Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección General Académica

MACROPROCESO: DIRECCIÓN GENERAL ACADÉMICA

APROBADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

PROCESO: PLANIFICACIÓN

SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN - PLAN OPERATIVO ANUAL 

ELABORADO POR: Técnica de planificación: Sonia Figueroa 

POE No.:UASB-DGA-2.1 

EQUIPO DE PROCESOS: Nicole Pazmiño 

Coordinación: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Técnica de planificación

OBJETIVO:

Describir de manera detallada el procedimiento realizado para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) considerando una adecuada planificación, respuesta, verificación y seguimiento de las actividades al interior del proceso, así como la administración clara y oportuna de la información recibida y enviada a todas las partes interesadas.

ALCANCE:

El proceso abarca las actividades desde la elaboración de matrices hasta la entrega del POA impreso a las instancias y personal correspondiente.

1. DIAGRAMA DEL PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Elaborar modelo de matrices que serán enviadas a los respectivos responsables de las áreas o instancias académicas y también a unidades administrativas.   Técnica de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
2 Enviar a Responsable de Planificación para revisión y aprobación de matrices. Técnica de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
3 Revisar matrices.  Responsable de Planificación Matriz inicial consolidada Abril 
4 (en caso de observaciones) Solicitar cambios a Técnica de planificación.  Responsable de Planificación Matriz inicial consolidada Abril 
5 Definir responsables que van a ser los encargados de brindar la información base en las matrices de evaluación semestral: -Docencia (programas académicos): Gabriela Huertas - Investigación (proyectos de programa): Gabriela Huertas -Investigación (proyectos de fondo de investigación): Paulina Nieto - Investigación (proyectos de investigadores asociados): Paulina Nieto - Investigación (proyectos de investigación institucionales e interinstitucionales): Sonia Ortega -Vinculación con la Colectividad: Secretaría de Vinculación -Proyectos de vinculación con la colectividad (institucionales e interinstitucionales): Sonia Ortega, -Gestión de las Áreas Académicas, Jefatura de planificación - Gestión académica , gestión administrativa y gestión financiera: Responsable de Planificación . Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
6 Enviar a responsables de información base la matriz inicial correspondiente a su línea con el fin de que la completen con  información base. Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
7 Hacer acuerdo mediante correo electrónico y llamadas a personal para la entrega de la información conforme a los tiempos (15 días a partir de enviadas las matrices). Técnica de planificación Matriz inicial consolidada 7 días antes de cumplido el plazo 
8 Enviar a  Responsable de planificación la matriz con la información completa. Responsable información base Matriz inicial consolidada Abril 
9 Revisar matriz con la información base ingresada  por responsables. Técnica de planificación Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
10 (en caso de información incorrecta) Remitir matriz para corrección de información.  Responsable de Planificación  Matriz inicial consolidada Abril 
11 (Una vez la matriz este correcta) Separar las matrices para que se encuentren diferenciadas entre las distintas Áreas e Instancias académicas y Unidades Administrativas e incluir una pestaña adicional con la información de la evaluación semestral que sirve de base para la nueva planificación.  Técnica de planificación Matriz diferenciada para áreas académicas Abril 
Matriz diferenciada para instancias académicas
Matriz diferenciada para unidades administrativas
12 (CASO 1- Programas Académicos / Instancias Académicas) Elaborar matriz diferenciada para cada área académica (8 matrices) e instancia académica (3 matrices) con varias pestañas: - Pestaña 1 docencia: contiene tablas de posdoctorado, doctorado, maestría investigación y profesionales, especialización y cursos remediales diferenciadas según el área académica y sus necesidades. -Pestaña 2 investigación: contienen tablas diferenciadas de Programas del fondo de investigación y proyectos de investigadores asociados. -Pestaña 3 proyectos:  Elaborar pestaña que contienen tablas diferenciadas de Proyectos de programas de posgrado y  proyectos institucionales e interinstitucionales. -Pestaña 4 publicaciones: contienen tabla sobre publicaciones especificando los tipos de publicación. -Pestaña 5 Vinculación: Contiene tablas diferenciadas de:  tabla de talleres permanente, tabla de educación continua (cursos avanzados, cursos abiertos, cursos de capacitación), tabla de actividades académicas y tabla de eventos académicos -Pestaña 6 gestión académica: Comités de posgrado, comité de admisión, reuniones de planificación evaluación y coordinación, dirección del área, coordinación de programas, actividades especificas (eje. Plan de vinculación)  Técnica de planificación Matriz diferenciada para áreas académicas Matriz diferenciada para instancias académicas Mayo
13 (CASO 2- Unidades Administrativas) Elaborar y enviar matriz diferenciadas para unidades administrativas: - Matriz de gestión administrativa: Biblioteca, Dirección Administrativa Financiera (incluyendo a RRHH, Residencia y Jefatura Administrativa), Procuraduría, - Matriz gestión administrativa y gestión académica: Casa andina, Comité de planificación y evaluación interna, Comité de Vinculación, Dirección General Académica, Dirección de Informática, Jefatura de Relaciones Internacionales, Jefatura de Relaciones publicas, Publicaciones, Rectorado, Secretaría General, CEI, Unidad de Gestión de Educación Virtual.  -Gestión académica, gestión administrativa y Tasas previstas en el plan de fortalecimiento proyecto 2: Comité de investigaciones  Técnica de planificación Matriz diferenciada para unidades administrativas  Mayo
14 (Caso 1 y Caso 2) Elaborar comunicación/ memorando  o correo electrónico a los directores de áreas, jefes de unidades administrativas y coordinadores de instancias académicas con copia a asistente o secretaria y solicitar se complete la información.   Técnica de Planificación Formato de comunicación memorando por correo electrónico Mayo
15 Elaborar cronograma de reuniones de acompañamiento para elaboración de las matrices considerando el tiempo previsto para llenar las matrices Técnica de planificación / Responsable de planificación Agenda de reuniones  Mayo
16  Enviar carta y memorando a las respectivas Áreas Académicas e Instancias Académicas y Unidades Administrativas. Responsable de Planificación  Memorando impreso y / o correo electrónico Mayo
17 Recibir comunicación solicitando llenar matrices. Director de área/Coordinador de instancia académica   Mayo
18 Completar información de las matrices en el plazo de 15 días y remitir a Técnica de Planificación . Responsables Áreas Académicas, Instancias Académicas y Jefes Unidades Administrativas Matriz diferenciada completada por  áreas académicas Matriz diferenciada completada por  instancias académicas 15 días 
19 Recibir y revisar información ingresada por las áreas, instancias académicas y unidades administrativas. Tecnica de planificación. Responsable de Planificación  Matriz diferenciada para áreas académicas Matriz diferenciada para instancias académicas Junio 
20 (En caso de inconsitencias) Devolver a las áreas e instancias académicas las matricies para la corrección de errores.  Responsable de Planificación  Matriz devuelta con solicitud de modificaciones Junio 
21 (Todas las matrices de áreas e instancias académicas y unidades administrativas) Enviar  a la Directora Administrativa Financiera las matrices consolidadas y solicitar mediante memorando se complete  la información presupuestaría relacionada a la información ingresada por las demás áreas y unidades. Responsable de Planificación  Memorando de información financiera requerida para POA  Junio 
22 Consolidar información y dar formato a las matrices y tablas del POA Técnica de planificación   Junio
23 Elaborar POA a base de formato pre establecido y consolidando la información según tipo de gestión [gestión de áreas académicas (información de las marices de áreas e instancias académicas), gestión académica (DGA, secretaría general, comités, UGEV, Casa Andina), gestión de la infraestructura, gestión de aplicaciones, gestión de servicios], Gestión administrativa (las unidades administrativas), Gestión Financiera (presupuesto) , se puede solicitar soporte a casa andina para verificar formato. Responsable de Planificación  Formato POA  Julio
Formatos Tablas para redacción de informe
Documento  POA preliminar
24 Solicitar aprobación de borrador de POA a la máxima autoridad de planificación y Directora Administrativa Financiera.  Director General Académico.  Plan Operativo Anual  Julio
25 (en caso de observaciones) Implementar observaciones al POA. Responsable de Planificación Ténica de planificación Plan Operativo Anual  Julio
26 (Una vez aprobado el POA) Solicitar aprobación del Rector Director General Académico.  Plan Operativo Anual  Julio
27 Revisar Plan Operativo Anual. Rector Plan Operativo Anual  Julio
28 Aprobar o solicitar cambios en Plan Operativo Anual. Rector Plan Operativo Anual  Julio
29 (en caso de necesidad de cambios) Realizar cambios en Plan Operativo Anual. Responsable de Planificación Ténica de planificación Plan Operativo Anual  Julio
30 (Una vez se ha aprobado el POA por rector) Solicitar disponibilidad presupuestaria para impresión y diseño de portada de  ejemplares a ser impresos (Subproceso Adquisición, constatación, depreciación y baja de bienes- Macroproceso Control de Bienes ) Responsable de Planificación  Memorando disponibilidad presupuestaria Agosto
31 Solicitar generación de código ISBN a publicaciones.  Responsable de Planificación  Plan Operativo Anual  Agosto
32 Solicitar impresión de ejemplares a editorial.  Responsable de Planificación  Plan Operativo Anual  Agosto
33 Entregar ejemplares del Plan Operativo Anual impresos.  Editorial Plan Operativo Anual  Agosto
34 Generar lista de distribución de POA para solicitud de firma de entrega.  Responsable de Planificación  Listado de distribución  Agosto
35 Distribución de los planes operativos anuales con memorando y lista de distribución para firmas de recepción. Responsable de Planificación  Listado de distribución  Septiembre