Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:   DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA  

APROBADO POR: Alexandra Noboa  

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA  


SUBPROCESO: PAGO DE GASTOS

ELABORADOR POR: Mónica Valarezo

POE No.: UASB-DAF-1.2

EQUIPO DE PROCESOS:  Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Contador General

OBJETIVO:

Registrar en forma sistemática las operaciones financieras de la universidad, para obtener el informes financieros

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de documentos del trámite y concluye con el archivo de los cheques pagados.

1.1 DIAGRAMA "A" DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen

1.2 DIAGRAMA "B" DE PROCESO

 


2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Subproceso "Presupuesto"
Recibir el trámite del Oficial de Presupuesto
Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable

Diario
2 Opción: Los documentos no están completos Entregar el trámite a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera para su devolución. Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable

Diario
3 Devolver el trámite al área que solicitó el pago. Fin. Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable

Diario
4 Opción: Los documentos están completos
Revisar cuentas por cobrar o pagar de cada proveedor en el Módulo de Cartera y Proyectos del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo Diario
5 Generar el detalle de cuentas Contador Detalle de cuentas Diario
6 Imprimir el detalle de cuentas Contador Detalle de cuentas Diario
7 Revisar la validez de las facturas en la página web en el SRI  Contador Página web del SRI Diario
8 Opción: La factura es válida
Elegir el proveedor y certificación presupuestaria en el Módulo de Cartera y Proyectos de la empresa "Recursos fiscales" y empresa "Autogestión" del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo Diario
9 Realizar el registro de los datos de factura en el Módulo de Cartera y Proyectos de la empresa "Recursos fiscales" y empresa "Autogestión" del Sistema Olympo  Contador Sistema Olympo Diario
10 Enlazar la cuenta contable en el Módulo de Cartera y Proyectos de la empresa "Recursos fiscales" y empresa "Autogestión" del Sistema Olympo  Contador Sistema Olympo Diario
11 Imprimir la validez de las facturas desde la página web del SRI Contador Página web del SRI Diario
12 Eligir el compromiso presupuestario  Contador Compromiso presupuestario


Sistema Olympo
Diario
13 Vincular el compromiso presupuestario con el proveedor al que se le va a realizar el pago. Pasar a la actividad 18. Contador Compromiso presupuestario


Sistema Olympo
Diario
14 Opción: La factura no es válida
Insertar sumilla en el trámite explicando las razones de devolución con fecha y nombre
Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
15 Reversar los datos de factura en el Módulo de Cartera y Proyectos de la empresa "Recursos fiscales" y empresa "Autogestión" del Sistema Olympo  Contador Sistema Olympo Diario
16 Entregar el trámite a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera para la devolución Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
17 Devolver el trámite al área solicitante. Fin Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
18 Opción: Se debe cobrar anticipo
Registrar el cobro de anticipo en el Módulo de Cartera y Proyectos de la empresa "Autogestión" del Sistema Olympo
Contador Sistema Olympo Diario
19 Opción: No se debe cobrar anticipo
Realizar el egreso en el Módulo de Contabilidad de la empresa "Autogestión" del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo Diario
20 Elegir la forma de pago en el Módulo de Contabilidad de la empresa "Autogestión" del Sistema Olympo  Contador Sistema Olympo Diario
21 Entregar el trámite al Contador General Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
22 Revisar y firmar el trámite Contador General Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
23 Entregar el trámite a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contador General Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
24 Entregar el trámite al Director Administrativo Financiero Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
25 Revisar y firmar el trámite Director Administrativo Financiero Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia
Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
26 Devolver el trámite al Contador Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario


Archivo plano de transferencia Asiento contable


Detalle de cuentas
Diario
27 Opción: Se debe realizar retención
Realizar la retención en el Módulo de Contabilidad de la empresa "Recursos fiscales" y empresa "Autogestión" del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo
Comprobante de retención
Diario
28 Aprobar el comprobante de retención Contador general Sistema Olympo
Comprobante de retención

Diario
29 Imprimir el comprobante de retención y enviarlo al beneficiario por mail.  Contador Comprobante de retención

Diario
30 Opción: No se debe realizar retención
Imprimir el comprobante de egreso
Contador Comprobante de egreso

Diario
31 Archivar el comprobante de retención y el comprobante de egreso diario Contador Comprobante de egreso


Diario
32 Opción:  Forma de pago
Opción: Transferencia
Opción:Transferencia nacional
Realizar la transferencia nacional en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo 
Contador Sistema Olympo Diario
33 Generar el archivo plano de la transferencia Contador Archivo plano de transferencia Diario
34 Ingresar a la plataforma del banco y subir archivo plano de la transferencia Contador Archivo plano de transferencia Plataforma bancaria Diario
35 Entregar el trámite la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Pagos y transferencias") Contador Necesidad
Acta de comité de bienes o junta de licitaciones
Acta de entrega - recepción


Informe de administrador de contrato (de ser el caso)
Compromiso presupuestario

Archivo plano de transferencia Asiento contable

Detalle de cuentas
Compromiso presupuestario

Comprobante de egreso

Comprobante de retención

Diario
36 Opción:Transferencia al exterior
Llenar formulario de transferencia (el formato depende del banco)
Contador Formulario de transferencia Diario
37 Realizar la declaración de salida de divisas en la página del SRI Contador Declaración de salida de divisas Página web del SRI Diario
38 Imprimir  la declaración de salida de divisas  Contador Declaración de salida de divisas Diario
39 Realizar oficio con la información de la transferencia Contador Oficio Diario
40 Entregar oficio al Contador General Contador Oficio Diario
41 Revisar y firmar oficio Contador General Oficio Diario
42 Entregar el oficio a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contador General Oficio Diario
43 Revisar y firmar oficio Director Administrativo Financiero Oficio Diario
44 Firmar la transferencia Rector / Vicerrector / Director Administrativo Financiero / Contador General Transferencia Diario
45 Escanear los documentos de la transferencia Contador Formulario de transferencia
Declaración de salida de divisas
Oficio
Transferencia
Diario
46 Enviar los documentos escaneados de la transferencia al Contador General Contador Formulario de transferencia
Declaración de salida de divisas
Oficio
Transferencia
Diario
47 Enviar los documentos escaneados de la transferencia al banco para que se realice la transferencia hasta que llegue el documento original (Subproceso "Servicio de mensajeria") y a la Dirección de Prespuesto (Subproceso "Presupuesto") Contador General Formulario de transferencia
Declaración de salida de divisas
Oficio
Transferencia
Diario
48 Opción: Cheque
Generar cheque
Contador Cheque Diario
49 Firmar cheque Rector / Vicerrector / Director Administrativo Financiero / Contador general Cheque Diario
50 Entregar el cheque a Tesorería para la entrega Contador Cheque Diario
51 Entregar el cheque al beneficiario Colector Cheque Diario
52 Firmar el comprobante de egreso Beneficiario Comprobante de egreso

Diario
53 Realizar el listado de cheques pagados Colector Listado de cheques pagados Mensual
54 Enviar el listado de cheques pagados a Contabilidad Colector Listado de cheques pagados  
55 Archivar el listado de cheques pagados. Fin. Contador Listado de cheques pagados Mensual