Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Financiera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

ELABORADOR POR: Ana Lucía Torres, Lautaro Tanaí

SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS


POE No.: UASB-7-DAF-1.11

EQUIPO DE PROCESOS:

Sofía Vega

COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Tesorero

OBJETIVO:

Asegurar la vigencia, registro, custodia e información de las garantías que se emiten a favor de la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la recepción de las garantíasy concuye con el envío del oficio a la aseguradora solicitando la renovación de las garantías.

1.DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Recibir de los administradores de contratos las garantías de fiel cumplimiento y buen uso de las contrataciones Tesorero/Colector Garantías de fiel cumplimiento y buen uso Todos los lunes
2 Realizar el reporte de garantías vigentes, próximas a vencer y las que tiene obseración particular Tesorero Reporte pólizas

Todos los lunes
3 Enviar por correo electrónico el reporte en excel (formato envía do por la Dirección Financiera) de garantías vigentes, próximas a vencer y las que tiene observacions, adjuntando un informe de novedades   al Director Administrativo Financiero para su conocimiento y sugerencias. Tesorero Reporte pólizas

Todos los lunes
4 Solicitar por correo electrónico al administrador del contrato la confirmación sobre si es necesario o no renovar la póliza Tesorero Correo electrónico Todos los lunes
5 Recibir el correo electrónico del administrador del contrato con la confirmación sobre si es necesario o no renovar la póliza Tesorero Correo electrónico Todos los lunes
6 Opción: Es necesario realizar una consulta sobre la renovación a Procuraduría y al Fiscalizador Realizar memorado de consulta sobre la renovación de las garantías Tesorero Memorado de consulta sobre la renovación de las garantías Todos los lunes
7 Firmar el memorado de consulta sobre la renovación de las garantías Director Administrativo Financiero Memorado de consulta sobre la renovación de las garantías Todos los lunes
8 Enviar el memorado de consulta sobre la renovación de las garantías a Procuraduría Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorado de consulta sobre la renovación de las garantías Todos los lunes
9 Recibir el memorado de respuesta sobre la renovación de las garantías de Procuraduría Secretaria de la Dirección Administrativa Financiera Memorado de respuesta sobre la renovación de las garantías  Todos los lunes
10 Opción: No es necesario realizar una consulta sobre la renovación a Procuraduría  y al Fiscalizador Opción: No se debe renovar las garantías Archivar las garantías cuando estén vencidas. Fin. Tesorero/Colector Garantías de fiel cumplimiento y buen uso Todos los lunes
11 Opción: Se debe renovar las garantías Realizar el oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías Tesorero/Colector Oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías Todos los lunes
12 Firmar el oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías Director Administrativo Financiero Oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías Todos los lunes
13 Enviar el oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías. Realizar a la actividad 1. Tesorero Oficio para la aseguradora solicitando la renovación de las garantías Todos los lunes