Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Financiera


MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RESIDENCIA UNIVERSITARIA


SUBPROCESO: ATENCIÓN DE LA RESIDENCIA UNIVERSITARIA

ELABORADO POR: Alexis García

POE No.: UASB-7-DAF-3.1

EQUIPO DE PROCESOS:

Sofía Vega

COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe de Residencia

OBJETIVO:

Velar por el funcionamiento de las operaciones de la residencia universitaria de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso empieza con la reserva de habitaciones y concluye con la auditoría de las ventas mensuales.

1. DIAGRAMA DE PROCESOS

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Reserva de habitaciones Opción: Reserva de habitaciones que  pagará la universidad Recibir llamada telefónica de las áreas de la universidad para consultar disponibilidad Jefe de residencia   Diario
2 Recibir el formato de reservaciones enviado por el Director Administrativo Financiero. Pasar a la actividad 5. Jefe de residencia Formato de solicitud de reservas

Diario
3 Opción: Reserva de habitaciones que no pagará la universidad Recibir solicitud de reserva por correo electrónico (fecha, nombre y programa) o en el portal web de la universidad Jefe de residencia Correo electrónico
Solicitud de reservación Página Web
































Correo de solicitud de reservación Página Web


Diario
4 Verificar que el solicitante sea miembro de la comunidad universitaria en la Base de datos de histórico de huéspedes del Sistema Nicky o con una llamada a Secretaría General o correo electrónico Jefe de residencia Correo electrónico

Base de datos de histórico de huéspedes Sistema Nicky


Diario
5 Opción: El solicitante no es de la comunidad universitaria Enviar correo electrónico comunicando al solicitante que no se le puede brindar el servicio porque no pertenece a la comunidad universitaria Jefe de residencia Correo electrónico Diario
6 Opción: El solicitante es de la comunidad universitaria Verificar disponibilidad de espacio en el rak gráfico Jefe de residencia Formato Rak gráfico

Diario
7 Opción: No existe disponibilidad de espacio Enviar correo electrónico comunicando que no existe disponibilidad de espacio con recomendaciones de alojamiento cercano Jefe de residencia Correo electrónico Diario
8 Opción: Si existe disponibilidad Registrar la reserva en el Sistema Nicky y en el rak grágico Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva


Formato Rak gráfico

Diario
9 Generar código de reserva en el Sistema Nicky  Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva

Diario
10 Enviar por correo electrónico la confirmación de la reserva al cliente Jefe de residencia Correo electrónico
Formato Confirmacion de Reservas

Diario
11 Opción: Cancelación de reservas Recibir la cancelación de la reserva por correo electrónico  Jefe de residencia Correo electrónico Diario
12 Registrar la cancelación de la reserva en el Sistema Nicky. Fin. Jefe de residencia Sistema Nicky Registro de Reserva


Formato Rak gráfico

Diario
13 Opción: Registro de huéspedes Opción: El huésped no acudió al hotel Reportar al Jefe de Residencia los no shows del día anterior por correo electrónico Recepcionista Correo electrónico Diario
14 Enviar un correo electrónico de llamado de atención al huésped Jefe de residencia Correo electrónico Diario
15 Opción: El huésped acudió al hotel Entregar tarjeta de registro al huésped Recepcionista Tarjeta de registro

Diario
16 Obtener  o confirmar información en el Sistema Nicky Recepcionista Sistema Nicky Registro de Reserva

Diario
17 Opción: El huésped paga su hospedaje Recaudar dinero Recepcionista   Diario
18 Opción: El alojamiento es mensual Recaudar garantía en efectivo Recepcionista   Diario
19 Opción: El alojamiento no es mensual Pasar a la actividad 21 Recepcionista   Diario
20 Opción: El huésped no paga su hospedaje Generar una cuenta por cobrar  Recepcionista Formato Cuentas por Cobrar

Diario
21 Generar recibo de abono con 6 copias para: el huésped, sobre de depósito, auditoría, archivo general de abonos, adjuntar a la tarjeta de registro y archivo hasta la salida del huésped Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo de abono

Diario
22 Opción: Salida de huéspedes Revisar la habitación Camarera   Diario
23 Reportar a la recepción si se encontraron daños en la habitación Camarera   Diario
24 Opción: Hay daños en la habitación Facturar y cobrar la cuenta por daños en la habitación Recepcionista Factura Diario
25 Entregar factura al huésped Recepcionista Factura Diario
26 Opción: No hay daños en la habitación Tomar tarjeta de registro con 2 copias de recibo Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo
Diario
27 Generar detalle de la cuenta Recepcionista Detalle de la cuenta

Diario
28 Firmar el detalle de la cuenta  Huésped Detalle de la cuenta

Diario
29 Opción: El huésped no paga su hospedaje Pasar a la actividad 32 Jefe de residencia   Diario
30 Opción: El huésped paga su hospedaje Facturar la cuenta Recepcionista Factura Diario
31 Archivar tarjeta de registro y copia de recibo Recepcionista Tarjeta de registro


Recibo
Diario
32 Opción: El huésped solicita certificado de alojamiento Elaborar certificado de alojamiento Jefe de residencia Certificado de alojamiento

Diario
33 Entregar certificado de alojamiento Jefe de residencia Certificado de alojamiento

Diario
34 Opción: El huésped no solicita certificado de alojamiento Pasar a la actividad 35 Recepcionista   Diario
35 Opción: Registro de facturación diaria Registrar las facturaciones en el diario Recepcionista Formato de diario de facturas

Diario
36 Imprimir el resumen del cajero Recepcionista Resumen del cajero

Diario
37 Guardar en un sobre el dinero y el resumen del cajero Recepcionista Resumen del cajero

Diario
38 Enviar a las áreas de Contabilidad y Tesorería el sobre Subproceso ("Facturación de servicios universitarios") Recepcionista Resumen del cajero

Diario
39 Generar el resumen general de cajeros en el Sistema Nicky Recepcionista Resumen general de cajeros

Mensual
40 Cuadrar el dinero facturado con los recibos Recepcionista Resumen general de cajeros

Mensual
41 Opción: Auditorías Revisar los resumenes del cajero del día por turno y que los valores estén correctos Recepcionista Resumen general de cajeros


Resumen del cajero

Diario
42 Alimentar el informe de ventas Recepcionista Informe de ventas

Mensual
43 Realizar revisiones aleatorias del informe de ventas Jefe de residencia Informe de ventas

Mensual
44 Realizar el informe de facturas a contabilidad para registro y declaración de impuestos. Fin. Jefe de residencia Facturas a contabilidad

Mensual