Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: ADQUISICIÓN, CONSUMO Y DONACIÓN DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

ELABORADO POR: Renato Madero

POE No.:  UASB-DAF-1.18

EQUIPO DE PROCESOS: Sofía Vega 

COORDINACIÓN: Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Oficial de Control de Bienes

OBJETIVO:

Asegurar que los suministros y materiales de oficina necesarios para el funcionamiento de la universidad, se entreguen a tiempo en todas las unidades y a costos razonables.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la creación de la empresa de inventarios en el Sistema Olympo y concluye con el envío del sustento de donaciones a la Dirección Administrativa Financiera.

1.DIAGRAMA DE PROCESO

CMS Odoo - Una gran imagen

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    2. PROCEDIMIENTO

    No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
    1 Crear empresa de inventarios del año vigente en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo Ingeniero en Desarrollo Sistema Olympo Enero o febrero
    1 Crear empresa de inventarios del año vigente en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo  Ingeniero en Desarrollo Sistema Olympo  Enero o febrero
    2 Parametrizar la empresa creada Ingeniero en Desarrollo Pantalla de parametrización de la nueva empresa

    Enero o febrero
    3 Traspasar de saldos de cantidades y costos, ítem por ítem del inventario final del año pasado Oficial de Control de Bienes Inventarios del Sistema Olympo  Enero o febrero
    4 Relacionar cada ítem de inventario a las cuentas  contables en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Inventarios del Sistema Olympo  Enero o febrero
    5 Verificar que los saldos iniciales se hayan cargado correctamente. Pasar a actividad 4 o a actividad 87. Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Enero o febrero
    6 Opción: Compras de suministros y materiales de oficina Presentar  al Oficial de Control de Bienes el listado de materiales a comprar, con el detalle de los ítems requeridos y sus marcas Operador de Bodega Listado de materiales a comprar

    Cuando se requiere la compra
    7 Realizar la  proyección de compras de materiales y suministros de oficina en base a la revisión del consumo del año anterior,  incrementando un porcentaje adicional que cubrirá las actividades a realizarse Oficial de Control de Bienes Listado de materiales a comprar

    Cuando se requiere la compra
    8 Elaborar el memorando dirigido a la Dirección Administrativa Financiera, dando a conocer los costos estimados de la adquisición de suministros y materiales de oficina, con el fin de solicitar la disponibilidad presupuestaria Oficial de Control de Bienes y/o área requierente de suministros Memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina

    Cuando se requiere la compra
    9 Enviar a la Dirección Administrativa Financiera el memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes y/o área requierente de suministros Memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina

    Cuando se requiere la compra
    10 (Subproceso "Presupuesto")
    Recibir la disponiblidad presupuestaria
    Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Disponibilidad presupuestaria


    Cuando se requiere la compra
    11 Preparar invitaciones para varios proveedores a fin de que participen en el concurso por invitación para la adquisición de suministros y materiales de oficina. (Mayor a $5.000) Oficial de Control de Bienes Invitación a proveedores

    Cuando se requiere la compra
    12 Enviar las invitaciones a la  Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes Invitación a proveedores

    Cuando se requiere la compra
    13 Firmar invitaciones Director Administrativo Financiero Invitación a proveedores

    Cuando se requiere la compra
    14 Enviar las invitaciones firmadas al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Invitación a proveedores

    Cuando se requiere la compra
    15 Dar a conocer a los proveedores telefónicamente o por correo electrónico,   que deben acercarse a a la Oficina de Control de Bienes, a retirar las invitaciones para participar en el concurso por invitación  Auxiliar de Control de Bienes Invitación a proveedores

    Cuando se requiere la compra
    16 Entregar  las invitaciones físicas a los proveedores y solicitar que registren la firma de recepción Oficial de Control de Bienes Invitación a provedores

    Cuando se requiere la compra
    17 Recibir  las cotizaciones de acuerdo a cronograma y especificaciones emitidas (en sobres cerrados) Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Cotizaciones Cuando se requiere la compra
    18 Revisar y sumillar las cotizaciones Director Administrativo Financiero Cotizaciones Cuando se requiere la compra
    19 Enviar las cotizaciones al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Cotizaciones Cuando se requiere la compra
    20 Realizar el cuadro comparativo de las cotizaciones recibidas Auxiliar de control de bienes/Oficial de Control de Bienes/Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Cuando se requiere la compra
    21 Elaborar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Auxiliar de control de bienes/Oficial de Control de Bienes/Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Cuando se requiere la compra
    22 Enviar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores, el cuadro comparativo para valorar las contrataciones, la disponibilidad presupuestaria, las invitaciones a proveedores (de ser el caso)  y  las cotizaciones presentadas a la Dirección Administrativa Financiera Auxiliar de control de bienes/Oficial de Control de Bienes/Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores

    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    23 Recibir el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores, el cuadro comparativo para valorar las contrataciones, la disponibilidad presupuestaria, las invitaciones a proveedores  y  las cotizaciones presentadas  Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera  Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    24 Opcion: Memorando de solicitud de compra para el Director Administrativo Financiero - Categoría mímina -Compra hasta $5.000
    Autorizar la compra en el mismo memorando

    Director Administrativo Financiero Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Cuando se requiere la compra
    25 Enviar el memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores Cuando se requiere la compra
    26 Opcion: Memorando de solicitud de compra para el Comité de Bienes o para el Rector
    Realizar el memorando de solicitud de compra para la aprobación de la Comisión de Bienes o del Rector
    Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de compra para el Comité de Bienes


    Memorando de solicitud de compra para el Rector 

    Cuando se requiere la compra
    27 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo a la instancia responsable de aprobación Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra para el Comité de Bienes


    Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    28 Opción: Memorando de solicitud de compra para el Rector - Categoría menor - Desde $5.001 hasta $30.000
    Autorizar la compra en el mismo memorando
    Rector Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    29 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    30 Recibir  el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    31 Sumillar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo para el Oficial de Control de Bienes Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    32 Enviar el memorando de solicitud de compra con los documentos de respaldo para el Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de compra para el Rector


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores
    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    33 Opción: Memorando de solicitud de compra para la Comité de Bienes - Categoría media - Compra mayor a $30.000 hasta $150.000 Subproceso ("Comités") Secretaria General Memorando de solicitud de compra para la Comité de Bienes


    Memorando sobre el análisis de las cotizaciones presentadas por los proveedores

    Cuadro comparativo para valorar las contrataciones


    Disponibilidad presupuestaria


    Invitación a proveedores


    Cotizaciones
    Cuando se requiere la compra
    35 Recibir el acta de reunión Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Acta de reunión Cuando se requiere la compra
    36 Sumillar el acta de reunión para el Oficial de Control de Bienes Director Administrativo Financiero Acta de reunión Cuando se requiere la compra
    37 Enviar el acta de reunión al Oficial de Control de Bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Acta de reunión Cuando se requiere la compra
    38 Opción: Compra con emisión de orden de compra - provisión de servicio (monto hasta $10.000)
    Realizar la orden de compra - provisión de servicio
    Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    39 Entregar  la orden de compra - provisión de servicio a la Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    40 Firmar  la orden de compra - provisión de servicio Director Administrativo Financiero Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    41 Enviar la orden de compra - provisión de servicio al Oficial de Control de Bienes  y/o Área requierente de suministros Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    42 Recibir orden de compra - provisión de servicio Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    43 Contactar al proveedor por correo electrónico o teléfono para que se acerque a retirar la orden de compra Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Correo electrónico Cuando se requiere la compra
    44 Entregar orden de compra - provisión de servicio al proveedor y registrar la recepción de la orden de compra Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Orden de compra - Provisión de servicio

    Cuando se requiere la compra
    45 Opción: Compra con emisión de contrato (montos que superen los $10.001)
    Elaborar y firmar memorando de solicitud de elaboración de contrato 
    Oficial de Control de Bienes Memorando de solicitud de elaboración de contrato

    Cuando se requiere la compra
    46 Enviar memorando de solicitud de elaboración de contrato a la Dirección Administrativa Financiera Oficial de Control de Bienes Memorando de solicitud de elaboración de contrato

    Cuando se requiere la compra
    47 Recibir el memorando de solicitud de elaboración de contrato Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de elaboración de contrato


    Cuando se requiere la compra
    48 Realizar memorando para elaboración de contrato Director Administrativo Financiero Memorando de solicitud de contrato Cuando se requiere la compra
    49 Enviar el memorando de solicitud de contrato a Procuraduría Subproceso ("Contratos") Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de solicitud de contrato Cuando se requiere la compra
    50  Subproceso ("Contratos")
    Recibir el contrato (3 originales) de Procuraduría sumillado por el Procurador
    Secretaria del Rectorado Contrato Cuando se requiere la compra
    51 Firmar el contrato (3 originales)  Rector Contrato Cuando se requiere la compra
    52 Enviar el contrato (3 originales) a la Dirección Administrativa Financiera Secretaria del Rectorado Contrato Cuando se requiere la compra
    53 Recibir el contrato (3 originales) del Rectorado Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Contrato Cuando se requiere la compra
    54 Hacer firmar el contrato (3 originales) al proveedor y entregarle un original Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Contrato Cuando se requiere la compra
    55 Enviar un original del contrato a Procuraduría  Subproceso ("Contratos") Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Contrato Cuando se requiere la compra
    56 Opción: Se debe pagar anticipo al proveedor
    Solicitar la garantías del buen uso del anticipo y fiel cumplimiento del contrato al proveedor
    Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Correo electrónico Cuando se requiere la compra
    57 Recibir las garantías del buen uso del anticipo y fiel cumplimiento del contrato del proveedor Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Garantía Cuando se requiere la compra
    58 Realizar memorando de entrega de garantías Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Memorando de entrega de garantías

    Cuando se requiere la compra
    59 Enviar memorando de entega de garantías a Tesorería (Subproceso "Custodia de Garantías") Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Memorando de entrega de garantías


    Garantía
    Cuando se requiere la compra
    60 Opción: El proveedor no está registrado en la base de datos de la universidad
    Solicitar por correo electrónico la factura, la copia del RUC, el formulario de autorización para transferencias y el certificado bancario al proveedor
    Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Correo electrónico Cuando se requiere la compra
    61 Recibir la factura, la copia del RUC, elf ormulario de autorización para transferencias y el certificado bancario al proveedor Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Factura
    Copia del RUC
    Formulario de autorización para transferencias
    Certificado bancario
    Cuando se requiere la compra
    62 Enviar el RUC, formulario de autorización para transferencias y certificado bancario a Presupuesto para su registro  (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Copia del RUC
    Formulario de autorización para transferencias
    Certificado bancario
    Cuando se requiere la compra
    63 Opción: El proveedor está registrado en la base de datos de la universidad
    Solicitar factura al proveedor
    Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Factura Cuando se requiere la compra
    64 Opción: Compra realizada por áreas requirentes de suministros
    Enviar toda la documentación del proceso a Control de Bienes. Pasar a la actividad 65.
    Área requierente de suministros Factura
    Copia del contrato
    Memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina
    Disponibilidad presupuestaria

    Cuando se requiere la compra
    65 Opción: Compra realizada por la unidad de Control de Bienes Realizar solicitud de pago del anticipo de acuerdo al contrato Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Solicitud de pago




    Cuando se requiere la compra
    66 Enviar solicitud de pago adjuntando los documentos habilitantes a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes Solicitud de pago



    Factura
    Copia del contrato

    Memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina


    Disponibilidad presupuestaria

    Cuando se requiere la compra
    67 No se debe pagar anticipo al proveedor Recibir producto de acuerdo a lo adjudicado, verificando cantidades, especificaciones y marcas emitidas en la orden de compra Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros   Cuando se requiere la compra
    68 Opción: Hay errores en la entrega de suministros y materiales solicitados
    Solicitar que traigan los ítems correctos. Pasar a actividad 99.
    Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros   Cuando se requiere la compra
    69 Opción: No hay errores en la entrega de suministros y materiales solicitados
    Realizar y firmar acta de entrega - recepción con el proveedor
    Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros Acta de entrega-recepción

    Cuando se requiere la compra
    70 Realizar perchaje de materiales Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros   Cuando se requiere la compra
    71 Solicitar factura al proveedor Oficial de Control de Bienesy/o Área requierente de suministros Factura Cuando se requiere la compra
    72 Revisar facturas e ingresar en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienesy/o Área requierente de suministros Facturas
    Sistema Olympo
    Cuando se requiere la compra
    73 Realizar interfase contable al Módulo de Contabilidad en el Sistema Olympo para el pago  Oficial de Control de Bienesy/o Área requierente de suministros Sistema Olympo Cuando se requiere la compra
    74 Realizar solicitud de pago Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Solicitud de pago


    Cuando se requiere la compra
    75 Enviar solicitud de pago adjuntando los documentos habilitantes a la  Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Presupuesto") Oficial de Control de Bienes y/o Área requierente de suministros Solicitud de pago


    Factura
    Acta de entrega - recepción


    Memorando de costo estimados de adquisición de suministros y materiales de oficina


    Disponibilidad presupuestaria

    Cuando se requiere la compra
    76 Opción: Consumo
    Realizar solicitud de suministros y materiales para las actividades mensuales de cada área y enviar por correo electrónico al Oficial de Control de Bienes 
    Área requierente de suministros Solicitud de suministros y materiales


    Correo electrónico
    Los 5 primeros días de cada mes
    77 Autorizar la entrega de materiales y suministros de cada área previa a la revisión del consumo de meses anteriores Oficial de Control de Bienes Solicitud de suministros y materiales

    Los 5 primeros días de cada mes
    78 Asignar número secuencial a la solicitud de suministros y materiales Oficial de Control de Bienes Solicitud de suministros y materiales


    Los 5 primeros días de cada mes
    79 Comunicar a las áreas requirentes por correo electrónico que su pedido está aprobado Oficial de Control de Bienes Solicitud de suministros y materiales

    Los 5 primeros días de cada mes
    80 Imprimir el comprobante de egreso y entregarlo al Operador de Bodega para que despache de acuerdo a las cantidades autorizadas Oficial de Control de Bienes Solicitud de suministros y materiales

    Los 5 primeros días de cada mes
    81 Entregar suministros y materiales al solicitante autorizado Operador de Bodega   Los 5 primeros días de cada mes
    82 Firmar la solicitud de suministros y materiales Operador de Bodega y/o Área requierente de suministros Solicitud de suministros y materiales

    Los 5 primeros días de cada mes
    83 Realizar la entrega  de solicitudes de suministros y materiales con las novedades (entregas totales, entregas parciales o anulación de solicitudes) al Auxiliar de Control de Bienes Operador de Bodega Solicitud de suministros y materiales

    Semanalmente
    84 Realizar el registro de pedidos de materiales y suministros en forma secuencial,   por áreas y por objeto receptor(nombre del evento) en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo Auxiliar de control de bienes Sistema Olympo Semanalmente
    85 Realizar verificación de los consumos del mes y emitir informe mensual de los mismos al área a la Dirección Administrativa Financiera para su registro contable (consumos a nivel de subfamilia y de objeto receptor)  (Subproceso "Ajustes contables"). Oficial de Control de Bienes Informe de consumo de suministros y materiales

    Semanalmente
    86 Opción: Donación recibida de suministros y materiales Recibir el memorando de donación de suministros y materiales Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de donación de suministros y materiales Cada vez que se realice una donación
    87 Sumillar el memorando de donación de suministros y materiales Director Administrativo Financiero Memorando de donación de suministros y materiales Cada vez que se realice una donación
    88 Enviar el memorando de donación de suministros y materiales a Control de bienes Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorando de donación de suministros y materiales Cada vez que se realice una donación
    89 Realizar perchaje de materiales Operador de Bodega   Cada vez que se realice una donación
    90 Realizar el registro de las donaciones en el Módulo de Inventarios del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se realice una donación
    91 Realizar la interfase contable al Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo  Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo  Cada vez que se realice una donación
    92 Realizar diario contable en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo   Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Diario Contable Cada vez que se realice una donación
    93 Enviar el sustento de la donación a la Dirección Administrativa Financiera (Subproceso "Ajustes contables"). Oficial de Control de Bienes Sistema Olympo Diario Contable Cada vez que se realice una donación