Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:  DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA


SUBPROCESO: SERVICIO DE MENSAJERÍA

ELABORADO POR: Ángel Castro

POE No.: UASB-DAF-2.3

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Jefe Administrativo

OBJETIVO:

Receptar, distribuir y entregar documentación y paquetería, fuera y dentro de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso empieza con la recepción de la documentación y paquetería y termina con el envío de la solicitud de pago.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Receptar la documentación y paquetería al personal de la universidad Recepcionista   Diario
2 Opción: Mensajería interna - documentos internos Entregar la documentación y paquetería a la recepcionista Mensajero   Diario
3 Firmar la recepción en cuaderno y en memorando de documentación Recepcionista Memorando de documentación Diario
4 Clasificar la documentación y paquetería que llega desde fuera de la universidad Recepcionista   Diario
5 Poner la documentación y paquetería en casilleros Recepcionista   Diario
6 Recoger documentación y paquetería de los casilleros y entregarla Secretaria de cada área/Mensajero   Diario
7 Opción: Se debe hacer una entrega en el Rectorado Registrar la entrega en cuaderno. Fin. Secretaria de cada área/Mensajero Cuaderno  
8 Opción: No se debe hacer una entrega en el Rectorado. Fin.      
9 Opción: Mensajería interna - documentos que llegaron desde el exterior Generar reporte en el sistema Mensajero   Diario
10 Entregar documentos y/o paquetería- Fin. Mensajero   Diario
11 Opción: Mensajería externa - Salida Opción: Personal propio Entregar documentación y paquetería en la Recepción Secretaria de cada área/Mensajero   Diario
12 Clasificar la documentación y paquetería por zona Mensajero   Diario
13 Entregar la documentación y paquetería fuera de la universidad. Fin. Mensajero   Diario
14 Opción: Empresas de mensajería Recibir documentación y o paquetería Recepcionista    Diario
15 Clasificar la documentación y paquetería por zona Recepcionista    Diario
16 Llenar guías de remisión Recepcionista  Guías de remisión Diario
17 Entregar documentación y paquetería a personal de las empresas de mensajería externa Recepcionista    Diario
18 Recibir las facturas del personal de mensajería externa (Subproceso "Solicitud de pago de servicios") Jefe Administrativo Facturas Diario
19 Opción: Mensajería externa - Entrada Recepcionista    Diario
20  (Subproceso "Importaciones")Recibir documentación y/o paquetería Recepcionista    Diario
21 Clasificar la documentación y paquetería por áreas y ponerla en casilleros Recepcionista    Diario
22 Ingresar al sistema la documentación y/o paquetería. Pasar a la actividad 9. Recepcionista    Diario