Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:   DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA  

APROBADO POR: Alexandra Noboa  

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA  


SUBPROCESO: PAGO DE ANTICIPOS

ELABORADOR POR: Mónica Valarezo

POE No.: UASB-DAF-1.3

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Contador General

OBJETIVO:

Entregar a los proveedores los anticipos acordados para que puedan cumplir con los compromisos establecidos con la universidad

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de documentos del trámite y concluye con el archivo de los cheques pagados.

1.DIAGRAMA DE PROCESO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Proforma o memorando
Recibir la proforma, el memorando y la solicitud de pago de anticipo
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Proforma
Memorando
Solicitud de pago

Diario
2 Sumillar el trámite Director Administrativo Financiero Proforma
Memorando
Solicitud de pago

Diario
3 Entregar la proforma, el memorando y la solicitud de pago de anticipo al Contador. Pasar a la actividad 7. Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Proforma
Memorando
Solicitud de pago

Diario
4 Opción: Contrato
Recibir la solicitud de pago, el contrato y las garantías
Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de pago


Contrato


Garantías
Diario
5 Sumillar el trámite Director Administrativo Financiero Solicitud de pago
Contrato


Garantías
Diario
6 Entregar la solicitud de pago, el contrato y las garantías. Pasar a la actividad 7. Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Solicitud de pago


Contrato


Garantías
Diario
7 Opción: Los documentos no están completos Insertar sumilla en el trámite explicando las razones de devolución con fecha y nombre. Contador Proforma
Memorando
Solicitud de pago


Contrato


Garantías
Diario
8 Entregar el trámite a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera para la devolución Contador Proforma
Memorando
Solicitud de pago


Contrato


Garantías
 
9 Devolver el trámite al área solicitante. Fin Contador Proforma
Memorando
Solicitud de pago


Contrato


Garantías
 
10 Opción: Los documentos están completos
Eligir el proveedor y hacer la relación al contrato o solicitud de pago en el Módulo de Cartera del Sistema Olympo
Contador Sistema Olympo Diario
11 Generar el anticipo en los modulos de Cartera y Contabilidad de ambas empresas Contador Comprobante de egreso

Diario
12 Opción: Forma de pago
Opción:Transferencia nacional
Realizar la transferencia nacional en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo Diario
13 Generar el archivo plano de la transferencia Contador Archivo plano de transferencia Diario
14 Ingresar a la plataforma del banco y subir archivo plano de la transferencia Contador Archivo plano de transferencia
Plataforma bancaria
Diario
15 Entregar el trámite la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Pagos y transferencias") Contador Proforma
Memorando
Solicitud de pago


Contrato


Garantías
Comprobante de egreso


Archivo plano de transferencia
Diario
16 Opción: Cheque
Generar cheque
Contador Cheque Diario
17 Firmar cheque Rector / Vicerrector / Director Administrativo Financiero / Contador general Cheque Diario
18 Entregar el cheque a Tesorería para la entrega Contador Cheque Diario
19 Entregar el cheque al beneficiario Colector Cheque Diario
20 Firmar el comprobante de egreso Beneficiario Comprobante de egreso

Diario
21 Realizar el listado de cheques pagados Colector Listado de cheques pagados Mensual
22 Enviar el listado de cheques pagados a Contabilidad Colector Listado de cheques pagados Mensual
23 Archivar el listado de cheques pagados. Fin.
Contador Listado de cheques pagados Mensual