tablas de posdoctorado, doctorado , maestría investigación y profesionales, especialización y cursos remediales diferenciadas según el área académica y sus necesidades. -Pestaña 2 investigación: contienen tablas diferenciadas de Programas del fondo de investigación y proyectos de investigadores asociados. -Pestaña 3 proyectos:  Elaborar pestaña que contienen tablas diferenciadas de Proyectos de programas de posgrado y  proyectos institucionales e interinstitucionales. -Pestaña 4 publicaciones: contienen tablas diferenciadas  -Pestaña 5: Vinculación (tabla de talleres permanente, tabla de educación continua (cursos avanzados, cursos abiertos, cursos de capacitación), tabla de actividades académicas y eventos académicos) -Pestaña 6 gestión académica: Comités de posgrado, comité de admisión, reuniones de planificación evaluación y coordinación, dirección del área, coordinación de programas, elaboración del plan vinculación de la colectividad (actividad especifica))  Técnica de planificación Matriz diferenciada para áreas académicas Matriz diferenciada para instancias académicas Mayo 
13 (CASO 2- Unidades Administrativas) Elaborar matriz diferencias para unidades administrativas: - Matriz de gestión administrativa: Biblioteca, Dirección Administrativa Financiera (incluyendo a RRHH, Residencia y Jefatura Administrativa), Procuraduría, - Matriz gestión administrativa y gestión académica: Casa andina, Comité de planificación y evaluación interna, Comité de Vinculación, Dirección General Académica, Dirección de Informática, Jefatura de Relaciones Internacionales, Jefatura de Relaciones publicas, Publicaciones, Rectorado, Secretaría General, CEI, Unidad de Gestión de Educación Virtual.  -Gestión académica, gestión administrativa y Tasas previstas en el plan de fortalecimiento proyecto 2: Comité de investigaciones  Técnica de planificación Matriz diferenciada para áreas académicas Mayo
14 (Caso 1 y Caso 2) Elaborar comunicación/ memorando  o correo electrónico a los directores de áreas, jefes de unidades administrativas y coordinadores de instancias académicas con copia a asistente o secretaria y solicitar se complete la información.   Técnica de Planificación Formato de comunicación memorando por correo electrónico Mayo
15 Elaborar cronograma de reuniones de acompañamiento para elaboración de las matrices considerando el tiempo previsto para llenar las matrices Técnica de planificación / Responsable de planificación Agenda de reuniones  Mayo
16  Enviar carta y memorando a las respectivas Áreas Académicas e Instancias Académicas y Unidades Administrativas. Responsable de Planificación  Memorando impreso y / o correo electrónico Mayo
17 Recibir comunicación solicitando llenar matrices. Director de área/Coordinador de instancia académica   Mayo
18 Completar información de las matrices en el plazo de 15 días y remitir a Técnica de Planificación . Responsables Áreas Académicas, Instancias Académicas y Jefes Unidades Administrativas Matriz diferenciada completada por  áreas académicas Matriz diferenciada completada por  instancias académicas 15 días 
19 Recibir y revisar información ingresada por las áreas, instancias académicas y unidades administrativas. Tecnica de planificación. Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para áreas académicas Matriz diferenciada para instancias académicas Junio 
20 (En caso de inconsitencias) Devolver a las áreas e instancias académicas las matrices para la corrección de errores.  Responsable de Planificación  Matriz devuelta con solicitud de modificaciones Junio 
21 (Una vez se dispone de matrices completas y correctas) Elaborar informe de evaluación semestral  del POA a base de formato pre establecido y consolidando la información según tipo de línea estratégica. Responsable de Planificación  Formato POA Tablas evaluación semestral consolidadas Documento de evaluación semestral Junio 
22 (en caso de ser necesario) Solicitar apoyo a casa andina para verificar formato.  Responsable de Planificación  Plan Operativo Anual evaluación semestral Junio 
23 Solicitar aprobación por la máxima autoridad de planificación y directora financiera  Responsable de Planificación  Plan Operativo Anual evaluación semestral Junio 
24 (Una vez aprobado) Distribuir la evaluación semestral de los planes operativos (impresa o digital) con memorando  y firmas de entrega  Responsable de Planificación  Listado de distribución  Junio