Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RESIDENCIA UNIVERSITARIA


SUBPROCESO: ATENCIÓN DE LA RESIDENCIA UNIVERSITARIA

ELABORADO POR: Alexis García

POE No.: UASB-DAF-3.1

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN:  Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Residencia

OBJETIVO:

Velar por el funcionamiento de las operaciones de la residencia universitaria de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso empieza con la reserva de habitaciones y concluye con la elaboración del informe de facturas a contabilidad para registro y declaración de impuestos.

1. DIAGRAMA DE PROCESOS

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Reserva de habitaciones
Opción: Reserva de habitaciones que  pagará la universidad
Recibir llamada telefónica de las áreas de la universidad para consultar disponibilidad
Jefe de residencia   Diario
2 Recibir el formato de reservaciones enviado por el Director Administrativo Financiero. Pasar a la actividad 5. Jefe de residencia Formato de solicitud de reservas

Diario
3 Opción: Reserva de habitaciones que no pagará la universidad
Recibir solicitud de reserva por correo electrónico (fecha, nombre y programa) o en el portal web de la universidad
Jefe de residencia Correo electrónico
Solicitud de reservación Página Web






























Correo de solicitud de reservación Página Web


Diario
4 Verificar que el solicitante sea miembro de la comunidad universitaria en la Base de datos de histórico de huéspedes del Sistema Nicky o con una llamada a Secretaría General o correo electrónico Jefe de residencia Correo electrónico

Base de datos de histórico de huéspedes Sistema Nicky


Diario
5 Opción: El solicitante no es de la comunidad universitaria
Enviar correo electrónico comunicando al solicitante que no se le puede brindar el servicio porque no pertenece a la comunidad universitaria
Jefe de residencia Correo electrónico Diario
6 Opción: El solicitante es de la comunidad universitaria
Verificar disponibilidad de espacio en el rak gráfico
Jefe de residencia Formato Rak gráfico

Diario
7 Opción: No existe disponibilidad de espacio
Enviar correo electrónico comunicando que no existe disponibilidad de espacio con recomendaciones de alojamiento cercano
Jefe de residencia Correo electrónico Diario
8 Opción: Si existe disponibilidad
Registrar la reserva en el Sistema Nicky y en el rak gráfico
Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva


Formato Rak gráfico

Diario
9 Generar código de reserva en el Sistema Nicky  Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva

Diario
10 Enviar por correo electrónico la confirmación de la reserva al cliente Jefe de residencia Correo electrónico
Formato Confirmación de Reservas

Diario
11 Opción: Cancelación de reservas
Recibir la cancelación de la reserva por correo electrónico 
Jefe de residencia Correo electrónico Diario
12 Registrar la cancelación de la reserva en el Sistema Nicky. Fin. Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva


Formato Rak gráfico

Diario
13 Opción: Registro de huéspedes
Opción: El huésped no acudió al hotel
Reportar al Jefe de Residencia los no shows del día anterior por correo electrónico
Recepcionista Correo electrónico Diario
14 Enviar un correo electrónico de llamado de atención al huésped Jefe de residencia Correo electrónico Diario
15 Opción: El huésped acudió al hotel
Entregar tarjeta de registro al huésped
Recepcionista Tarjeta de registro

Diario
16 Obtener  o confirmar información en el Sistema Nicky Recepcionista Sistema Nicky Registro de Reserva

Diario
17 Opción: El huésped paga su hospedaje
Recaudar dinero
Recepcionista   Diario
18 Opción: El alojamiento es mensual
Recaudar garantía en efectivo
Recepcionista   Diario
19 Opción: El alojamiento no es mensual
Pasar a la actividad 21
Recepcionista   Diario
20 Opción: El huésped no paga su hospedaje
Generar una cuenta por cobrar 
Recepcionista Formato Cuentas por Cobrar

Diario
21 Generar recibo de abono con 6 copias para: el huésped, sobre de depósito, auditoría, archivo general de abonos, adjuntar a la tarjeta de registro y archivo hasta la salida del huésped Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo de abono

Diario
22 Opción: Salida de huéspedes Revisar la habitación Camarera   Diario
23 Reportar a la recepción si se encontraron daños en la habitación Camarera   Diario
24 Opción: Hay daños en la habitación
Facturar y cobrar la cuenta por daños en la habitación
Recepcionista Factura Diario
25 Entregar factura al huésped Recepcionista Factura Diario
26 Opción: No hay daños en la habitación
Tomar tarjeta de registro con 2 copias de recibo
Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo
Diario
27 Generar detalle de la cuenta Recepcionista Detalle de la cuenta

Diario
28 Firmar el detalle de la cuenta  Huésped Detalle de la cuenta

Diario
29 Opción: El huésped no paga su hospedaje
Pasar a la actividad 32
Jefe de residencia   Diario
30 Opción: El huésped paga su hospedaje
Facturar la cuenta
Recepcionista Factura Diario
31 Archivar tarjeta de registro y copia de recibo Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo
Diario
32 Opción: El huésped solicita certificado de alojamiento
Elaborar certificado de alojamiento
Jefe de residencia Certificado de alojamiento

Diario
33 Entregar certificado de alojamiento Jefe de residencia Certificado de alojamiento

Diario
34 Opción: El huésped no solicita certificado de alojamiento
Pasar a la actividad 35
Recepcionista   Diario
35 Opción: Registro de facturación diaria
Registrar las facturaciones en el diario
Recepcionista Formato de diario de facturas

Diario
36 Imprimir el resumen del cajero Recepcionista Resumen del cajero

Diario
37 Guardar en un sobre el dinero y el resumen del cajero Recepcionista Resumen del cajero

Diario
38 Enviar a las áreas de Contabilidad y Tesorería el sobre Subproceso ("Facturación de servicios universitarios") Recepcionista Resumen del cajero

Diario
39 Generar el resumen general de cajeros en el Sistema Nicky Recepcionista Resumen general de cajeros

Mensual
40 Cuadrar el dinero facturado con los recibos Recepcionista Resumen general de cajeros

Mensual
41 Opción: Auditorías
Revisar los resúmenes del cajero del día por turno y que los valores estén correctos
Recepcionista Resumen general de cajeros

Resumen del cajero

Diario
42 Alimentar el informe de ventas Recepcionista Informe de ventas

Mensual
43 Realizar revisiones aleatorias del informe de ventas Jefe de residencia Informe de ventas

Mensual
44 Realizar el informe de facturas a contabilidad para registro y declaración de impuestos. Fin. Jefe de residencia Facturas a contabilidad

Mensual