Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:   DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA  

APROBADO POR: Alexandra Noboa  

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA  


SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA Y CONTABLE DE PROYECTOS

ELABORADOR POR: Mónica Valarezo

POE No.: UASB-DAF-1.9

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Contador General

OBJETIVO:

Ejecutar los gastos del proyecto para obtener el producto final, de acuerdo a lo estipulado en el convenio

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción del convenio y culmina con la elaboración del compromiso presupuestario de gasto en el Sistema Olympo..

1.DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 (Subproceso "Convenios")
Recibir el convenio
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Convenio Cada vez que sea necesario
2 Sumillar el convenio Director Administrativo Financiero Convenio Cada vez que sea necesario
3 Asignar al Contador el registro presupuestario y contable del proyecto Contador General Convenio Cada vez que sea necesario
4 Solicitar la apertura de cuenta para el proyecto de ser el caso Contador   Correo electrónico Cada vez que sea necesario
5 Solicitar al Oficial de Presupuesto la creación de la ficha técnica del proyecto por correo electrónico Contador   Correo electrónico Cada vez que sea necesario
6 Crear la ficha técnica Oficial de Presupuesto Ficha técnica Cada vez que sea necesario
7 Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestaria Encargado del proyecto Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
8 Enviar la solicitud de disponibilidad presupuestaria a la Dirección Administrativa Financiera Encargado del proyecto Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
9 Entregar la solicitud de disponibilidad presupuestaria al Director Administrativo Financiero Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
10 Disponer al Contador encargado del proyecto que genere la disponibilidad presupuestaria Director Administrativo Financiero Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
11 Poner sello y sumillar la solicitud de disponibilidad presupuestaria indicando que existe o no  disponibilidad presupuestaria Contador Disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
12 Devolver el trámite a la Dirección Administrativa Financiera Contador Solicitud de disponibilidad presupuestaria


Disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
13 Devolver el trámite al área solicitante Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria

Cada vez que sea necesario
14 Elaborar la orden de compra/prestación de servicios Encargado del proyecto Orden de compra/Prestación de servicios

Cada vez que sea necesario
15 Regresar la solicitud de disponibilidad presupuestaria, la disponibilidad presupuestaria y orden de compra/prestación de servicios a la Dirección Administrativa Financiera Encargado del proyecto Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria


Orden de compra/Prestación de servicios

Cada vez que sea necesario
16 Recibirla solicitud de disponibilidad presupuestaria, la disponibilidad presupuestaria y orden de compra/prestación de servicios a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria

Orden de compra/Prestación de servicios

Cada vez que sea necesario
17 Firmar la orden de compra/prestación de servicios Director Administrativo Financiero Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria

Orden de compra/Prestación de servicios

Cada vez que sea necesario
18 Devolver el trámite al área solicitante Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de disponibilidad presupuestaria

Disponibilidad presupuestaria

Orden de compra/Prestación de servicios

Cada vez que sea necesario
19 Elaborar e imprimir el compromiso presupuestario de gasto en el Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad y va a pago de anticipos, de cuentas por apagar y ajustes Contador Compromiso presupuestario

Sistema Olympo
Cada vez que sea necesario
20 Recibir solicitudes de pago autorizadas con la documentación habilitante por la Dirección Administrativa Financiera. (La documentación habilitante puede ser facturas o contratos) Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de Pago

Oficio de Pago/Memorando de
Pago Documentación habilitante
Cada vez que sea necesario
21 Autorizar pago Director Administrativo Financiero Solicitud de Pago


Oficio de Pago/Memorando de
Pago Documentación habilitante
Cada vez que sea necesario
22 Elaborar e imprimir el compromiso presupuestario de gasto en el Sistema Contable Olympo en el Módulo de Contabilidad
(Subproceso "Pago de gastos")
(Subproceso "Pago de anticipos")
(Subproceso "Pago de cuentas por pagar")
(Subproceso "Ajustes contables")
Contador Compromiso presupuestario

Sistema Olympo
Cada vez que sea necesario