Universidad Andina Simón Bolívar

Gestión Administrativa Fiinanciera

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

APROBADO POR: Alexandra Noboa

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


SUBPROCESO: FACTURACIÓN DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

ELABORADOR POR: Ana Lucía Torres, Lautaro Tanaí

POE No.: UASB-7-DAF-1.10

EQUIPO DE PROCESOS:

Sofía Vega

COORDINACIÓN:

Marcia Almeida

RESPONSABLE:

Tesorero/Colector

OBJETIVO:

Garantizar la facturación, cobro y registro de los servicios que brinda la universidad.

ALCANCE:

Este subproceso inicia con la verificación de los valores a pagar por cada estudiante de la universidad y concluye con el depósito del dinero y cheques recolectados diariamente.

1. DIAGRAMA DE FLUJO

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2. PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE(S) DOCUMENTO(S) ASOCIADO(S) CUANDO
1 Opción: Facturar los servicios de la universidad (tasas, contribuciones, alquiler de las instalaciones, arriendos, convenios, parqueaderos de estudiantes y funcionarios, vinculación de investigadores, otros ingresos) Opción: Inscripción, matricula, colegiatura y parqueadero de estudiantes Proporcionar por correo electrónico los códigos de programas, descuentos, año lectivo y periodos a la Unidad de Informática para que parametrice el Sistema Olympo  Tesorero/Colector Correo electrónico
Códigos Olympo


Códigos Olympo Tesorería
Marzo, junio, agosto, diciembre
2 Recibir correo de la Unidad de informática confirmando que se realizaron las parametrizaciones Tesorero/Colector
Correo electrónico
Marzo, junio, agosto, diciembre
3 Realizar pruebas de la interfase por muestreo entre el Sistema Universitas y el Sistema Olympo Tesorero/Colector Interfaz entre Sistema Olympo y Universitas

Sistema Universitas
Sistema Olympo
Marzo, junio, agosto, diciembre
4 Opción: Se encuentran errores en los valores registrados Realizar actividad 1. Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
5 Opción: No se encuentran errores en los valores registrados Verificar aleatoriamente por programas los valores registrados a pagar por los estudiantes en el Sistema Universitas Tesorero/Colector Verificación aleatoria Sistema Universitas

Marzo, junio, agosto, diciembre
6 Opción: Se encuentran errores en los valores registrados Reportar a la Unidad de Informática por correo electrónico o por teléfono que se encontraron errores en los valores registrados . Realizar actividad 1. Nota: Termina la verificación de datos para subir a la página web de la universidad la matrícula en línea. Tesorero/Colector Correo electrónico Marzo, junio, agosto, diciembre
7 Opción: No se encuentran errores en los valores registrados Llenar formulario de matrículas en línea y seleccionar forma de pago Estudiante Formulario de matrículas Marzo, junio, agosto, diciembre
8 Opción: Cash management bancario Generar archivo plano Unidad de Informática Archivo plano management bancario

Marzo, junio, agosto, diciembre
9 Enviar el archivo plano a Tesorería Unidad de Informática Archivo plano management bancario

Marzo, junio, agosto, diciembre
10 Recibir el arhivo plano Tesorero/Colector Archivo plano management bancario

Marzo, junio, agosto, diciembre
11 Cargar archivo plano en la plataforma bancaria Tesorero/Colector Archivo plano management bancario

Marzo, junio, agosto, diciembre
12 Comunicar por correo electrónico o por teléfono al Contador o Director Administrativo Financiero que se realizó la carga del archivo plano en la plataforma bancaria para que autorizacen la carga Tesorero/Colector Correo electrónico Marzo, junio, agosto, diciembre
13 Autorizar la carga del archivo plan en la plataforma bancaria Director Adminsitrativo Financiero/Contador General   Marzo, junio, agosto, diciembre
14 Realizar pago en la ventanilla del banco Estudiante Recibo de depósito Marzo, junio, agosto, diciembre
15 Migrar la información del Sistema Universitas al Sistema Olympo Tesorero/Colector Sistema Universitas Sistema Olympo Marzo, junio, agosto, diciembre
16 Elaborar la factura en el Módulo Facturación del Sistema Olympo Tesorero/Colector Factura
Reporte de recaudación de arriendos de bienes inmuebles

Marzo, junio, agosto, diciembre
17 Dar de alta el pago en el Sistema Universitas Tesorero/Colector Sistema Universitas Marzo, junio, agosto, diciembre
18 Validar la factura a través del Sistema Olympo Tesorero/Colector Factura Marzo, junio, agosto, diciembre
19 Opción: La factura se validó Verificar que la factura se haya enviado automáticamente al alumno. Pasar a la actividad 22. Tesorero/Colector Sistema Olympo Marzo, junio, agosto, diciembre
20 Opción: La factura no se validó Solicitar por correo electrónico o por télefono a la Unidad de Informática que se haga la  corrección de datos del alumno Tesorero/Colector Correo electrónico Marzo, junio, agosto, diciembre
21 Recibir correo electrónico de la Unidad de Informática informando que se ha relizado la corección de datos del alumno. Realizar acttividad 18. Tesorero/Colector Correo electrónico Marzo, junio, agosto, diciembre
22 Opción: Ventanilla UASB (tarjeta de crédito, al contado o mixto, crédito, Banco del Pacífico) Opción: Pago en efectivo Recibir y contar dinero Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
23 Opción: Pago con cheque Recibir y verificar datos del cheque Tesorero/Colector Cheque Marzo, junio, agosto, diciembre
24 Opción: Pago con tarjeta de crédito Realizar cobro con el datafast Tesorero/Colector Vocuher Marzo, junio, agosto, diciembre
25 Opción: Pago con cheque del Banco del Pacífico Revisar documentos del Banco del Pacífico (incluido el cheque por el valor total) Tesorero/Colector Cheque Marzo, junio, agosto, diciembre
26 Realizar la facturacion. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Marzo, junio, agosto, diciembre
28 Opción: Pago con tarjeta de crédito en línea Realizar el pago en línea Estudiante   Marzo, junio, agosto, diciembre
27 Recibir el archivo plano de pagos de tarjeta de crédito  Tesorero/Colector Archivo plano tarjeta de crédito en línea

Marzo, junio, agosto, diciembre
29 Enviar archivo plano de pagos de tarjeta de crédito al banco Tesorero/Colector Archivo plano tarjeta de crédito en línea

Marzo, junio, agosto, diciembre
30 Realizar la facturacion. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Marzo, junio, agosto, diciembre
30 Opción: Pago con crédito del Banco del Pacífico Recibir y revisar el certificado bancario que indique que el crédito del estudiante está en trámite.  Tesorero/Colector Certificado bancario Marzo, junio, agosto, diciembre
31 Realizar la facturación del valor de la matrícula. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Marzo, junio, agosto, diciembre
32 Recibir cheque posfechado o voucher del estudiante. Tesorero/Colector Cheque posfechado Voucher Marzo, junio, agosto, diciembre
33 Archivar cheque o voucher y el certificado bancario Tesorero/Colector Cheque posfechado Voucher Certificado bancario Marzo, junio, agosto, diciembre
34 Opción: Crédito UASB Facturar la matrícula. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Marzo, junio, agosto, diciembre
35 Facturar la colegiatura (a crédito). Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura
Kárdex
Generación de factura de colegiatura a crédito

Marzo, junio, agosto, diciembre
36 Recibir garantías (cheque o voucher) Tesorero/Colector Garantías Marzo, junio, agosto, diciembre
37 Solicitar autorización al banco por telefóno para realizar el cobro de los vocuhers Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
38 Opción: Se autorizó el cobro del voucher Realizar cobro del voucher Tesorero/Colector Voucher Marzo, junio, agosto, diciembre
39 Opción: No se autorizó el cobro del voucher (Subproceso "Seguimiento a cuentas por cobrar") Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
40 Enviar a depositar los cheques  Tesorero/Colector Recibo de depósito Marzo, junio, agosto, diciembre
41 Opción: El cheque fue pagado Fin. Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
42 Opción: El cheque no fue pagado (Subproceso "Seguimiento a cuentas por cobrar") Tesorero/Colector   Marzo, junio, agosto, diciembre
43 Opción: Facturación de derechos de grado (Subproceso "Pago derecho titulación") Recirbir la orden de pago de Secretaría General con el sello de biblioteca de que el estudiante no debe libros Tesorero/Colector Orden de pago Todos los meses
44 Opción: La factura se debe emitir a nombre del alumno Facturar los derechos de grado. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Todos los meses
45 Opción: La factura se debe emitir a nombre de un tercero Crear los datos en el Módulo de Facturación del Sistema Olympo Tesorero/Colector Creación de cliente para emision de factura Sistema Olympo

Todos los meses
46 Facturar los derechos de grado. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Todos los meses
47 Registrar en el anexo de comprobantes de venta a qué estudiante corresponde la factura Tesorero/Colector Anexo Todos los meses
48 Imprimir factura y adjuntar formulario Tesorero/Colector Factura Formulario Todos los meses
49 Sellar formulario y poner el número de la factura Tesorero/Colector Formulario   Todos los meses
50 Entregar documentos al alumno (Subproceso "Pago derecho titulación")  Tesorero/Colector Factura Formulario Todos los meses
51 Opción: Facturación de actividades eventuales (cursos de vinculación) Crear el curso en el Sistema Olympo en el Módulo de Facturación Tesorero/Colector Creacion del curso en el Sistema Olympo


Todos los meses
52 Realizar interfase entre el Sistema Olympo y el programa de Curso de Vinculación Tesorero/Colector Interfaz entre Sistema Olympo-cursos de vinculación

Todos los meses
53 Realizar registro en línea Estudiante   Todos los meses
54 Opción: Pago en ventanilla, transferencia Ir a la actividad 8 o a la 22 Tesorero/Colector   Todos los meses
55 Opción: Pago a través de PayPal Solicitar a la Dirección de Informática que active la modalida de pago PayPal Tesorero/Colector Correo electrónico Todos los meses
56 Abrir la modalidad de pago PayPal Unidad de Informática   Todos los meses
57 Realizar pago   Estudiante Recibo de pago Todos los meses
58 Revisar la cuenta de PayPal Tesorero/Colector   Todos los meses
59 Realizar transferencia del valor recaudado por el total del curso a la cuenta de la universidad Unidad de Informática   Todos los meses
60 Enviar correo electrónico a la Contadora General comunicandole sobre la transferencia. Pasaar a la actividad 82. Tesorero/Colector Correo electrónico Todos los meses
61 Facturación: Otros ingresos Facturar cualquier otro ingreso. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Factura Todos los meses
62 Opción: Registro de los servicios de la residencia Recibir el valor diario recaudado de servicios de la universidad Tesorero/Colector   Quincenal
63 Recibir las copias diarias de las facturas electrónicas Colector Copias de las facuras electrónicas Diario
64 Enviar a depositar el dinero Colector Recibo de depósito Diario
65 Recibir el archivo de facturación mensual de servicios de residencia Tesorero/Colector Facturación residencia


Mensual
66 Realizar el memorando indicando los valores depositados por concepto de utilización de residencia, lavandería y otros ingresos Tesorero Memorando indicando los valores depositados por concepto de residencia

Mensual
67 Enviar el memorando indicando los valores depositados por concepto de utilización de residencia, lavandería y otros ingresos a Presupuesto (Subproceso "Presupuesto") Tesorero
Memorando indicando los valores depositados por concepto de residencia

Mensual
68 (Subproceso "Presupuesto") Recibir memorando de certificación presupuestaria de ingresos Tesorero Memorando de certificación presupuestaria de ingresos Mensual
69 Realizar el registro contable mensual. Pasar a la actividad 82. Tesorero Registro contable

Mensual
70 Opción: Cierre de cuentas por cobrar por utilización de la residencia a becados, invitados con cargos a las áreas (autoconsumos) y clientes externos Generar una cuenta por cobrar en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo de la empresa de Autogestión de acuerdo al archivo de facturación mensual de servicios de residencia Tesorero Contabilización ingresos de residencia Sistema Olympo

Mensual
71 Registrar el cierre de la cuenta por cobrar en el Módulo de Contabilidad del Sistema Olympo de la empresa de Autogestión. Pasar a la actividad 82. Tesorero
Cobros de residencia universitaria Sistema Olympo

Mensual
72 Opción: Facturación de los servicios de la universidad (parqueaderos por hora o fracción) Recibir el correo electrónico del Jefe Administrativo el informe sobre recaudación de parqueaderos por hora o fracción Colector Correo electrónico
Facturación parquederos

Quincenal
73 Recibir el valor recaudado de parqueaderos Colector   Quincenal
74 Enviar a depositar el dinero Colector Recibo de depósito Quincenal
75 Realizar el memorando indicando valores depositados en el banco por recaudación de parqueaderos por hora o fracción Colector Memorando indicando valores depositados en el banco por recaudación de parqueaderos


Quincenal
76 Enviar el memorando indicando valores depositados en el banco por recaudación de parqueaderos por hora o fracción a Presupuesto (Subproceso "Presupuesto") Colector Memorando indicando valores depositados en el banco por recaudación de parqueaderos

Quincenal
77  (Subproceso "Presupuesto") Recibir memorando de certificación presupuestaria Tesorero/Colector
Memorando de certificación presupuestaria
Quincenal
78 Realizar registro contable en el Módulo de Contabilidad. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector Registro contable Quincenal
79 Opción: Facturación a crédito por servicios varios Solicitar autorización a la Dirección Administrativa Financiera para emisión de factura a crédito Estudiante Oficio para emisión de factura a crédito Quincenal
80 Autorizar la emisión de la factura a crédito en el oficio y enviar a Tesorería Director Adminsitrativo Financiero Oficio para emisión de factura a crédito Quincenal
81 Relizar facturación. Realizar las actividades 16, 17, 18, 19, 20 y 21. Tesorero/Colector   Quincenal
82 Realizar los  asientos contables diario para todos los tipos de ingresos de la Ventanilla UASB Realizar el cuadre diario al final del día Tesorero Asiento contable Diario
83 Verificar la información del cuadre diario Tesorero/Colector   Diario
84 Realizar depósito del data fast Tesorero   Diario
85 Contar el dinero en efectivo y cheques Tesorero   Diario
86 Enviar a depositar el dinero y los cheques recaudados Tesorero Recibo de depósito Diario
87 Registrar el asiento contable diario proveniente del Módulo de Facturación del Sistema Olympo Tesorero Sistema Olympo Diario
88 Realizar el asiento contable diario de los cobros proveniente del Módulo de Cuentas por Cobrar del Sistema Olympo Tesorero Sistema Olympo Diario
89 Realizar el asiento contable diario de notas de débito y notas de crédito provenientes del Módulo de Cuentas por cobrar del Sistema Olympo Tesorero Sistema Olympo Diario
90 Realizar el asiento diario en el Módulo de Contabilidad de varios depósitos del día Tesorero Asiento contable Diario