Universidad Andina Simón Bolívar

Dirección Administrativa Financiera

MACROPROCESO:   DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA 

APROBADO POR: Alexandra Noboa 

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA 


SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE TARJETAS DE CRÉDITO 

ELABORADOR POR: Ana Lucía Torres, Lautaro Tanaí 

POE No.: UASB-DAF-1.14 

EQUIPO DE PROCESOS:   Sofía Vega 

COORDINACIÓN:  Marcia Almeida 

RESPONSABLE:

Tesorero/Colector

OBJETIVO:

Controlar el movimiento de cobros y pagos entre la universidad y las tarjetas emisoras.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con el depósito de los valores recaudados en el data fast y concluye con el archivo de los comprobantes y sustentos.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Realizar el depósito del data fast Tesorero/Colector Recibo de depósito Mensual
2 Realizar el depósito por botón de pagos Tesorero/Colector Recibo de depósito Mensual
3 Generar los reportes de tarjetas de crédito en la página web de cada banco Tesorero/Colector Reportes de tarjetas de crédito Mensual
4 Clasificar los reportes por establecimiento y por forma de pago Tesorero/Colector Reportes de tarjetas de crédito Mensual
5 Verificar en la página del SRI las facturas emitidas de comisiones bancarias Tesorero/Colector Facturas de comisiones bancarias Mensual
6 Realizar memorando  para presupuesto solicitando la certificación presupuestaria de las comisiones de dichas facturas  Tesorero   Memorando de Solicitud de Certificación Presupuestaria

Sistema de Trámites
Mensual
7 Ingresar el  memorando el programa de trámites dirigido a presupuesto (Subproceso "Presupuesto") Tesorero Memorando de Solicitud de Certificación Presupuestaria

Sistema de Trámites
Mensual
8 (Subproceso "Presupuesto")
Recibir el mismo memorando con la certificación presupuestaria para registro contable
Tesorero Memorando de Solicitud de Certificación Presupuestaria

Certificación Presupuestaria Sistema de Trámites
Mensual
9 Contabilizar en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo las  facturas emitidas y certificadas por presupuesto, correspondiente a comisiones con IVA y sin IVA Tesorero/Colector Facturas de comisiones bancarias Sistema Olympo Mensual
10 Realizar la interfase contable Tesorero/Colector Sistema Olympo Mensual
11 Conciliar los vouchers cuadrados con los depósitos de acuerdo al estado de cuenta del banco en el Módulo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo Tesorero/Colector Conciliación voucher Sistema Olympo

Mensual
12 Realizar la interfase contable del Módulo de Cuentas por Cobrar al Módulo de Contabilidad en un comprobante de diario Tesorero/Colector Interfaz contable Sistema Olympo

Mensual
13 Realizar el registro contable de los cobros de la Residencia Universitaria en el Módulo de Contabilidad y en el Módulo de Cartera y Proyectos del Sistema Olympo Tesorero/Colector Sistema Olympo Mensual
14 Registrar el cobro en el Módulo de Cartera y Proyectos del Sistema Olympo Tesorero/Colector Sistema Olympo Mensual
15 Imprimir los comprobantes y adjuntar los sustentos Tesorero/Colector Comprobantes Sustentos Mensual
16 Entregar los comprobantes y  los sustentos al Contador General Tesorero/Colector Comprobantes Sustentos Mensual
17 Revisar y firmar los comprobantes Contador General Comprobantes Sustentos Mensual
18 Enviar los comprobantes a la Dirección Administrativa Financiera Tesorero/Colector Comprobantes Sustentos Mensual
19 Archivar los comprobantes y sustentos Tesorero/Colector Comprobantes Sustentos Mensual